導入事例
圧倒的な帳票数、それでいて低コスト。

株式会社アグレックス
  • 企画本部 総務部 エキスパート 久保木 さま
  • 企画本部 総務部 主任 高橋 さま
  • 企画本部 総務部 浅岡 さま
  • 企画本部 総務部 杉山 さま
  • 企画本部 総務部 仁科 さま
INTERVIEW

冒頭にアグレックスさんの事業内容をご紹介しましたが、どの事業の割合が多いのでしょうか。

久保木さま : 当社の主力事業はBPOです。BPOサービスを高めるために、適切なソリューションを導入したり周辺システムを作ったり、BPOを円滑に進めるための環境構築を支援しています。

現在の従業員数は何名くらいいらっしゃいますか。

久保木さま : 正社員が約2,000名、有期雇用が約1,800名です。当社の社屋BizTRUXIAには約600名が勤務しています。

総務部のみなさまの役割や業務を教えてください。

久保木さま : 総務部は給与や社保関連の業務をはじめ、IT機材の調達や各事業所・設備の維持管理など業務範囲は多岐にわたります。いわゆる社内のサービスセンター的な存在で、90名の総務部メンバーで、全国の従業員が自身の業務に集中できるようサポートしています。

オフィスステーション導入前にお持ちだった課題や悩みを教えてください。

久保木さま : 私が入社したころはもっと小規模な会社だったので紙と印鑑を使用した事務処理が主流でしたが、急激に会社が成長したことで、事務処理が追い付かなくなり当時の人数では対応しきれなくなりました。また地方拠点に均一なサービスを提供するのもだんだん難しくなっていました。このような状況の中、一部の人の手作業で処理を行う職人芸の積み重ねはやめよう、と総務部主任の高橋が当社に合った使い勝手の良いソリューションの調査を開始しました。
また、セキュリティの観点から、紙は紛失や棄損、漏洩の危機が常にあるため、システム化を進めたいと考えていました。

オフィスステーションはどのようにお知りになりましたか。

久保木さま : 2019年5月の東京ビッグサイトで開催された、総務経理向け展示会で知りました。展示ブースでオフィスステーションについて見聞きし、営業の方に来ていただいて、他社製品と比較検討しました。

他社比較されていかがでしたか。

久保木さま : 多数の製品と比較した結果、最終的にオフィスステーションが残りました。オフィスステーションは、機能はもちろん操作性に優れていて、対応帳票数が猛烈な勢いで増やされていた点が魅力でした。コストメリットといいますか、これだけの機能があって、対応帳票数も増えて、業務効率化にも繋がるので導入したいと思いました。

高橋さま : 紙の場合、賃金台帳の処理を行いながらハローワークにも行かなくてはいけないため、すごく手間と時間がかかっていました。オフィスステーション導入前に、他社製品を試してみましたが、少しは改善されたものの、シンプルすぎて困りました。承認系ができないことから始まり、CSVで取り込むために別途データコンバートツールを作らないといけないなど、できないことが多発しました。また、他社製品では対応帳票が少なく、対応していない帳票は結局紙で処理したり、e-Govを使わないといけない状態でした。e-Govは使ってみたもののとても使いづらかったです。そういった様々な不満があり、他社製品は解約することになりました。
一方オフィスステーションでは、たとえば育児休業の対応など、他社システムでは使えない機能が使え、一括取り込み時も手間を感じませんでした。

対応帳票が少ないと紙やe-Govとの併用になり、手間が増えますよね。
ちなみにe-Govの電子申請のどんなところが大変だったか、もう少し教えていただけますか?

高橋さま : はい、e-Govはデータのインポートなどができないんです。ひとつずつ入力しないといけないというのが大変でしたし、e-Govの画面設計や機能上仕方ないのですが、作成者がそのまま申請という流れだったので、管理者のチェックが入れられなかった。そのためミスが発生することもあったので、スムーズにチェックも申請もできるシステムを求めていました。
オフィスステーションでは、申請データを一時保存しチェックしたうえで一括申請するという使い方ができるので助かっています。

浅岡さま : e-Govの場合は、操作途中に自分が今どこのステップにいて何をしているかがわからなくなるような複雑な流れになっていて困りました。それに比べてオフィスステーションは実に申請までの流れがわかりやすく、覚えやすいですね。

稟議申請の際はオフィスステーションの導入効果をどのような点から説明されたのですか?

久保木さま : かけるコストに対して生まれるメリットをどう伝えるか、をポイントにしました。メリットというのは色々な言い方がありますが、実際に使用してみて将来も見据えて、当社の業務を遂行するのに十分な機能があり、操作性が他社製品より優れていることを説明しました。加えて、帳票数をベースに各手続きで削減できる業務量を算出して、オフィスステーションで効率化できる時間を可視化しました。

ありがとうございます。
実務をされている皆様からも、オフィスステーションお気に入りポイントを教えてください。

仁科さま : 実は私、今年1月に異動してきたばかりで、オフィスステーションしか使ったことがないオフィスステーションネイティヴなんです(笑)。帳票作成時の入力は他の社員が担当し、チェックをして一括申請するところを私が対応しています。手書きや手入力していた時代は本当に大変だっただろうなぁと、ひしひし感じますね。

浅岡さま : 私もグループ会社から2月に出向してきたばかりで、それまでは紙で帳票対応をしていましたので、こういった社会保険の届け出システムは使ったことがありませんでした。ただ、電子申請の義務化が始まることから、半年ぐらい前からシステム導入の検討のために他社製品の話を聞いたりしていました。実際に使ったわけではないので他社製品との比較はできないのですが、e-Govと比べるとオフィスステーションは明らかに使いやすいです。
一番良いのは、データの一括取り込みができることです。離職票など雇用保険継続給付はe-Govですと、1件ずつ手入力する必要があり、大量の退職者が出た場合e-Govでは対応しきれないのではないかと思っていました。私はそこが一番大きいところだと思います。

杉山さま : 私も全く違う分野から異動してきたばかりで、操作している画面を「なるほど!」と思いながら見るぐらいしかまだしていないのですが、全く知らない私から見ても、画面の操作性がすごく高いと感じました。初めてオフィスステーションを見た時の印象として、何も知らない人でも、一定のことはすぐにできそうだと感じたことが強く残っています。

高橋さま : この部に長く勤めているのは私だけなのですが、他社製品とe-Govとオフィスステーション全てを経験したうえで、オフィスステーションを導入しました。他社製品ではできなかった承認フローも活用できるし、給与データの閲覧権限も細かく設定できるので、管理がしやすいです。また、みなさんも言っていますように、すごく操作がわかりやすいため、新たに担当した人が、すぐに使いこなせる点も大きな魅力です。

それでは、オフィスステーションを使っていただいたことで、業務効率化の効果があれば教えていただけますか。

久保木さま : 弊社の拠点は全国各地に10か所以上あります。
紙媒体の場合、書類を〇日までに提出するよう依頼しても、社内便の都合を考えると現実には難しいこともあります。申請手続きの電子化を進めることは、社内に迅速で均一なサービスの提供が可能になり、工数の削減や利便性の向上、精度の向上に寄与する、と私は思っています。

高橋さま : 紙と印鑑で運用していた時代はやはり仕上げるまでにすごく時間がかかり残業していましたが、今は残業せずに進められていますね。

久保木さま : 残業は明らかに減っています。

本当ですか!嬉しいです!
残業がなくなったというお話は私たちにとってとても嬉しいことです。

久保木さま : 我々も以前は夜遅くまで残業をしていましたが、今はそのようなことはありません。
一人ひとりの労働時間が減るというのは、ライフワークバランスを考えるととても重要なことだと思いますし、この仕事に参入できる人の幅も広がると思います。例えば、月末月初は22:00まで仕事となると、お子さんをお持ちの方なんかはとても働けないですよね。しかし、残業時間が適正になり、ストレスも低く、効率的にできるということであれば、働ける人も増えると考えています。また間接部門という性質上、コストダウンは常に意識しなければならない課題です。

素晴らしいですね。オフィスステーションが更に貢献できるように頑張りたいです。
今後オフィスステーションに期待することや改善のご要望など、是非ご意見をお聞かせください。

久保木さま : もっとマニュアルを充実させてほしい、と思っています。

仁科さま : 基本的な操作は書いてあるのですが、例えば離職票を作るときに必要な添付ファイルはどういったものなのかなど、実務に沿ったマニュアルがあると嬉しく思います。
画面がわかりやすいので、操作面には困っていないため、実務面のマニュアルが欲しいですね。

浅岡さま : そういえば私も、最初に画面を見たとき「これは紙の手続きを知っている人向けに作られているのかな」と感じたことがあります。
紙の手続きがわかっている人が使えばどこになにを入力すればよいかわかると思いますが、紙で手続きをしたことがない人からすると、少しわかりにくい部分があった気がします。

かしこまりました。
実はマニュアル充実のプロジェクトに着手しておりまして、間もなくヘルプセンターぺージというのをリリース予定です。そちらに、足りないものをどんどん追加していく予定ですので、楽しみにお待ちくださいませ。(※1)

本日はとても明るく素敵なオフィスで、総務部の皆さまに貴重なお話しをたくさん伺えてとても嬉しかったです。
お忙しい中インタビューにご協力頂きまして、誠にありがとうございました。

※1:ヘルプセンターは2020年3月17日にリリース致しました。https://www.officestation.jp/helpcenter/

導入企業さまの声

キリンシティ株式会社
従業員数:約750名(アルバイトスタッフ含む) #飲食業

年末調整のペーパーレス化で業務工数を大幅削減。入社手続きや給与明細の電子化も推進

キリンシティ株式会社 様
ポリゴンマジック株式会社
従業員数:200名規模 #デジタルエンタテインメントコンテンツの企画制作
舞台・映像・イベント制作事業

トライアルで使いやすさを実感して即決。年末調整やe-Govの申請工数を大幅削減できました。

ポリゴンマジック株式会社 様
従業員数:284名/パート・アルバイト1,063名(2020年3月31日 現在) #飲食事業・ブライダル事業

ペーパーレス化で、本社も店舗も 書類処理がスピーディーに。

株式会社一家ダイニングプロジェクト 様
従業員数:正社員約2,000名 有期雇用社員約1,800名 #IT関連事業

圧倒的な帳票数、それでいて低コスト。

株式会社アグレックス 様
従業員数:209名(2020年4月現在) #食品製造・販売

書類作成がわずか5分! 時間短縮で、費用対効果を実感。

株式会社にんべん 様
従業員数:約140人(2017年12月末現在) #特別養護老人ホーム等の運営

役所への移動時間が削減。電子申請もわかりやすく、すぐに完了!

社会福祉法人 茨木厚生会 様
従業員数:1,000人(2019年8月末 現在) #人材派遣

休日出勤や残業時間の課題を解決。 行政機関への手続きがボタンひとつで!

株式会社フォーラムジャパン 様

導入企業15,000※1社超 継続率99.3※2%

※1. 2021年3月末日時点のアクティブユーザー数です。 ※2. 2020年4月~10月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)