導入事例

書類作成がわずか5分! 時間短縮で、費用対効果を実感。

株式会社にんべん
  • 総務部 津田 さま
INTERVIEW

早速ですが、株式会社にんべんさまについてご紹介いただけますか?

津田さま : 1699年(元禄12年)に創業し、おかげさまで2019年3月17日に320周年を迎えました。鰹節、および加工食品の製造販売を生業とし、スーパーなどでの販売のほか、現在では直営店舗、ECサイト、業務用、海外事業など幅広く展開しています。社員数は約200名で平均年齢は44歳ですが、新卒採用も積極的におこなっており、毎年10名ほどが入社します。ですので、今後は平均年齢も下がってくるかもしれません。(笑)

ありがとうございます。実は、私事で恐縮ですが、にんべんさまの鰹節を食べて、我が子もすくすく育っています。貴社の製品には本当にお世話になっております! では、今度は津田さまのお仕事について教えてくださいますか?

津田さま : 私は総務部に所属しています。主な仕事は、社員の社会保険手続き、社員教育ですが、総務部は多岐にわたる業務を実施しているため、社内報(誌面・Web)運営、衛生委員会運営、社内グループウェア運営管理、安否確認システム運用管理、ホームページ一部運営管理、福利厚生など、その他業務に携わる女性6名と管理者含めた男性2名の計8名で業務分担しています。

帳票を作成するのにも膨大な時間を要していました。

本当に、多くの業務を一手に引き受けていらっしゃいますし、一人ひとりが複雑で多岐にわたるお仕事をされているのですね。だからこそ社会保険などの労務手続きを電子申請しようと思ったのでしょうか?津田さまが電子申請で“業務効率化“しようと考えられた理由を教えてくださいますか?

津田さま : 前任者から引き継ぎを受けて社会保険手続きの業務(実務)を実際にやってみて、最も強く感じたことは“(行政に提出しなければならない)帳票の種類が多い”ということでした。帳票ごとに何を記入しなければならないのか、調べるのに時間がかかるし、帳票を作成するのにも膨大な時間を要していました。しかも、この多種多様な帳票がすべて、手書きでおこなわれていました。行政に提出する書類ですので、記入事項に間違いがあれば訂正印や不足の添付書類を申請者(社員)に依頼し、あらためて記入をお願いするほか、再訪や郵送での対応も必要になります。時間も労力も無駄にかかっていると感じていました。

一部の社員からは、提出する紙をもっと減らせないかという声も。

津田さま : 実際、本社ではなくほかの事業所にいる社員とは毎日顔を合わせるわけではないので、やりとりに気を使いますし、電話などでの説明も大変で漠然とですが「効率化したいなぁ」と思っていました。また、一部の社員からは「総務部へ提出する依頼書(紙)をもっと減らせないものか?」といった声も上がってき
ていた時期で、いろいろな要因が重なり始めたときだったのかもしれません。そんなときに、とある展示会(イベント)で労務手続きを電子申請することで業務効率化ができるシステムの存在を知り、興味を持つようになりました。あとから「オフィスステーション」も展示会に出展していたことを知ったのですが、はじめは「オフィスステーション」ではないほかのシステムに興味津々でしたね。

そうだったのですね!?では、どのような経緯で「オフィスステーション」までたどり着いたのでしょうか?

津田さま : 実は私、キャリアコンサルタントの資格を持っておりまして、その研修会で知り合った社会保険労務士の先生に労務手続きについて相談に乗ってもらっていた際に、ご紹介いただいたのがきっかけです。

対応している帳票が豊富で、導入コストがどこよりも安価。

そうでしたか。実は、「オフィスステーション」は、多くの社会保険労務士事務所でもご利用いただいています。では、最終的に「オフィスステーション」を選んだ理由を教えてくださいますか?

津田さま : 「オフィスステーション」に決めた理由は5つです。
① 国家資格者である社会保険労務士の先生からのご推薦(ご紹介)があったこと
② ご紹介のお話が出たあとすぐにエフアンドエムの担当者が対応してくださったこと
③ 30日間無料トライアルで実際にシステムを利用してみて使い勝手がよかったこと
④ 対応している帳票が豊富だったこと(約100帳票)
⑤ 導入コストがどこよりも安価だったこと(費用対効果が高い)
このほか、先ほど申し上げたとおり多岐にわたる業務を複数名で担当しているのですが、私どもは専門性を追求することも大切ですが、一人ひとりが「多能工化」も進めることで何かあったときにも全員がすべての業務を対応できたら良いと考えていました。その「多能工化」の実現ができそうだと思えたのが「オフィスステーション」でした。

うれしいお言葉をいただきありがとうございます。導入にあたり、費用対効果についてどのように考えたのか教えていただけますか?

津田さま : そもそもの金額が安いのは大きなメリットでした。ただ経費は増えるので、すべての業務とその時間を洗い出しコストに換算して計算しました。

30分かかっていた時間が5分くらいまで削減できている。

ありがとうございます。上記の表にある所要時間と労務担当者の方々の時給を勘案しながら費用対効果を考えられたのですね。津田さまが細かく業務の洗い出しをしてくださったおかげで導入が実現したことに心から感謝申し上げます。現在、導入して使用状況はいかがでしょうか?

津田さま : 4月に提出するための、雇用保険の資格喪失届、離職証明書、資格取得届を電子申請しました。健康保険は、組合に加入していますが、協会けんぽ形式による
提出が問題ないと確認できたので、そちらも「オフィスステーション」で作成しています。今まで書類作成に、30分かかっていた時間が5分くらいまで削減できている感覚です。

社員住所録(エクセル)管理がなくなりました。

津田さま : また、従業員情報のデータベースとしての使用も進んでいまして、今まで作ってきた社員住所録(エクセル)管理がなくなりました。提出を受けた労働者名簿の更新は全くおこなえていなかったのですが、今後は「オフィスステーション」があるので情報更新作業も特に意識せずにおこなえるようになると総務部一同喜んでいます!

サポートデスクはすぐつながるし即座に解決してくれて助かる。

こちらこそありがとうございます! 「オフィスステーション」を導入して「ココが良い(良かった)!」ということがあれば教えていただけますか?

津田さま : システム導入した後のサポートデスク(コールセンター)はつながらないものだと思い込んでいたのですが、すぐつながるし、必ずつながるのが助かっています。早く処理したい業務をすぐに解決したいと思い連絡させてもらうのですが、それを即座に解決してくれるのがとてもうれしいです。仕事がたまるのは気分的にあまり良い気持ちではないので…。(笑)また、社会保険手続きの専門家というわけではないので、お問い合わせしても正しく伝えられないこともあるのですが、サポートデスクの窓口担当の方がくみ取ってくれて、親切丁寧にご対応くださるので安心して問い合わせさせてもらっています。本当に電話口の対応がやさしいです。

ありがとうございます。サポートデスクの対応は力を入れているので私どもとしてもとてもうれしいです。最後に、今後期待することを教えていただけますか?

津田さま : ① 行政に提出する帳票ごとに添付すべき資料が何かがわかるようになるとより良い。
② 帳票ごとの添付資料マニュアル(一覧)が欲しい。
この2点です。

ありがとうございました。今後も機能を充実させてまいりますのでご期待ください。

導入企業さまの声

キリンシティ株式会社
従業員数:約750名(アルバイトスタッフ含む) #飲食業

年末調整のペーパーレス化で業務工数を大幅削減。入社手続きや給与明細の電子化も推進

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ポリゴンマジック株式会社
従業員数:200名規模 #デジタルエンタテインメントコンテンツの企画制作
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導入企業15,000※1社超 継続率99.3※2%

※1. 2021年3月末日時点のアクティブユーザー数です。 ※2. 2020年4月~10月までの全製品合計のご利用継続率(キャンペーン除外)