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マイナンバーの管理区域、取扱区域とは?

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マイナンバーを取り扱ううえで、事業者は「本人確認措置」と「安全管理措置」を行うことが番号法によって義務付けられています。これは例外なくすべての事業者が対象です。

マイナンバーは重要な個人情報となりますので、漏えいや滅失・毀損等の防止措置をとるなど、適切な安全管理措置を講じてください。

たとえば、「マイナンバー取扱担当者に該当しない者がマイナンバーを取り扱うことができない環境にすること」も管理取り扱い義務の一つとしてあげられます。つまり、マイナンバーを扱う事業所はマイナンバー事務を取り扱うための部屋や保管するスペースの設置が求められているということです。もっとも、マイナンバーを保管する部屋とマイナンバー事務を取り扱う部屋では求められる管理方法が異なります。

まず、マイナンバーを保管する部屋では「厳重な入退室管理」を徹底しなければならないということを覚えておきましょう。

マイナンバーを管理し取り扱う部屋、管理区域と取扱区域とは

マイナンバーを管理するスペースを設けることが、法律上義務付けられています。この管理するスペースや部屋は「管理区域」「取扱区域」と呼ばれています。

管理区域とは、サーバーやパソコンが設置されている場所や、マイナンバーが書かれたファイルが保管されている場所を指します。一方、取扱区域とは、マイナンバーを扱う源泉徴収業務を行っている経理課の業務スペースなどマイナンバーが入力された書類などを作成・印刷する場所を指します。

マイナンバーの管理区域を設けるにあたり注意すべき事柄

管理区域は、マイナンバー情報が保管されている場所だと先ほど述べました。

管理区域での情報管理が甘いと、従業員全員のマイナンバーが流出する可能性もあります。流出してしまった場合は罰則を受ける可能性があり、さらに会社の社会的信用も失墜してしまう恐れがあります。ですから、管理区域では特にマイナンバーの厳重な管理方法が要求されます。

具体的にいうと、管理区域である部屋にはICカードやナンバーカードで入退室の管理をしなければなりません。また、携帯電話やスマートフォンという電子機器の持ち込みが禁止されています。これはカメラでマイナンバーを撮影するなど、データの抜き取り行為によりマイナンバーが流出するという危険を防止するためです。

マイナンバーの取扱区域を整備するにあたり注意すべき事柄

一方、取扱区域には入退室管理が要求されているわけではありません。ただ、座席の配置を工夫する、座席同士の仕切りを設けるという工夫が要求されています。

配置を工夫することの具体例として挙げられるのは、事務取扱者以外の人の往来が少ない場所に座席を変更することです。またのぞき見防止のために、出来る限り取扱者の座席は執務スペースの奥の方に設置することも配置の工夫の具体例として考えられます。

まとめ

マイナンバーを管理する方法、特に管理する部屋やスペースを決める際の注意点や整備方法についてご説明してまいりました。

マイナンバー制度ははじまったばかりで、その管理方法にお悩みの企業担当者の声をよく耳にします。上記でご説明したとおり、安全管理措置に則った管理体制を構築しないと罰則等のリスクがありますので、しっかりと体制整備を行うことをおすすめします。

管理区域についての対応策として、弊社ではクラウド型システムの導入をお勧めしております。クラウド型システムを導入すれば、管理部屋にて入退室の管理を行う必要ありません。きちんと制限を設けた担当者のパソコンからシステムにアクセスすることで外部からのアクセスを不正を防ぐこともでき、内部的にも紛失や漏洩を抑制することが可能となります。

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また、今回のブログでご案内した、安全管理措置については下記ページにて詳しくご説明しております。
あわせてご確認ください。
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