従業員からのマイナンバー収集|中小企業が対応すべき6つのこと

マイナンバーeラーニング【GOODJOB】

中小企業が対応すべき6つのこと

3.従業員からのマイナンバー収集

雇用・社会保険や年末調整の手続きの際にマイナンバーが必要となるため、すべての従業員(とその扶養親族)からマイナンバーを収集しなければいけません。企業で多くみられる個人情報の収集方法は、書類を使用する紙ベースでの収集、メールで従業員に送信を依頼する収集方法、クラウドシステムを使って、収集・管理する方法があげられます。

企業に見られる個人情報の3つの収集方法

紙ベース・メール・システム

紙ベース 通知カードのコピーなど、紙ベースで個人番号を集める場合は、紙の収集・保管・廃棄の履歴管理や再現不可能な方法での廃棄が必要です。
メール メールでの個人情報の回収は、ウイルスなどによる情報漏えいのリスクが非常に高いため危険です!
システム システムを使えば、パソコン内に個人情報のデータが残らないため、漏えいリスクを回避できます!

【マイナンバー収集時の落とし穴】
マイナンバー収集で見落としてはいけないポイントは収集時の漏えいリスクです。

紙で回収した場合は取扱担当者以外への提供、送付時の誤発送、廃棄忘れ、取得・保管・廃棄の履歴管理のリスクが発生します。またメールでの収集の場合、紙の場合と同じリスクの他にPC・ネットワークのウイルス感染リスクも課題となります。

結果として、専用の手段をとらない場合は相当のリスク管理と対策が必要になります。システムで回収する場合は、上記の対策をシステム対応することにより、リスクを最小限に抑えられます。

マイナンバーの収集時は
リスクを最小限に抑える必要がある!

マイナンバーステーションなら

従業員がパソコンやスマホからマイナンバーの登録が出来るので、ペーパーレスでマイナンバーの収集が可能です!また、システムへの入力作業も簡単なので、紙ベースでの収集が必要な場合もすぐに入力を完了し、破棄することができます。