人的安全管理措置とマイナンバーの取得から保管を網羅|マイナンバーステーション

マイナンバーステーション

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本当にすべての企業でマイナンバー対応しなければいけないの?

はい。2016年1月からスタートしたマイナンバー制度はすべての企業に対応が求められています。
企業のマイナンバー対応として、4つの安全管理措置を講じることが重要です!

【マイナンバーの4つの安全管理措置】

安全管理措置とは、マイナンバー制度開始に伴い新たに定められた、企業が講じなければいけないリスク防止のための措置のことをいいます。

組織的安全管理措置

  • 組織体制の整備
  • 取扱い規定等に基づく運用
  • 取扱状況の確認手段の整備
  • 情報漏えい事案に対応する
    体制の整備
  • 取扱状況把握及び
    安全管理措置の見直し

人的安全管理措置

  • 事務取扱担当者の監督
  • 事務取扱担当者の教育

物理的安全管理措置

  • 特定個人情報等を取扱う
    区域管理
  • 取扱い規定等に基づく運用
  • 機器や電子媒体の盗難等の防止
  • 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
  • 個人番号の削除、機器及び
    電子媒体等の廃棄

技術的安全管理措置

  • アクセス制御
  • アクセス者の認識と認証
  • 外部からの不正アクセス等の防止
  • 情報漏えい等の防止

特に社員への教育は見落としがちですが、重要になります。
最近は社員のモラルハザードによる情報漏えい事故も増加しています。
新しい法律だけに社員のほうが詳しいことも多く、対応に四苦八苦する管理者も
増えています。

難しくてわからない…今までの従業員の個人情報管理とは違うの?

はい。今まで行っていただいていた従業員の個人情報管理の仕組みとは異なりますので、注意が必要です。マイナンバーは「特定個人情報」といって、マイナンバー法によって個人情報保護法よりも厳しい罰則が定められており、万が一、漏洩や盗用があった場合にはその責任が企業に課される可能性があります。漏洩や盗用のリスクを回避するために、上記の安全管理措置が定義されています。そのため、企業は今までの個人情報管理とは切り離して、上記の4つの安全管理措置に則った管理方法を構築し直さなければいけません。

扱う情報の「価値」を正しく理解しましょう。
個人情報とは根本的に違います。知らないままにしておくと…ついうっかりの
社員による漏洩や「大丈夫!」という安易な考えから発生する管理ミスが生じる
可能性も。

結局何をすればいいの?

4つの安全管理措置は、大きく「社内整備」と「管理方法の構築」の2つに分けられます。社内整備では「ヒト」の選定や教育が重要です。管理体制の構築は「リスクを回避できる体制」を整備することが重要です。これらはいずれかが抜けていては意味がありません。
具体的な対応内容は下記の通りです。

安全管理措置

【社内整備】

  • マイナンバー責任者の選定
  • マイナンバー担当者(実際に番号に関わる業務をする人)の選定
  • 担当者の研修・教育
安全管理措置

【管理体制の構築】

  • 漏えい・紛失のリスクが最大限抑えられる管理方法
    (外部からの不正アクセスがない、紛失の恐れがない、
    記録を残せるなど)を考え、導入

機械化が進んでもそれを扱うのは「ヒト」です。
扱う人のモラルと知識向上、管理体制の構築(セキュリティ)、この2つが揃って
初めてマイナンバー対応は「完璧」といえます。

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マイナンバー制度の開始によって、企業が対応すべき項目の一つである「従業員への教育」。しかしマイナンバーは始まったばかりですので、その正確な情報を収集し、従業員へ教育・研修することは多くの手間が生じます。
とはいえ、特に実務担当者への教育をしっかりと行わなかった結果、マイナンバーの問題が生じた際には、企業として責任を問われる可能性があるため、この項目への取り組みは必須といえるでしょう。経営者が負担なく担当者の教育を実施し、その状況を管理することができる仕組みがこの「GOODJOBマイナンバー実務知識習得講座」です。

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マイナンバーステーション

マイナンバー制度が開始されたことにより、企業は様々な手続きに従業員のマイナンバーを記載する必要が出てきました。そのため従業員のマイナンバーを収集し、保管、廃棄までをしっかりと管理する必要があります。新しく始まった制度での業務負担の増加やリスク増加を回避し、「低コストで簡単、そして安全に対応したい」という経営者の声をもとに開発したクラウド型マイナンバー管理システムがマイナンバーステーションです。

機能一例

番号取得時

スマホで取得

従業員等がスマートフォンやパソコンで直接マイナンバーを入力し、システムに送信出来ます。
担当者の事務負担や収集時の紛失・漏えいリスクがありません。
番号利用時

操作履歴自動記録機能

いつ誰が何の目的で番号を利用したかを自動記録することが出来ます。
ガイドラインで定められている利用時の記録を手間なく管理することができます。
番号廃棄時

削除予約

適切なタイミングで削除するために、事前に予約することが出来ます。
使わなくなった番号を保管し続けることは不可とされています。削除漏れを防ぐことが出来ます。
この他にも担当者が手間なく使える便利機能を多数搭載しております!

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初期費用 登録人数 月額利用料
0 100人まで 3,000円(税別)
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