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給与明細の電子化の方法とは? 同意しない従業員への対応やペーパーレス化で解決できる課題まとめ

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給与明細の電子化とは、これまで紙で配付をしていた給与明細をPDFデータなどに変換し、メール送信やWeb上で交付をすることです。

この記事でわかること
  • 給与明細の電子交付の法的な可否
  • 紙での交付から電子データでの給与明細交付に移行する際の具体的な手順やイレギュラー対応
  • 給与明細の電子化で解決できる課題
この記事で意識しておきたいポイント
  • 給与明細は法律により発行が義務付けられているが、その交付方法は問わない
  • 給与明細の電子化には従業員の同意と、同意しない従業員への個別対応が必要となる
給与明細を電子化する方法はこちら

給与明細の電子交付の方法3つ

給与明細は、所得税法において発行が義務付けられており、給与の金額や明細を記載した「支払明細書」として取扱われます。

元来、給与明細は紙で配付をおこなう企業が多数でしたが、業務効率化やコスト削減、リスク低減の観点から、電子交付を進める企業が増えています。

2006年度に行われた税制改正で、2007年1月1日以後に交付する給与所得の源泉徴収票や給与等の支払明細書について、一定の要件の下で書面でなく「電磁的方法」により交付することができるようになりました。

法律で認められている電磁的方法は以下の3つです。多くの企業では電子メールまたはWeb上で交付する方法が採用されています。

給与明細の電子交付方法
  • 電子メールでデータを交付する方法
  • インターネット接続をおこない、Web上で閲覧する方法
  • FD、MO、CD-R等の磁気媒体に記録して交付する方法

給与明細は交付が義務付けられていますが、その方法は問われておらず、電子化は法的に問題ありません。

給与明細の電子化・ペーパーレス化の手順

給与明細の電子化・ペーパーレス化は、下記手順で進めます。

給与明細電子化の手順
  • 給与明細電子化同意書の締結
  • 給与明細電子化ツールの選定・導入
  • 情報漏洩・セキュリティ対策
  • 給与明細の作成〜自動配信・交付

従業員との給与明細電子化同意書の締結

所得税法では、給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合、従業員からの同意を得なくてはならず、同意が得られない従業員には、従来通りに紙による給与明細を発行しなければなりません。

そのため、給与明細を電子化・ペーパーレス化にする場合、全従業員の同意書の締結が必要です。また、従業員から紙の給与明細を請求された場合も応じなくてはなりません。

給与明細電子化ツールを利用する際は、給与明細発行画面の初回ログイン時に承諾書を表示し、同意の意思確認ができる機能を利用することをおすすめします。

給与明細電子化ツールの選定・導入

従業員の同意を得たら、給与明細を電子交付できるシステムの選定・導入をおこないます。システム導入費用と予算を考慮して、選定してください。

選定方法の例
  • 現行の給与明細レイアウト(各表示項目や桁数など)を再現できるツールか?
  • 部署や従業員種別ごとの給与体系による給与明細レイアウトの違いを反映・管理できるのか?
  • 個人情報のセキュリティ体制は問題ないか?
  • 現行の給与・会計ソフトとの連携をおこなえるか?

情報漏洩・セキュリティ対策

給与明細電子化ツールの導入には、情報漏洩・セキュリティ対策を万全にします。
給与明細は重要な個人情報であり、第三者へ給与情報が漏れたり、金額を含むデータの改ざんといったトラブルがあってはなりません。

ウイルスや不正アクセスの防止、社内でのアクセス権限の管理、バックアップなどの対策は必須です。

従業員が社外から自由に閲覧できるシステムの場合、従業員個人のセキュリティ意識や注意事項についての呼びかけを併せて強化しましょう。

セキュリティ体制もフォロー体制も万全!
オフィスステーション 給与明細

給与明細の作成〜自動配信・交付

従業員向けに給与明細を作成し、自動配信・交付します。
PDFデータのメール配信、インターネット上へのアップロードなど、いくつかの手段があるため、自社の状況や従業員の雇用形態に応じた選択や対応がおすすめです。
クラウド型給与明細システムを導入することで、従業員自身の端末でいつでもどこでも給与明細が確認できるようになります。

給与明細の電子化に同意しない・反対する従業員への対応

給与明細の電子化に同意しない、または反対する従業員がいた場合は、個別の対応が必要です。
給与明細は従業員への交付が法律で義務付けられているため、万が一承諾がない従業員がいた場合、給与明細を紙で発行しなくてはなりません。
郵送代行機能を持つWeb配信システムを利用するなど、従来通りに紙明細を作成して渡す方法をあらかじめ検討しておきましょう。

未承諾者へ紙による給与明細を発行する場合、抜け漏れがないよう個別に管理する必要があります。

しかし、業務効率化の観点から電子化を推進する場合、従業員とのコミュニケーションが大切です。同意しない理由には、従業員がメリットを感じていないことが主な原因と考えられます。理由を尋ねつつ、電子化する従業員のメリットをきちんと説明することで、同意を得られるようにしましょう。

給与明細の電子化・ペーパーレスで解決できる課題

給与明細の電子化・ペーパーレスにより解決できる課題は多いといえます。メリットを理解し、導入と定着を推進しましょう。

印刷・郵送や配付のコスト

給与明細の電子化は、紙発行で必要な印刷代や郵送代、配付時にかかる一連の準備や手配のための人件費などを削減できます。

また、従業員はシステムから送信される明細URLや添付ファイル等を開くまたはツールのマイページからアクセスすることで、給与明細を確認できます。スマートフォンやタブレット端末にも対応しており、社内システム以外からの閲覧が可能なツールを導入していれば、いつでも給与明細を確認することができるため、給与明細が手元に届くまでの時間的ロスも削減できます。

人的ミスへの対応コスト

給与明細の電子化・ペーパーレスは、紙発行時に発生しうる人的ミスを極限まで減らすことができます。

誤ったデータで作成してしまうリスクや、発送準備から従業員の手元に届くまでに個人情報漏洩や紛失のリスクなども考えられます。万が一紛失が発覚した場合、どの段階で紛失したのか時系列での動きや配達経路を確認し、捜索する手間も発生してしまいます。
一方で、給与明細の電子化は、給与明細の発行状況や送信先などをオンライン上での一元管理が可能です。従業員から問い合わせがあった場合にも対応しやすく、データ化された給与明細にパスワードを付与することで、セキュリティ面での安全性も高まります。

データの管理コスト

紙で保管する必要がなくなることで、紛失リスクへの対応や保管場所の確保が不要となるため、スペースの有効活用や、保管費用の削減につながります。

給与明細の発行では、毎月の給与データに加え、社会保険や年末調整の対応も必要です。給与明細の電子化と同時にデータでの管理体制を整えておくことで、従業員からの問い合わせに対応しやすくなります。会社の情報に紐づく給与情報の検索も容易となります。

給与明細の電子化で業務効率アップ:まとめ

給与明細は所得税法において発行が義務付けられています。
ただし、発行方法は問われないため、従来の紙面による発行ではなく、電子データでの発行も可能です。

給与明細の電子化のポイント
  • 給与明細電子化には従業員の同意取り付けが必要であり、同意しない従業員には個別で紙面による発行が必要
  • 電子化に同意しない従業員には、解決できる課題やメリットを伝え、理解を得ることが大切
  • 給与明細の電子化により、紙での発行時に発生していた課題の解決が可能となる

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