人事担当者向けマイナンバーによる従業員管理方法への影響

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マイナンバーによる従業員管理方法への影響

人事担当者必見!

3月~4月は、会社にとって従業員の入れ替わりが多くあり、人事担当の皆様はその管理・対応に追われる忙しい時期となります。

こうした従業員の入れ替わりに伴う対応に2016年1月から始まったマイナンバー制度が大きく影響をするということご存知でしょうか?

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企業が講じなければいけないマイナンバーの安全管理措置とは

組織的安全管理措置

組織の体制整備や取扱規程等に基づく運用の構築など、組織としてマイナンバーをいかに安全に管理するか決めなければいけない!
(担当部署:人事部)

人的安全管理措置

マイナンバーの取扱担当者の監督や教育。
つまり十分な教育を受けた社員がマイナンバーを管理しなければいけない!
(担当部署:人事部)

物理的安全管理措置

マイナンバーを取扱う場所の区域管理や盗難・漏えいの防止策を講じなければいけない!
(担当部署:総務部)

技術的安全管理措置

外部からパソコン等に不正アクセスされるなど、情報が漏えいしないように技術的な対応しなければいけない!
(担当部署:情報システム部)

リスク回避のためにはこの4つの安全管理措置を講じた管理方法が必須!

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選ばれるには理由がある

自動収集ツールで手間いらず!紛失、漏えい防止対策も万全
登録した社員の皆さんに自動で収集案内メール送信されます。
マイナンバーステーションが選ばれる理由1位のイチオシ機能です。

操作履歴を自動記録!なのでらくらく
マイナンバーの法令遵守のためにはかかせない「いつ、誰が、何をしたのか」などの操作履歴が自動で記録されます。
金融機関並みのセキュリティ!これで安心
シマンテック社製のカードタイプトークンを標準装備し、システムログイン時にはマルチ認証を採用しています。年々増加するサイバー攻撃に対しても、幾重にも張り巡らされた防衛策を用い、セキュリティの専門家が24時間365日監視し貴社の大切な情報を守ります。
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企業から受けるマイナンバーのよくある質問

マイナンバーはどの部署が担当すべきなのですか?
一般的なケースとして総務部、人事部が対応するケースが多く見られます。ですが、管理にシステムを導入する場合は情報システム部も関係していきますし、手続き業務に関わるという点からは総務部、人事部だけでなく経理部も関係していきます。しかしながら、会社の様々な部署・部門において、マイナンバーは大きく影響を与えることになるということです。運用を行う場合は、一部の部署・部門にまかせっきりになるのではなく、様々な観点から最適な運用方法を検討し、そのうえで担当者を選定するといいでしょう。
マイナンバーはいつまでに収集をしないといけませんか?
マイナンバーの集める時期については、絶対にいつまでという決まりはありません。2016年1月以降については手続きにおいてマイナンバーが必要になりますので、早い段階で収集しておくことをお勧めします。詳しくは、下記ブログでもわかりやすくご説明しております。
漫画で分かるマイナンバー管理!始めるなら入社の多い今がベストな理由
マイナンバーの収集はどのような方法で行うのがいいのですか?
マイナンバー収集時のポイントとして、「漏洩・紛失のリスクを抑える方法をとる事」「収集の記録をとる事」という2点があげられます。たとえば通知カードのコピーを従業員から集める場合、手渡しが難しい場合には郵送での収集が考えられます。その場合、郵送事故等を防ぐために、記録つき郵便で送ることが望ましいでしょう。また収集したこと自体を記録する必要もあります。

そういった紙ベースでのやりとりの煩雑さを考え、弊社ではマイナンバー収集の方法はクラウド型システムで行うことをお勧めしております。弊社管理システム「マイナンバーステーション」では、スマホやパソコンを使って従業員からマイナンバーを収集できるため、紙ベースで収集する際に考えられるリスクは一切ありません。また収集の記録も自動で行われるため、業務負担を軽減することができます。
集めたマイナンバーを鍵つきのキャビネットで保管してもいいですか?
鍵つきのキャビネットや金庫で保管することももちろん可能です。ただし収集時と同様に、取り出しなどの利用履歴も取らなければいけないという点をご注意ください。キャビネットや金庫での保管の場合、取り扱う人の責任でノート等に記録を残すことになるため、絶対に忘れず利用履歴を取ることは難しいといえるでしょう。利用履歴を属人的に管理するということは、不正な利用を許してしまう環境であるともいえます。自社におけるリスクを十分に検討して、保管方法も考えるとよいでしょう。
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