手間のかかる年末調整業務を電子化したい
はじめに、御社の事業と今回オフィスステーションを導入するに至った経緯について、教えてください。
石井さま ：
弊社は千葉県内で、生鮮食品スーパーマーケット事業を営んでおります。現在13店舗で従業員数は約1,150名。うち社員が約150名、パート・アルバイトが1,000名ほどです。
オフィスステーション導入の経緯は、もともと年末調整業務を電子化したいという想いがあり、HRエキスポに参加しました。このときに出合った１社が、エフアンドエムさんです。
数ある会社から弊社を選んでいただき、ありがとうございます。年末調整の電子化が1番の目的ということですが、どのような課題感をお持ちだったのか教えてください。
神山さま ：
とにかく毎年紙での手作業で、膨大な時間がかかっていたことが最大の課題です。
当社は従業員1,150名の年末調整対応を、2～3名の社員でおこなっています。フローとしては、店舗で紙を回収後、週に1度本部へ送付。その後、本部スタッフが入力、他社の給与計算システムにも入力して再度チェック、という流れになっており、とにかく時間がかかっていました。
石井さま ：
本当に大変だった点は全部です！ 何から何まで人力だったので、手間も時間もかかっていました。10月から年末調整の用紙を配付しますが、11月半ばくらいまでは給与計算にかかりきりになります。また不備も多く、「自分の年収が分からない」「どこに何を書けばいいか分からない」といった声もあり、サポートにも労力がかかる場面がありました。
スタッフも通常業務の合間に年末調整をおこなうので、時間に追われるといった感じで、精神的に辛かったかもしれません。
今回、大変な年末調整からの脱却を望まれていたということですが、オフィスステーションを選定いただいた決め手があれば、教えてください。
石井さま ：
決め手は、一度に全部を導入しなくてよかった点です。今回、他社との比較もさせていただきましたが、オフィスステーションさんの「1つ入れて良かったら、ほかも」という仕様が、とてもありがたかったです。
実際に給与明細をまず先に入れて、システムに慣れるような流れを取りましたが、こうしたとっかかりの良さも、本当に良かったなと思っています。
初年度の理解は必要だけれど、とにかく楽になった！
導入をされてみて、業務はどのように変わったか教えてください。
石井さま ：
初年度だったこともあり、システムに慣れていないことで時間がかかった点はあります。ただ、それでも作業時間は明らかに削減できているというのが実感です。
例えば、給与明細は印刷や仕分け、配送や配付作業が無くなりました。
年末調整は提出書類の印刷から配付、回収はもちろん、保険料等の手計算も無くなったのが1番ありがたい点です。また本人が直接データを提出する方式に変わったため、個人情報等もストレスフリーかつ、間違いも無くなりました。申告データの確認もPDFでできるようになり、非常にわかりやすくなりました。
神山さま ：
具体的な改善の試算はまだこれからですが、明細印刷から送付して店舗で仕分ける作業がほぼなくなったため、全店舗で30時間くらいの業務削減になっていると思います。
体感としても、数値としても改善を実感されており、弊社も非常に嬉しい気持ちになります。今回は導入初年度ということでしたが、作業としては慣れない部分や、新たに見つかった問題などもあったのではないでしょうか。
石井さま ：
おっしゃる通り、電子化はしたけど、まだまだ時間はかかった印象はあります。というのも、初年度なのでシステム理解や給与計算システムとの連携に手間取った部分が多かったです。サポートデスクに問い合わせもしましたが、時間との戦いだった面もあり、その際はオフィスステーションの担当営業さんにもサポートしていただき、なんとか乗り切ることができました。本当にありがとうございます。
神山さま ： 実は、オフィスステーションを導入しようと思ったら、店舗PCのスペックが足りないという問題もありました。古いものを使っていた店舗については、年末調整以外にもニーズがあったので、買い替えをしました。
今回オフィスステーションの導入をおこない、ほかにも感じた問題点などがあれば、教えてください。
神山さま ：
雇用契約書の更新に時間がかかっている点は、前々から認識はしていましたが、今回さらに課題として意識しましたね。弊社は店長の面談をしてから勤務や時給を確定させるシステムを取っているのですが、65歳以上のスタッフさんはこれが半年に1回あります。
本社が作成したものを店長が印刷して面談をおこない、返却するという流れになっていますが、本部に戻ってきてから不備のある、なしを確認するので時間がかかっているんです。こういった短縮すべき業務を考えていくのは、今後の課題でもありますね。
石井さま ：
こまごまと見えてきた問題でいえば、弊社はスタッフの年齢層も幅広いため、スマホの使い方に慣れていない従業員から、店舗の担当に質問が殺到し、かなり混乱したという声もありました。こうした点も、来年の改善点として生かしていきます。
ありがとうございます。最後になりますが、今後の業務改善について、御社の中で考えている点などありましたら教えてください。
石井さま ：
当社には、最終的にはバックオフィス業務全般が電子化できたら良いな、という構想があります。しかし、労務には費用や既存システムとの連携に問題があり、なかなかスムーズにいきそうにありません。先程の細かい改善点とあわせて、こうした点が分かったのも1つの良さだなと思っています。
ちなみに、オフィスステーションを導入し、バックオフィスの電子化の進捗は30％くらいといった感じです。なかなか100％には到達しませんが、ぜひ今後もエフアンドエムさんにはお力を貸していただければ嬉しいです。
ありがとうございました。これからも御社のバックオフィス電子化を支援できるよう、「オフィスステーション」の改善を続けてまいります。
