マイナンバー管理システム|企業用マイナンバーステーションで導入問題を解決

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企業がマイナンバーを第三者に管理委託する場合の注意点

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マイナンバーは国や地方公共団体だけが管理するものではありません。民間企業にも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを収集して保管する必要性が生まれます。

しかし、個人情報の管理というものはただでさえ難しいものです。ましてマイナンバーのような特に重要な個人情報となればなおさらでしょう。そこで、個人情報の管理を第三者に委託するという選択肢もあります。

ここでは、マイナンバーの管理を第三者に委託する場合の注意点を解説いたします。

1. マイナンバー管理の委託

民間企業は、従業員の源泉徴収の処理や社会保険料の天引きなどに当たって、公的機関に提出する書類にマイナンバーを記載しなければなりません。そのため、企業では従業員の数だけ(扶養家族も含めればそれ以上の)マイナンバーを取り扱うことになります。

しかしながら、マイナンバーの管理には厳格な制限やルールが設けられているため、企業によっては自前のシステムで管理をすることは困難かもしれません。

そんなときに頼りたいのが、第三者への管理委託です。

マイナンバー管理には安全管理措置の義務がある

マイナンバーには多くの個人情報が記録されます。そのため、その管理は厳重に行わなければいけません。国が定めたガイドラインでは、「組織的安全管理措置」、「人的安全管理措置」、「物理的安全管理措置」、「技術的安全管理措置」という4つのセキュリティ対策を講じることが求められています。

ですが、これだけの厳重な管理にすぐに対応できる企業がどれほどあるでしょうか? 法令を遵守するためには充分な人員を割かなければ難しいですし、専門的な知識がないとシステムの運用も大変です。万一情報が漏えいしてしまった場合には、重い罰則も規定されています。

マイナンバーは第三者への管理委託が認められている

そこで、第三者に管理を委託するという選択肢が出てくるわけです。

 

2. 事業者に求められる監督責任とは

しかしもちろん、外部に委託したからといって、責任がなくなるわけではありません。あくまでも、マイナンバーを本来扱うべきなのは事業者なのですから、委託先から個人情報が流出した場合には一緒に責任を負うことになります。

事業者には委託先を監督する責任がある

ですから、マイナンバーの管理を第三者に委託したとしても、事業者には委託先を監督する責任があります。

具体的には、本来自分たちに課されているはずの4種類の安全管理措置がしっかりと講じられているかどうかを監督する義務です。

そのため、リソースや技術的問題から外部に委託をする場合であっても、事業者の担当者はきちんとマイナンバーの管理についての知識を頭に入れておかなければならないというわけです。

再委託も可能だが……

事業所が同意した場合には、委託先からさらに管理の再委託をすることも可能です。ただし、この場合もやはり、監督責任から逃れられるわけではありません。自分たちで管理しても委託しても再委託しても、いずれにせよマイナンバーの管理方法について勉強しておく必要があります。

 

3. 万一漏えいしてしまった場合の罰則

マイナンバーの漏えいについては、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(通称:マイナンバー法)によって、それ以外の個人情報が流出した場合よりも一段階重い罰則が規定されています。それだけ、マイナンバーは特別な個人情報だと認識されているわけです。

監督責任の大きさをあらためて認識する意味でも、以下の罰則をじっくりと読んでおきましょう。

正当な理由なく個人情報ファイルを外部に提供した場合

実務担当者がマイナンバーのファイルそのものを外部に提供すると、「4年以下の懲役」または「200万円以下の罰金」という重い罰則が科されます。罪の程度によっては、懲役と罰金の両方が併科される場合もあります。

業務上知り得た個人情報を漏えい・盗用した場合

特定の個人の情報など、業務をする上で知った情報を洩らしたり書き留めて持ち出したりした場合には、「3年以下の懲役」または「150万円以下の罰金」が科されます。こちらについても、懲役と罰金が併科されることもあると規定されています。

まとめ

ここまで見てきたように、マイナンバーの管理業務を第三者に委託することは自由ですが、あくまでも管理責任を負うのは事業所自身であるということを忘れないようにしましょう。

つまり第三者に委託する際は、しっかりと管理体制の整っているかどうかを確認することが非常に重要となるということです。委託先の管理体制に不足が生じていると感じる場合は、自社での管理方法を検討したほうがいいかもしれません。

弊社が提供する管理システム「マイナンバーステーション」は、ガイドラインに基づく必要機能を搭載しており、さらに国内最高レベルのセキュリティシステムで社内外からのあらゆるリスクを回避して厳重に管理することが可能となっております。また、システム管理がはじめてという方でも安心してご利用いただける、わかりやすい操作方法ですので、日々の業務負担はありません。

月々3,000円からはじめられるマイナンバー対策を、ぜひご検討ください。

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