マイナンバー管理システム|企業用マイナンバーステーションで導入問題を解決

マイナンバーステーション

電話受付時間平日9~17時
お申込みはこちら

【漫画で分かる】マイナンバー管理を始めるなら入退社の多い今がベストな理由

manga-jinji01

~あなたの会社は大丈夫?人事担当者必見!~

2016年1月よりスタートしたマイナンバー制度!
「面倒だし、制度の仕組みもよくわからないし、実際に書類に記入が必要になったときに従業員から集めればいい…」と後回しにしている企業担当者の声をよく耳にするようになりました。

確かにマイナンバー制度は始まったばかりの制度ですので、担当者の方がよくわからず後回しにしてしまう気持ちもわかります。
しかし後々必要になったときに急いで対応すると、ミスをしたり、漏れが生じてしまう可能性も高くなりますので、今余裕があるうちに対応することが重要です。

では、なぜ退職者や新入社員の入れ替わりの時期である今、マイナンバー対応をスタートするのがいいのでしょうか?

マイナンバー対応するなら今!退職者・新入社員に関する業務対応にマイナンバー業務を追加するのがベストな理由

人事担当者が忙しい時期のひとつとして、退社や入社など従業員の入れ替わりが多くある3月や4月があげられます。

この忙しいと考えられる時期に、なぜあえてマイナンバー業務を追加する必要があるのでしょうか。

それは以下の理由があげられます。

1.新入社員からの提出物の中にマイナンバーを追加すると手間が削減する!

マイナンバーは税務や労務の手続きに必要となります。
そのため、会社として従業員から番号を収集しなければいけません。

あらたに従業員が入社した時、年金手帳などの必要書類の提出を求めると思いますが、その提出物の一つとして、マイナンバーを預かることが出来れば、後から追加で収集する必要がなくなります。また、「新入社員から入社のタイミングで番号収集を行う」というルールを決めてしまえば、今後の運用の際に収集忘れなどを防ぐことが出来るでしょう。

2.マイナンバーの収集・管理は、退職者分も必要!

会社として、マイナンバーを外注先も含めた全ての従業員から収集し、管理しなければいけません。

それは退職者も例外ではありません。2016年1月以降に退職した従業員については、必要な手続きの際に原則マイナンバーの記載が必要です。(現状マイナンバーの記載がなくても、行政窓口が受付するケースがありますが、後日「個人番号登録・変更届出書」を提出する必要があります。)

退職後、必要となったときに後から連絡を取ろうとしてもなかなか連絡がつかず、担当者の業務負担が増加するということも考えるので、退職時に確認しておくのがいいでしょう。

3.従業員がマイナンバー通知カードをなくす可能性も高い!

10月から国民ひとりひとりに届いた「マイナンバー通知カード」をすでに紛失してしまったという話を耳にします。従業員にとっては、すぐにマイナンバーを使う場面がないため、保管方法をきちんと考えず、どこにしまったか忘れてしまったり、誤って捨ててしまったというケースも多いようです。

会社として、まず従業員に通知カードをきちんと保管するよう周知することとあわせて、早い段階で、一斉に従業員から番号収集を行うのがいいでしょう。なので、この入退社が多い時期に、新入社員と退職者とあわせて従業員全員から番号収集することをお勧めします。

会社は結局マイナンバーに対してどう対応するのがいいのか?

マイナンバー制度開始前から、会社でどのように対応すべきかについては様々な情報が飛び交っています。
おそらく企業担当者の皆様も情報収集をされていることでしょう。

企業が対応すべきマイナンバー対応は簡単にご説明すると、以下の5点です。

  • 対象となる従業員(扶養家族含む)と個人支払先からマイナンバーを集める
  • 集めたマイナンバーは新たに定められた「4つの安全管理措置」の基準に沿って保管する
  • 不要となったマイナンバーは適切なタイミングで廃棄する
  • 収集・保管・取出・廃棄などマイナンバーに関係する業務を行った際は、すべて記録を取る
  • 第三者に上記業務を委託する場合は、その委託先を監督する義務がある

上記5点を必ずおさえて対応しなければいけません。

万が一これらの対応ができておらず、漏えいや紛失などが起こってしまうと罰則が科される可能性もあります。その場合、社内外からの信頼を失墜させることにもつながりかねませんので、面倒だからと対応をおざなりにすることは絶対に避けましょう。

知っておきたいマイナンバーの安全管理措置とは

安全管理措置という言葉を初めて耳にしたという方もいらっしゃるかもしれません。

安全管理措置とは、事業者(つまり会社)が個人番号および特定個人情報の漏洩、滅失または毀損を防止等するために設定された措置のことを指します。

つまりマイナンバーの適切な管理のために、これらの安全管理措置を必要かつ適切な状態で講じなければいけないということです。

4つの安全管理措置

安全管理措置は、「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の4つに分けられています。 それぞれに対する対応方法は以下の通りです。

  • 組織的安全管理措置
    組織体制の整備、取扱規定等にそった運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏洩事案に対応する体制の整備、取扱状況把握及び安全管理措置の見直しなど。
  • 人的安全管理措置
    事務取扱担当者の監督、事務取扱担当者の教育など。
  • 物理的安全管理措置
    特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄など。
  • 技術的安全管理措置
    アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏洩等の防止など。

上記を読んでいただいて、「安全管理措置…?よくわかんない!めんどくさそう!」っていう印象をもたれたかもしれません。この安全管理措置については対応方法を細かくチェックして勉強することよりも、シンプルに以下を覚えていてください。

安全管理措置のポイント

1.マイナンバーの取り扱いは、今までの個人情報の取り扱いとは異なる!

2.会社として規定の作成や組織体制などの整備を行ったうえで、きちんと教育された担当者が、盗難・紛失・漏洩・不正アクセス等のリスクを最大限抑制する方法で管理しなければいけない!

3.万が一、漏えい・紛失があると罰則が科される可能性もあるので注意が必要!

従業員の皆様もご自身の会社をしっかりとチェック!

従業員の皆様、もしかしたら「会社がどのようにマイナンバー対応をしていくのか、知らなくてもいい」と思っていませんか?

それは大きな間違いです。

マイナンバーは今はその利用範囲が限られていますが、今後は様々な場面で活用されるであろう個人にとって非常に重要な番号です。 (現にマイナンバーをターゲットとした犯罪のニュースも報道されています。)

じゃあ自分で厳重に保管すればいいの?と思うかもしれませんが、手続き上必要となるため、会社に自身の番号を教えないというわけにはいきません。 そのため、渡したご自身のマイナンバーがどのように管理されているのかをしっかりと知っておくことが大切です。

ご自身の会社で万が一漏洩や紛失ということがないように、番号の提示を求めらた際などに確認することをお勧めします。

【この漫画の続きが読める!】企業が抱えるマイナンバーのお悩み解決の秘訣は下記をクリック
漫画でわかるマイナンバー

関連記事

application-0918

企業における従業員のマイナンバー一括申請について

平成27年8月20日の政府の決定により、企業が従業員の個人番号カードを一括申請することが可能となりました。 マイナンバー制度開始に伴い、制度の仕組みや運用...

kuronurisyorui17484

油断大敵!あなたの会社のマイナンバー対策は大丈夫?

〜セキュリティから考える企業のマイナンバー対策〜 情報漏えいの危険はすぐそばに… マイナンバー制度の開始まであと半年となりました。 「まだまだ来...

onayami_s

利用するときに後悔しても遅い!マイナンバー管理のある...

〜利用シーンと管理体制から考えるマイナンバー対策〜 企業でのマイナンバー管理に潜む「分散管理」のリスク マイナンバー制度の開始が目前に迫っています。 ...

private

マイナンバーの民間利用について

マイナンバー制度が2016年1月よりスタートしましたが、まだ国民のマイナンバーに関する理解は充分だとはいえないようです。ただ、それも仕方のない話で、実はマイナン...