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これが義務!?企業が知っておきたいマイナンバー利用上の注意点!

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平成27年10月より、マイナンバーの通知が順次スタートしていきます。企業としては、平成28年1月からの利用に備え、マイナンバー情報の保管方法については検討が進んでいるかと思います。しかし、この保管方法の選定における重要なポイントを見落としてはいませんか?

それは、利用を前提とした保管方法になっているかという点です。

マイナンバーの利用に適した保管方法とは

そもそもマイナンバー情報を企業が保管する理由は、従業員に必要な行政手続きを企業が行う際にマイナンバー情報が必要となるからです。すなわち、厳格に管理することは言うまでも無く、なによりも今後の利用を想定し、継続的な運用が可能か否かがポイントとも言えるのです。

マイナンバー利用時の記録

特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインでは、マイナンバー情報の利用について、記録を付けることを義務付けています。例えば、従業員の雇用保険の資格取得、喪失の手続き、あるいは年末調整にてマイナンバー情報を利用する場合、いつ、誰が、誰のマイナンバー情報を、何の目的で利用したのか等の記録を付ける必要があるということです。

よって、マイナンバー情報を書類によって管理している場合、管理区域から持ち出し利用する際には、記録簿等を作成して運用しなければなりません。

マイナンバー記載書類の保管義務とは

また、マイナンバー情報が記載されている書類は、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものもあります。これに該当する書類は必要な期間保存することになりますが、この保存期間を経過した場合、マイナンバーは速やかに廃棄または削除しなければなりません。よって、従業員の退職等により必要のなくなったマイナンバーの廃棄や削除のタイミングを補足しておく必要があります。

上記で挙げたマイナンバー情報の利用上の記録や廃棄については、これらが義務であるということがポイントです。

ですから、事務を実施する従業員や管理者に選任されている従業員は、これらを徹底することが要求されるため、マニュアルの作成や対象の従業員への継続的な教育が必要不可欠です。

 

システムを活用したマイナンバーの保管方法

こうした状況を踏まえ、マイナンバー管理システムの導入を検討してみてみるのも良いかもしれません。システムを導入するメリットをご説明していきます。

利用履歴を残すことができる

システムを活用すれば、保存されているマイナンバー情報を利用に際して取り出す場合、利用履歴を残すことができます。当然ログインした従業員による処理であり、その時間も記録されます。

また、利用目的の明記が必須なシステムを選ぶことにより、いつ、誰が、誰のマイナンバー情報を、何の目的で利用したのかを自動で記録することができ、管理の手間を大きく減らすことができます。

定められた保管期間内で管理できる

また、法令で定められた保管期間についてもシステムにてその期間を設定することにより、保存期間終了のタイミングを知らせてくれる機能を有するものもあります。

こうした仕組みを利用することで、従業員教育の内容を簡素化することもできるため、保管期間後の削除漏れや、人的ミスによる漏えいの可能性を大きく下げる効果もあります。

セキュリティが考慮されたシステムの保存場所とは

システムについては、保存場所がどこに設定されているかを確認してみましょう。パソコンのハードディスクや自社サーバーを活用するとなると併せて管理区域の設定等の環境整備が必要となります。

また、自社IT環境への不正アクセスを防ぐため、UTMなどの導入を合わせて検討することをお薦めします。クラウドサーバーを活用するシステムであれば、システムにログインする際の二重認証機能など、セキュリティ面を確認してみましょう。

まとめ

継続的な運用を余儀なくされるマイナンバーの利用については、企業におけるその負担の増加を考えると、安全面や効率面を考慮したマイナンバー管理システムを検討する価値が非常に高いといえるでしょう。

弊社がご提供するマイナンバー管理システム「マイナンバーステーション」では、いつ誰が誰のマイナンバーを何のために利用したかを記録する「操作履歴自動記録機能」や、保管期間終了を知らせる「廃棄アラーム機能」を標準装備しております。また国内最高レベルのセキュリティシステムを導入しておりますので、不正利用や情報漏えいのリスクを回避することが可能です。

月3,000円から始められるマイナンバー対策を、ぜひご検討ください。

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