e-Govで紹介されているシステムにかたっぱしから連絡して選んだのは「オフィスステーション」でした。

株式会社ツクイスタッフ

全国各地の介護事業所に介護医療人材を紹介・派遣する介護特化の人材派遣会社として、東証一部上場企業の株式会社ツクイの一事業から2016年1月に分社化。「福祉に・ずっと・まっすぐ」のスローガンの下、一人ひとりのキャリア支援により派遣スタッフの質の向上に努め、お客様に喜んでいただくことで、介護業界全体の人材不足解消に貢献。

https://corp.tsukui-staff.net/
業  種:人材派遣
従業員数:168人
派遣スタッフ:2,400~2,500人

課題

  • 人材派遣業の特性上、月間の入退社手続きは400件超
  • 全ての社会保険、雇用保険の手続きを2名で対応
  • 法律改正や制度変更の対応が大変
  • 支店ごとの30か所以上のハローワークに書面を提出

導入の効果

  • 大量の手書き作業からの解放
  • 書類の授受は画面上で一目瞭然で保管場所も気にならない
  • クラウドだから法律改正は自動更新
  • いくつものハローワークへの移動、待ち時間から解放

■インタビュー

<業務部>
久保田部長
人事給与担当:山中様、佐々木様
情報システム担当:横松様

― まずは、ツクイスタッフについて教えてください。

久保田部長:
ツクイスタッフは株式会社ツクイの子会社です。

ツクイは民間の介護サービス事業者で創業47年になりますが、今から約15年前に人材派遣事業を立ち上げることになりました。それまではデイサービスや訪問介護などの運営をしていましたが、介護スタッフの派遣事業を新しく始めたんです。

最初は数名でやっていましたが、需要があり次第に組織が大きくなって、昨年1月にツクイの一事業から分社化しました。社員170名、派遣スタッフは2,400~2,500名です。拠点は全国展開していて現在34支店になります。

2,700名近くの労務管理手書きでの限界

― 「オフィスステーション」の導入に至るまでの課題は何ですか?

山中様:
派遣会社は業務の特性上、入退社の手続きが頻繁に発生します。派遣スタッフと社員合わせて2,700人ほどのすべての社会保険・雇用保険等の手続きを佐々木と2名で対応しています。

数が多いのはもちろん大変なのですが、分社前は株式会社ツクイ全体の社会保険・雇用保険続き業務を十数名で分担していました。

分社前も手続き数は多かったのですが、取得の人・喪失の人、労災の人…といった具合に役割が分かれていた分、業務効率は良かったように思います。当時と比べると、今は全ての社会保険・雇用保険手続きを2人で対応するため、とても大変になりました。

離職票を書面で作成していて、多いときは1回で100人分以上作ってました。1ヶ月に200人以上作る必要があったり。それから支店ごとに各ハローワークに登録していて、書面で34か所に提出しないといけないのは、とても大変なんです。

横松様:
社会保険手続きを管理したり帳票を出す仕組みを社内で作っていたのですが、作っているのは親会社のメンバーで…。子会社の方はそこまでメンテナンスできるほどの人員がいないし、ノウハウもなかったので社内のシステム部門での支援は追いついていませんでした。ちょっとこういうところ、変更してほしいなということが難しくて…。

山中様:
例えば雇用保険の資格喪失届にマイナンバーを記載することになって様式が変わりましたよね。社内のシステムも様式を変更してほしかったんですが…。支店関係の対応だと何百人もの人が関係するので、どうしてもそちらが優先されるんです。うちだと影響範囲が2人なので(笑)

久保田部長:
問題解決のためにまずe-Govを使おうということになったんです。ツクイで使っていたので。

山中様:
ただ、社会保険はできるようになったけど、雇用保険はe-Govの画面にひとつずつ打ち込んで1人ずつやる必要があったのでいずれにせよ大変。特に離職票のあの画面を1つずつ打ち込むのは時間もかかりますし、やっている間にわけがわからなくなったりしたので、本当に大変でした。

久保田部長:
書面の方が早い(笑)

山中様:
それで久保田部長がe-Govのサイトに載っているソフトウェアについて、何社か話を聞いてみたらと言ってくださったので10社ほど、リストの上から電話していきました(笑)

― 「オフィスステーション」導入の決め手は何ですか?

横松様:
利用人数が限られているので、費用やメンテナンスを考えるとクラウドのシステムがいいなと思っていたんです。オンプレ型だと入れるときはいいけどバージョンアップが大変なので、「オフィスステーション」はメンテナンスフリーというのもよかった。かつ実際に使う人が使いやすいものがいいということで「オフィスステーション」を選びました。

山中様:
やりたいこと別にアイコンで分かれているのがいいですよね。パッと見たときにわかりやすいです。

久保田部長:
あと、うちは社員向けと、派遣スタッフ向けにそれぞれ人事給与システムを使っていて社会保険・雇用保険の手続きのために基幹システムを入れ替えるのは難しかったんです。既存システムを使いながら電子申請の使い勝手をよくしたかったので一番ぴったりだったんですよね。

山中様:
昨日、一番効果を期待している離職票の作成をしていたのですが思った以上に使いやすい。データ連動で登録しているデータも引き出せたし、手直しが必要な場合も簡単に手直しできました。そういえば、帳票の変更って対応してもらえるんですよね?

― はい。行政から帳票の様式変更が発表されてから早ければ5営業日くらいで変更できます。

横松様:
いろいろ要望を出させていただいているのを、対応していただけているのも心強いです。

― これからも皆様のお仕事が楽になって、他のお仕事に時間を使っていただけるように、機能を増やしていきますので楽しみにしていてください︕本日はお時間いただき、ありがとうございました。

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