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マイナンバー通知迫る!対応すべき企業体制整備!

マイナンバーの通知が、10月よりいよいよスタートします。

平成28年1月以降の利用開始を前に、企業としては従業員のマイナンバーを滞りなく取得・保管しておきたいところです。

マイナンバー情報については、法律により漏えい事故等に関して大変厳しい罰則が規定されています。そして、情報漏えいについては民事損害賠償などのリスクも考慮すべきです。また、漏えい事案を出した企業に対する行政指導についてはその企業名を公表することも考えられ、企業はそれにより社会的信用を失いかねません。よって企業としては、こうした事案を防ぎうる体制整備が必要不可欠なのです。

その上でポイントとなるのが、従業員から取得したマイナンバーの保管方法の選択です。

企業内での体制整備。最適なマイナンバーの保管方法とは

マイナンバーは、今後各種行政手続きに利用するため、従業員からは迅速にマイナンバーを取得し、そのマイナンバーを保管しておくこととなります。

マイナンバー情報を書類(紙)で現物保管する場合、その書類をどのような環境で保管するかを検討しなければなりません。特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインでは、予め望ましい管理方法を解説しています。

ガイドラインが示す保管方法~管理区域と取扱区域の設定~

まず、マイナンバー情報を保管、利用する区域を設定します。

マイナンバー情報が記載されている書類を保管する場所の設定(管理区域)と、そのマイナンバーを利用する区域(取扱区域)の設定です。

ガイドラインが示す保管方法~取扱区域の立ち入り制限と持ち込み制限~

次にその区域に進入することができる従業員を確定します。こうした体制を作ることで、マイナンバーの不正利用や情報漏えいなどの事案を防ぐことができます。

管理区域にてマイナンバー情報を書類保管する場合、管理区域に入室できる従業員を数名に絞り込み、それ以外の従業員の入室を禁止します。また、管理区域への入室については、いつ、誰が、何の目的で入室し、誰のマイナンバー情報を持ち出したのかを記録することが望ましいでしょう。入退室の制御については、認証コード(番号認証・静脈認証など)を必要とする鍵を設定することが安全対策上望ましいですが、記録簿を付けることなどで管理することも検討しましょう。

当然ですが、不正防止のため、管理区域へ入室する際の機器等の持ち込み制限も設定する必要があります。
例えばカメラ機能のついた携帯電話やメモリー機能のある記憶媒体などの携帯は厳禁です。こうしたルールはあらかじめマニュアル化し、従業員教育を徹底しましょう。

管理区域内には鍵付の鉄庫・キャビネット・金庫を設置し、そこにマイナンバーを保管し、鍵については管理者を選任して管理しましょう。

こうした安全な管理が行えるかチェックし、管理区域内にてマイナンバー情報の漏えい事案を防ぐ体制を整備してください。

 

クラウドシステムを活用したマイナンバー管理方法

上記でご説明したマイナンバー情報の書類管理方法とは違い、システムを利用した管理方法も選択することができます。クラウドシステムを利用することにより、管理区域をクラウドと設定することができ、区域設定の必要性もなくなります。

高度なセキュリティが担保されているシステムであれば、不正アクセスを制御するなど、漏えいに対しての考慮も万全といえます。またシステムにログインできる従業員を制限することで、いつ、誰が、何の目的で、誰のマイナンバー情報にアクセスしているのかを記録に残すことができるため、記録簿を付ける手間を省くこともできます。

クラウドシステムはコストがかかる?

問題はコスト面ということになりますが、これはシステム会社により課金の仕組みに違いがありますので気を付けましょう。現在、数社からマイナンバー管理システムがリリースされています。各社のシステムを比較して、セキュリティ面、価格設定などを調査し、自社に合うシステムを検討してください。

 

まとめ

いかがでしたか。マイナンバー情報は、今後多くの情報に紐付くことが予測されます。そのため、番号管理については予め厳格な体制整備が求められています。

企業としては、今後継続的に利用するマイナンバー情報について、企業リスクや運用管理の継続性、また費用面を考慮し、自社にあった管理方法を早急に選定し、マイナンバー対応にあたっていただければと思います。

弊社がご提供するマイナンバー管理システム「マイナンバーステーション」では、いつ誰が誰のマイナンバーを何のために利用したかを記録する「操作履歴自動記録機能」を搭載しているため、担当者の負担を軽減することが出来ます。
また、国内最高レベルのセキュリティシステムを導入しておりますので、不正利用や情報漏えいによる罰則等のリスクを回避することが可能です。

月3,000円から始められるマイナンバー対策を、ぜひご検討ください。

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