お役立ち情報

【漫画で分かる】マイナンバー管理を始めるなら入退社の多い今がベストな理由

~あなたの会社は大丈夫?人事担当者必見!~ 2016年1月よりスタートしたマイナンバー制度! 「面倒だし、制度の仕組みもよくわからないし、実際に書類に記入が必要になったときに従業員から集めればいい…」と後回しにしている企業担当者の声をよく耳にするようになりました。 確かにマイナンバー制度は始まったばかりの制度ですので、担当者の方がよくわからず後回しにしてしまう気持ちもわかります。 しかし後々必要になったときに急いで対応すると、ミスをしたり、漏れが生じてしまう可能性も高くなりますので、今余裕があるうちに対応することが重要です。 では、なぜ退職者や新入社員の入れ替わりの時期である今、マイナンバー対応をスタートするのがいいのでしょうか? マイナンバー対応するなら今!退職者・新入社員に関する業務対応にマイナンバー業務を追加するのが…続きを読む

マイナンバーの管理区域、取扱区域とは?

マイナンバーを取り扱ううえで、事業者は「本人確認措置」と「安全管理措置」を行うことが番号法によって義務付けられています。これは例外なくすべての事業者が対象です。 マイナンバーは重要な個人情報となりますので、漏えいや滅失・毀損等の防止措置をとるなど、適切な安全管理措置を講じてください。 たとえば、「マイナンバー取扱担当者に該当しない者がマイナンバーを取り扱うことができない環境にすること」も管理取り扱い義務の一つとしてあげられます。つまり、マイナンバーを扱う事業所はマイナンバー事務を取り扱うための部屋や保管するスペースの設置が求められているということです。もっとも、マイナンバーを保管する部屋とマイナンバー事務を取り扱う部屋では求められる管理方法が異なります。 まず、マイナンバーを保管する部屋では「厳重な入退室管理」を徹底しなければならな…続きを読む

マイナンバーの民間利用について

マイナンバー制度が2016年1月よりスタートしましたが、まだ国民のマイナンバーに関する理解は充分だとはいえないようです。ただ、それも仕方のない話で、実はマイナンバーの運用に関しては不確定な部分も依然として多く残っているのです。 たとえば、マイナンバーの民間利用もそうした不確定要素のひとつだといえるでしょう。ここでは、マイナンバーの民間利用について、その将来的な展望や現状をわかりやすく解説いたします。 1. マイナンバーの利用範囲 マイナンバーというと、「数字で国民が管理される仕組みだ」という認識をもっている人もいるかもしれません。これはある面では正解ですが、ある面では誤解でもあります。 マイナンバーには今後、重大な個人情報が集約される予定です。そのため、その利用範囲も厳格に法律や条令で定められることになっています。 マイ…続きを読む

マイナンバーの管理と個人情報としての扱いについて

マイナンバー制度は、個人の識別を容易にし、公的な業務をよりスムーズかつ公平に行えるようにするための制度です。日本国内に住民票のあるすべての人が対象ですので、行政の手間やコスト削減にも期待が持たれています。 一方で、膨大な個人情報を一括して管理するわけですから、セキュリティ面での心配をする人も多いことでしょう。たしかに、将来的には預金口座との紐付けも検討されていますから、情報が漏えいすると甚大な被害が出る可能性もあります。 そこで、マイナンバーによる個人情報管理においては、安全性を確保するためにさまざまな措置がとられています。 ここでは、マイナンバーがどのように管理されていくか、従来の個人情報の扱いとどのように違うのかを解説していきます。 1. マイナンバーの分散管理とは マイナンバーについての解説では、しばしば「一元管理…続きを読む

【漫画で分かる】マイナンバー対策で陥りやすい5つのワナ

マイナンバーに関する話題をあちこちで耳にするようになった今日この頃。 それもそのはず。 2016年1月からマイナンバー制度は実際に開始されるのです。 しかしながら、 「マイナンバー制度って実は延期になったらしいよ!」 という根も葉もないウワサが立ったり、 「マイナンバー制度に反対だ!自分のカードを晒してやる!」 そして炎上へ…。 というようなこともいまだに行われており、 制度の周知が徹底されているかというと、そうでもない。というのが実情のようです。 事実、そういった世情を写すかのように、 今年夏に行われたある調査によると、 300人未満の中小企業の実に半数が「着手さえできていない」という状況だったようです。 あなたの会社は大丈夫ですか?こんな状況ではありませんか? 早速チェックしてみましょう…続きを読む

マイナンバーの罰則とは~漏えいしたらどうなる?~

交付も開始され、本格的に制度の開始が間近に迫ってきたマイナンバー制度。導入されるとさまざまな公的手続きがスムーズかつ簡略化されることになりますが、その反面、マイナンバーには懸念材料もあります。 なにせマイナンバーは、個人情報の集積体です。漏えいして悪質な人の手に渡ってしまった場合には、なりすましによる重大な被害を受けるリスクもあるでしょう。 そこでマイナンバーが漏えいした場合には、重い罰則が設けられています。ここでは、マイナンバーの取り扱いに伴う罰則について解説いたします。 1. 国や地方公共団体の職員に課される罰則 マイナンバーの利用は社会保障や税金の処理と災害対策に限定されています。そのため、国や地方公共団体の職員は非常に多くの個人情報を取り扱うことになりますので、漏えいの可能性は否定できません。 実務担当者による秘密の漏洩・盗…続きを読む

不要となったマイナンバーの保管期間

マイナンバー制度がはじまると、企業は数多くのマイナンバーを取り扱うことになります。取得したマイナンバーを厳重に管理することは企業にとって重大な義務ですから、情報の取り扱いについて今から準備を進めているという企業も多いことでしょう。 ただし、ここで忘れてはいけないのが、情報の保管期間についてです。企業というものは、規模の大小にかかわらず必ず従業員の入れ替わりがあるものですから、取得したマイナンバーが永久に必要だということはありません。 いざ不要になったときにマイナンバーの情報をどうしたらいいのか。ここでは、マイナンバーの保管期間はいつまでなのかについて詳しく解説いたします。 1. マイナンバーの保管 マイナンバーは税金関係の処理や社会保障の手続きに利用されます。ですから、企業はすべての従業員およびその扶養家族のマイナンバーを取得して管理…続きを読む

企業がマイナンバーを第三者に管理委託する場合の注意点

マイナンバーは国や地方公共団体だけが管理するものではありません。民間企業にも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを収集して保管する必要性が生まれます。 しかし、個人情報の管理というものはただでさえ難しいものです。ましてマイナンバーのような特に重要な個人情報となればなおさらでしょう。そこで、個人情報の管理を第三者に委託するという選択肢もあります。 ここでは、マイナンバーの管理を第三者に委託する場合の注意点を解説いたします。 1. マイナンバー管理の委託 民間企業は、従業員の源泉徴収の処理や社会保険料の天引きなどに当たって、公的機関に提出する書類にマイナンバーを記載しなければなりません。そのため、企業では従業員の数だけ(扶養家族も含めればそれ以上の)マイナンバーを取り扱うことになります。 しかしながら、マイナンバーの管理には厳格な制…続きを読む

マイナンバー通知迫る!対応すべき企業体制整備!

マイナンバーの通知が、10月よりいよいよスタートします。 平成28年1月以降の利用開始を前に、企業としては従業員のマイナンバーを滞りなく取得・保管しておきたいところです。 マイナンバー情報については、法律により漏えい事故等に関して大変厳しい罰則が規定されています。そして、情報漏えいについては民事損害賠償などのリスクも考慮すべきです。また、漏えい事案を出した企業に対する行政指導についてはその企業名を公表することも考えられ、企業はそれにより社会的信用を失いかねません。よって企業としては、こうした事案を防ぎうる体制整備が必要不可欠なのです。 その上でポイントとなるのが、従業員から取得したマイナンバーの保管方法の選択です。 企業内での体制整備。最適なマイナンバーの保管方法とは マイナンバーは、今後各種行政手続きに利用するため、従業員から…続きを読む

これが義務!?企業が知っておきたいマイナンバー利用上の注意点!

平成27年10月より、マイナンバーの通知が順次スタートしていきます。企業としては、平成28年1月からの利用に備え、マイナンバー情報の保管方法については検討が進んでいるかと思います。しかし、この保管方法の選定における重要なポイントを見落としてはいませんか? それは、利用を前提とした保管方法になっているかという点です。 マイナンバーの利用に適した保管方法とは そもそもマイナンバー情報を企業が保管する理由は、従業員に必要な行政手続きを企業が行う際にマイナンバー情報が必要となるからです。すなわち、厳格に管理することは言うまでも無く、なによりも今後の利用を想定し、継続的な運用が可能か否かがポイントとも言えるのです。 マイナンバー利用時の記録 特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインでは、マイナンバー情報の利用について、記録を付けることを義務付…続きを読む

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