役所に行くことがほとんどなくなり、劇的に業務が減りました!

社会福祉法人 茨木厚生会

『豊かな発想、思いやりの精神、希望を形に変える行動力、地域の人々に「しあわせな日常」を過ごしていただく』を経営理念に、ショートステイ事業、老人デイサービスセンター事業、高齢者配食サービス事業、在宅介護支援センター事業、ホームヘルプサービス事業、ホームヘルプサービス事業、介護保険指定事業など広く運営。
ご利用者お一人おひとりの尊厳を守り、利用者本位のサービスを目指します。

http://ibarakikouseikai.or.jp/
事業内容:特別養護老人ホーム等の運営
従業員数:約140人

課題

  • 車で一時間かけて年金事務所へ。さらに待ち時間。役所への書類提出は半日仕事。
  • 手続き書類の控えが分厚いファイルにどんどんたまっていく。
  • データの保管場所とは別の事務所にいるときは急な依頼にすぐに対応できない。

導入の効果

  • 電子申請に切り替えて、業務時間が劇的に減少!
  • データ化された手続き書類をすっきり管理!
  • クラウドシステムで、インターネットがつながればどこでも手続きができるように!

■インタビュー

<事務局>
中田様

― 「オフィスステーション」導入前の手続きはどのようにされていましたか。

中田様:
手書きです。

電子申請(e-Gov)の資料をもらったことはあるけど、すぐに使える気がしなかったので、そのときは利用したいと思いませんでした。なので役所に持ち込んでいましたが、年金事務所が遠く、車で1時間かけて提出しに行っていました。道が混むことも考えて往復2時間以上みておかないといけなかったり・・・。

― 特に役所への提出に手間を感じていらっしゃったのですね。

中田様:
そうですね。だったら郵送したほうがいいと思われるかもしれませんが、郵送だと受理しましたというものが届くまで1ヶ月ぐらいかかるんです。また郵送してからなんの音沙汰もないので、ちゃんと送れているか不安になりますよね。だったら行ったほうが確実にハンコを押してもらえるというか・・・安心感がありますし、今までずっとやってきたやり方を変えようとは思いませんでした。

― では実際にオフィスステーションを導入してからどう変わりましたか。

中田様:
手続きはほとんどオフィスステーションでしています。役所への持ち込みも劇的に減りましたよ!ハローワークは近くても時期によっては待ち時間がありますが、電子申請だと無駄な時間が省けるのでよかったです。移動や運転時間、待ち時間にできることは限られますからね。
また手書きの時は控えを紙のファイルにはさんで保管していたので、1年もたつとかなり分厚くなっていました。それがオフィスステーション内で管理できるのもいいですね。

― クラウド型のメリットは感じていますか。

中田様:
事務所が複数あるので、どの事務所でも作業できるのがいいですね。手続きをするにも従業員の住所や雇用保険番号など記憶してないので、手続きのために保管先の事務所まで戻ってくるのも面倒でした。かといって従業員の個人情報の持ち歩きは慎重になりますし、複数人だと荷物も大変だったのが、オフィスステーションに従業員情報を登録しておけばどこにいても手続きを進められるので、業務効率もあがりました。

― 導入の決め手は何ですか。

中田様:
わかりやすいシステムだと思います。取引先からの紹介でオフィスステーションの体験版を使ってみたのですが、すぐに電子申請ができました。
あとは、他に介護系の業務ソフトを使っていて、サポートへの問い合わせが込み合っていたり、回答に時間がかかったりすることが多いのですが、オフィスステーションのサポートはすぐにつながるし、すぐに回答がもらえるのですごく感心しました。

― ありがとうござまいす。これからもみなさまのお役に立つよう、サポートや機能の充実に努めてまいりますのでご期待ください。本日はお時間をいただきありがとうございました。

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