人事情報収集と情報発信を効率化し「従業員とのコミュニケーション」を円滑に

「毎月100名以上の入社手続き」の効率化が課題に

はじめに、MPHさまの業務内容と、人事・労務チームについて教えてください。

田中さま ： MPHでは、美容脱毛サロン「ミュゼプラチナム」の運営、化粧品や美容関連商品の企画・開発、EC事業、メディアの企画・開発、さらには医療サービス事業の5つの事業を展開しています。

全国に約170店舗※の美容サロンがあり、毎月多くの採用をおこなわれていると伺いました。入社手続きをはじめ業務量も相応にあるとお察ししますが、いかがですか？

田中さま ： そうですね。現在、従業員は3,084名（2024年8月時点）おり、多いときは月に100名以上の方を新たに採用しています。そのため、人事・労務業務は常に効率的に進めることが求められています。
2019年までは人事・労務の手続きを紙ベースでおこなっていましたが、従業員の増加に伴い、さすがに電子化しないと対応が難しくなり、現在はオフィスステーションを導入して業務を進めています。

突然の「労務管理システムの切り替え」を2カ月で対応

オフィスステーションを導入する前は、別の労務管理システムを使用していたとお聞きしています。システム移行の背景も含めて、当時のご状況をお聞かせいただけますか？

田中さま ： 2020年に、人事・労務の申請業務全般の電子化をおこないました。ところが、導入したシステムが諸々の事情で継続して契約できず、別のシステムに切り替える必要が生じたのです。

切り替えは、どのように進められたのでしょうか？

持田さま ： 電子化をして1年が経ち、ようやく業務に慣れてきたところでしたので、最初はとても混乱しました。
ですが、「紙ベースの業務に戻す」という選択は業務負荷の観点からとても考えられませんでしたので、急いで新しい労務管理システムの選定を進めることにしました。

その際に、オフィスステーションをご検討いただいたのですね。選定の際にどのような点を重視したのでしょうか？

田中さま ： 重視したのはコスト面、それから操作性の高さですね。
最終的にオフィスステーションを選ばせていただいたのですが、労務手続きにおいては「オフィスステーション 労務」の「直感的に操作が分かる」点が素晴らしいと感じました。
作成する帳票を選択する際も、「入社」「退職」「出産・育児・介護」などのアイコンメニューでまとまっており、各メニューを選択したあとは手続きの流れが明確に記載されているので、「これだったら、すぐにキャッチアップできる」と思いました。

参考：「オフィスステーション 労務」の帳票選択画面

ありがとうございます！ その後、システムの切り替えは無事おこなえたのでしょうか？

持田さま ： ２カ月後には切り替えを完了しなくてはならないというタイトスケジュールでしたが、人事・労務のチーム全員が一丸となり、オフィスステーションの担当の方にもたくさん相談させていただきながら、なんとか切り抜けました。

1～2時間かかっていた個々の手続き業務が30分に縮小

実際にオフィスステーションを導入され、業務効率化はどのくらい進みましたか？

田中さま ： 大きく進められていると感じます。以前は一つの手続きに1～2時間かかってしまっていたのが、30分程度で済むようになりました。
たとえば雇用契約の際、従業員一人ひとりの条件などを台帳に登録してしまえば、その後の操作は「オフィスステーション 労務」で一括しておこなえます。押印作業なども削減でき、全体で見るとかなりの時間削減に繋げられていると感じています。

持田さま ： 年末調整業務では「オフィスステーション 年末調整」を導入しましたが、年末調整でも大きく時間削減できています。年末調整が紙ベースだったときは、それこそ毎日終電近くまでの残業が続いていたのが、現在では1時間程度の残業で済んでいます。

効率化に役立っている機能があれば教えてください。

田中さま ： 従業員との連絡や書類データの受け渡しが可能な「受信ボックス」機能は重宝しています。これまでシステム上から電子申請しても、行政から戻ってきた公文書は印刷して紙で配付する必要がありました。しかし現在は受信ボックス機能を使って、従業員マイページへダイレクトに表示させることができます。これにより紙の作業を残すことなく、行政から従業員までの情報連携をすべてデジタルにできています。
紙ベースで対応していたときに比べて郵送などの手間もなくなり、大きな業務削減に繋げられています。

参考：「オフィスステーション 労務」の受信ボックス機能（従業員画面）

持田さま ： 年末調整においても、従業員との連絡を「メッセージ機能」でやり取りできることの便利さを感じています。
当社は若い世代の従業員が多く、電話を使ってのコミュニケーションよりもこうしたショートメッセージのやり取りに「やりやすい」と感じる方が多いようです。

参考：「オフィスステーション 年末調整」のメッセージ機能）

オフィスステーションに移行して、従業員からはどのような反響がありましたか？

持田さま ： 今回、「オフィスステーション 労務」「オフィスステーション 給与明細」そして「オフィスステーション 年末調整」を導入して、人事・労務業務におけるシステムの一元化を推し進めた結果となったのですが、その点について「便利になった」と感じている従業員の方が多いようです。
以前と比べると、人事・労務から発信する情報についてすぐに見ていただけるようになりました。給与明細で何か気になることがあった際にも、タイムラグなくすぐにご質問やご相談をいただくことが多くなりました。

田中さま ： システムへの認知度はとても高まりましたね。先日も、従業員の方から「今年の年末調整もオフィスステーションでやるのですか？」という質問をいただくなど、「人事・労務の手続きはオフィスステーション」という認識が深まってきているように感じます。

オフィスステーションで「従業員とのコミュニケーション」がスムーズに

入社手続きのほかに、「オフィスステーション 労務」を利用するシーンがあれば教えてください。

田中さま ： 従業員から情報を収集したいときを中心に利用しています。たとえば美容サロンに入社した従業員に働き方の希望スタイルを選択いただく際や、保育園の入園手続きに必要な就労証明書を発行する際などに、ワークフロー機能を使っています。収集情報の内容や情報経路を定型化できるので、やり取りはスムーズになりましたね。
また、従業員に情報発信をする際は文書配付機能を使用しています。

具体的にはどういった情報をお伝えしているのでしょう？

田中さま ： 直近では、給与の支払い日の変更がありましたので、そのお知らせに使用しました。社内のメールシステムもあるのですが、メールの連絡のみですと見落としてしまう従業員の方もいるだろうと、重要なお知らせについてはオフィスステーション経由でも通知するようにしています。

オフィスステーションを、従業員とのコミュニケーションツールとして有効活用されているのですね。そのほか、「今後、こういう使い方をしたい」というものはありますか？

田中さま ： 現在視野に入れているのは、産休・育休の手続きと、離職票発行の手続きをペーパーレス化することです。これらも「オフィスステーション 労務」を使用して従業員のワークフローから実際の申請手続きまでおこなえることは認識していますので、更に効率化を進められればと思っています。

正確な情報を必要なときに、そして正しく従業員に届けられるように

最後に、田中さま、持田さまが日々の人事・労務業務において、大切にしている考えや目指している姿についてお聞かせください。

田中さま ： 人事の仕事をしていて常に考えることは、「従業員の方をどうサポートするのが適切か」「どうすればより役に立てるか」ということです。

たとえば、体調不良などの理由で長期休暇の手続きをする従業員の方がいた場合、電話やメールなどのコミュニケーションが数回発生します。
この際のやり取りに手間取ってしまうと当然従業員の方の負担になってしまいますので、いかに効率的に、かつ分かりやすく進めるかを心がけています。

そのほか、初めて労務手続きをする従業員の方には、不備なくスムーズにおこなえるように事前の手順や必要書類を丁寧に伝えるよう気を付けています。
人事・労務の手続きに対して、「面倒なもの、大変なもの」と感じる人は少なくないと思いますが、私たちの会社においては「思ったより簡単で、楽にできるもの」と感じてもらえたら嬉しいですね。

持田さま ： 私も「どうすれば従業員が助かるか」という視点は持つようにしています。それに加えて、「正確な情報を、必要なときに従業員に届けられる」ことも、普段から意識しています。
単にこちらからの一方通行で情報をお伝えするのではなく、従業員の皆さんにきちんと理解していただくことが大切だと思っています。

給与や税金、保険に関する事柄は、普段の生活で意識する機会はあまり多くありませんので、興味を持ったうえで聞かないと情報がきちんと伝わらないことも多いと感じています。
ですので、私たちから情報を発信する際は、従業員に少しでも興味を持ってもらえるように工夫するようにしています。
最近では、従来の健康保険証からマイナンバーカードを健康保険証として利用する「マイナ保険証」への移行が開始されることを、オフィスステーションの受信ボックスから発信しました。

こうしたちょっとした気づきを提供できるお知らせを、タイムリーに配信できるのも、オフィスステーションの良いところだと思います。
そのメリットを最大限に活かしていけるように、従業員から質問があった際も、レスポンスの速さを意識して対応していけたらと思っています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！

※2024年9月末時点