企業担当者が絶対に知っておきたいマイナンバーの基本事項

1.マイナンバー制度とは

マイナンバー制度とは、平成28年1月1日から運用が開始される社会保障・税番号制度のことです。

マイナンバーとは、日本国内に住民票を有するすべての人に対して与えられる番号のことで、この番号は基本情報(氏名、生年月日、性別、住所)と関連付けられ、一人一人に付与されます。

個人番号と法人番号

制度開始によって、企業は2種類の番号(個人番号、法人番号)に対応をしなければなりません。
まずはそれぞれの基本知識を習得しましょう。

個人番号とは

上記でご説明した国民ひとりひとりに付与される番号が、個人番号(マイナンバー)です。
決定した番号は基本的に生涯変わることはありません。

現在利用は、社会保障分野、税分野、災害対策分野に限られています。それ以外に使用することは認められていませんので、注意が必要です。
たとえば、従業員の社内での管理にマイナンバーを使用するというのは禁止ですので、お気をつけください。

法人番号とは

個人に対して付与される個人番号とは別に、企業に対して法人番号の付与も始まります。
法人番号は株式会社などの設立登記法人や、国の機関、地方公共団体等に付与され、番号は13桁で構成されています。

マイナンバーは12桁で構成されるため、識別するには桁数を確認するとよいでしょう。

また個人番号とは違い、番号の利用範囲に制約はありません。誰でも自由に使うことができるため、たとえば取引先の管理等に使うことも可能です。

マイナンバー制度の対象

上記でご説明したように、マイナンバーは社会保障、税、災害対策で利用されます。

社会保障においては、年金・雇用保険・医療保険の手続きや、生活保護・児童手当などのその他の福祉に関する給付手続き時に利用され、税分野においては、確定申告や税関係の届出の手続き時、災害対策分野においては、被災者生活再建支援金等の手続き時に利用されます。

企業においては、主に従業員の社会保険や税の手続き時に作成する「厚生年金保険の被保険者取得届」や「健康保険被保険者資格届」、「雇用保険被保険者資格取得届」、「源泉徴収票」にマイナンバーを記載する必要があると認識しておきましょう。

2.マイナンバーのスケジュール

マイナンバー制度の基本事項については、上記のご説明を通じてご理解いただけたと思います。次のステップとして、マイナンバー制度が実際にどのようなスケジュールで運用される予定なのかをしっかりと理解しておくことが重要です。

マイナンバーの通知:平成27年10月

まず、マイナンバーの通知が行われます。

基本的に住民票に登録してある住所に市区町村から送付される「通知カード」によって通知されます。そのため、企業は、従業員に対してあらかじめマイナンバーの基本事項の説明とあわせて、自身(とその扶養親族)に届いた通知カードをきちんと保管するように呼びかけておく必要があります。

また、あわせて法人番号の通知も開始されます。

マイナンバー制度の運用開始:平成28年1月

マイナンバー制度の運用は平成28年1月から行われます。その時点での主な利用開始項目は下記の通りです。

  • 税申告で個人番号届出開始
  • 雇用保険の申告で個人番号届出開始
  • 国民健康保険の申告で個人番号届出開始

また、個人番号カードの交付も併せて開始されます。個人番号カードは身分証明書として利用できるマイナンバーが記載されたカードのことで、通知カードとは異なり、交付申請をしないと手にいれることはできません。

※平成27年8月20日に政府の決定により、企業などが従業員のカードを一括申請することが出来るようになったため、従業員から申請書を回収し、平成28年1月以降に申込を行うことで、まとめて配布を受けることが出来ます。

詳しくは、「企業における従業員のマイナンバー一括申請について」にてご確認ください。

健康保険・厚生年金保険で個人番号届出開始:平成29年1月

健康保険、厚生年金保険の手続き時におけるマイナンバーの利用は、制度運用開始から1年遅れての開始となりますので、ご注意ください。

3.マイナンバー制度開始で企業が対応すべきこと
~与えられる影響とは~

平成28年1月より開始されるマイナンバー制度は、すべての企業に影響を与えます。

たとえば、従業員や取引先から番号を取得しなければなりませんし、集めた番号の管理方法や廃棄方法など具体的な対応を決めなければなりません。企業としては、限られた時間の中で、いかに適切に対策を講じていくかが焦点となってきます。

では具体的に何をしなければいけないのでしょうか。

マイナンバーの取扱規程を定める

マイナンバーを取り扱うにあたって、マイナンバー管理の責任の所在を明記した組織図を作成したり、制度に適した新たな社内規程を決めたりする必要があります。

マイナンバーに関しては、今までの個人情報の管理より厳重な管理を求められており、安全管理措置に則った取り扱いを行わないと厳しい罰則が科される可能性がありますので、今後の運営において「規程策定」は非常に重要なポイントになります。

マイナンバーの収集を行う

従業員に交付されたマイナンバーを、まず収集することから実際の運用が始まります。(従業員本人以外にも、扶養親族からもマイナンバーを取得しなければいけない場合もあります。)

収集時には、なりすましを防止するために番号の確認と合わせて本人確認をしなければなりません。本人確認の方法については「内閣官房ホームページ資料“本人確認の措置”」にて詳しくご確認いただけます。

また、収集時には利用目的を明示することが義務付けられています。「健康保険・厚生年金保険加入のための事務に使う」など、しっかりと従業員に目的を明示しましょう。

安全管理措置を講じたマイナンバーの管理を行う

集めたマイナンバーは安全管理措置に則った、厳格な管理を行わなければなりません。

例えば、今まで個人情報をファイルに集め管理していた、総務や経理担当者のパソコンにエクセルでデータ化し保管していた、という場合は管理方法を見直す必要があります。

万が一情報漏えいや紛失等があった場合、企業に対して罰則が科される可能性があります。そのため、より厳重な管理システムを構築しなければなりません。管理するにあたって、運用に負担がなく、セキュアな環境が整っているかをしっかりと検討してください。

マイナンバーの利用

先にご説明した通り、社会保険や税の手続き時にマイナンバーを利用します。定められた目的以外マイナンバーを利用することは禁じられていますので、ご注意ください。

また、今まで使用していた書式の差し替えが必要になるかもしれません。手続き担当者に該当する書類があるかどうか、確認を行うようにしましょう。

マインナンバーの廃棄

従業員が退職した場合など、マイナンバーが不要となった場合は速やかに廃棄することとされています。実務上、退職後しばらくは必要なケースもありますが、保管が必要な期間を過ぎているにも拘らず保管し続けているなどということがないように、管理方法を検討する際に廃棄のルールも定めるとよいでしょう。

このように、マイナンバー制度の開始に伴い、企業が対応しなければいけないことは数多くあります。帳票を扱う総務・経理部門だけでなく、システム部門やコンプライアンスに関わる部門など、幅広い部門に影響が及ぶことが想定されます。

企業にとって一番重要なことは、情報漏えいや紛失等のリスクを回避することです。社外からの不正アクセスを防ぐことや、社内での不正利用も予防しなければいけません。

弊社が提供する管理システム「マイナンバーステーション」は、ガイドラインに基づく必要機能を搭載、さらに国内最高レベルのセキュリティシステムで社内外からのリスクを回避して管理することが可能です。

月々3,000円からはじめられるマイナンバー対策を、ぜひご検討ください。

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