マイナンバー管理システム|企業用マイナンバーステーションで導入問題を解決

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マイナンバートピックス

企業担当者が絶対に知っておきたいマイナンバーの基本事項

2015年10月より開始するマイナンバーの通知。それに伴い、企業は対応準備を進めていかなければいけません。これさえ読めば安心の「マイナンバーの基本」をわかりやすくご説明します!

マイナンバー通知迫る!対応すべき企業体制整備!

企業は従業員等のマイナンバーを取得・保管する必要がありますが、その上でポイントとなるのが受け入れ体制です。なぜこの体制を整備するのか?更により効率的な体制整備のポイントをご紹介!

これが義務!?マイナンバー利用上の注意点!

2016年1月よりマイナンバーを利用した実務がスタートします。実は利用時にとても重要な義務があるのをご存じですか?これを怠ると特定個人情報の取扱いに大きな問題が発生するかもしれません…

企業担当者がマイナンバーの運用実務として対応すべきこととは?中小企業が対応すべき6つのこと

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従業員の情報管理を紙ベースでファイル管理している企業は多数…

紙ベースでの管理の危険性とはなぜシステム管理が必要なのか?

困った担当者

特定個人情報を取り扱う事業者に対して、1件でも漏えいがあった場合、厳しい罰則が課される可能性が…

マイナンバーの取扱罰則は強化されているため、
会社に生じる管理リスクは拡大化しています。

マイナンバー制度開始までにリスクを回避するために…

企業の対応として、
適切な安全管理措置を取ることが義務付けられています。

必要なのは社内の管理体制とルール作成安全管理措置とは

安全管理措置とは、企業がマイナンバー及び特定個人情報の漏えい・滅失・毀損の防止などのために設定された措置のことをいいます。
マイナンバーに関しては、この安全管理措置を取ることが義務付けられています。

【 4分類の安全管理措置 】

組織的安全管理措置

人的安全管理措置

物理的安全管理措置

技術的安全管理措置

継続的な運用・ゼロからの構築は困難…そんなときこそマイナンバーステーションにお任せください!

社内整備とシステムの活用を同時に実現!システム導入のメリット

安全管理措置とは、企業がマイナンバー及び特定個人情報の漏えい・滅失・毀損の防止などのために設定された措置のことをいいます。
マイナンバーに関しては、この安全管理措置を取ることが義務付けられています。

【システム導入の3つのメリット】

事務所でファイル管理した場合

  • 情報漏えいや紛失のリスクが高い…
  • 新たな作業の手間や漏れが発生しやすい…
  • 担当者教育や引き継ぎが面倒…

システムを導入した場合

  • 自動記録だから簡単!
  • 毀損・紛失・漏えいのリスクが低い!
  • セキュリティ性が高い!

個人情報保護法に比べ、番号法では罰則が厳しく規定されています。不正な利益を図る目的でマイナンバーを提供・盗用した場合、 詐欺・不正アクセス等によりマイナンバーを取得した場合等には、その行為者のみならず、行為者が所属する組織(民間企業等)に対しても、 行政指導を経ることなく直接、懲役または罰金が科せられます(直罰規定)。

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社内整備とシステムの活用で、すべての安全管理措置を講じることが可能に!

社内

「組織的安全管理措置」
「人的安全管理措置」

システム

「物理的安全管理措置」
「技術的安全管理措置」

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中小企業のマイナンバー対策をこれ一つで!マイナンバー管理システムの決定版

中小企業のマイナンバー対策をこれ一つで!マイナンバー管理システムの決定版

「マイナンバーステーション」とは、述べ25000社の中小企業のバックオフィス(財務、総務、人事労務)のサポートを行い、日本全国の中小企業の実態を直に見てきたエフアンドエムが「社長のホンネ」をもとに開発した中小企業向けマイナンバー管理システムです。
日本経済の一翼を担う多くの経営者の皆様や企業の人事部、経理部、総務部のご担当者の皆様にとって、マイナンバー制度の導入は「固定費の増加」、「情報管理責任の増加」、さらには「業務負担の増加」と言い換えられるのではないでしょうか。「低コストで、簡単、そして安全に同制度に対応したい」と制度導入前より多くの企業からご相談をいただいておりました。そんな声にお応えすることができるのがマイナンバーステーションです。

企業担当者のすべての悩みを解消するマイナンバーシステムマイナンバーステーションの3つの特長

1.ガイドラインに基づく必須機能を搭載

マイナンバーの取得から廃棄まで、企業が対応しなければいけない項目を網羅した便利機能を搭載。導入によって、さらなる業務の効率化を図ることが可能です。

2.国内最高レベルのセキュリティシステムを導入

日本の金融機関が採用するシマンテック社の最高レベルのセキュリティシステムを標準装備。安全管理措置に対する対策は万全といえます。

Symantec(シマンテック)は、米国およびその他の国におけるSymantec Corporation又はその関連会社の商標または登録商標です。

3.社労士・税理士との共有システムで一元化を実現

社内での管理だけでなく、手続き委託に必要な社労士事務所、税理士事務所と1つのシステムで管理することが可能なため、分散管理による漏えいのリスクを回避。手続き時の手間も省略できます。

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機能紹介

リースナブルな価格でご提供!利用料金

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ご利用事例

事例1:従業員数50名、製造業の場合(事務所数1)

マイナンバーステーションの構築イメージ

従業員が直接マイナンバー登録することも可能!

マイナンバーステーションなら…

①従業員だけでなく扶養親族のマイナンバーも一括管理が可能です。
②従業員が直接システムに番号登録できるから、運用が便利!

従業員を新たに雇い入れたとき

年末調整の手続きをするとき

初年度導入費用

面倒なマイナンバー管理を、最新のセキュリティーシステムで管理することが出来て…

0円 + 3,000円×12か月 = 36,000円/年

扶養親族分は、費用計算上、登録人数に加わりません!

事例2:従業員数120名、サービス業の場合(事業所数3)

マイナンバーステーションの構築イメージ

マイナンバーステーションなら…

①1つのシステムを保有すれば、複数店舗のマイナンバーを一括管理することが可能!
店舗別にマイナンバーを管理できるから、登録・取り出しが簡単!
③店舗責任者や従業員が直接システムに番号登録できるから、運用が便利!

従業員を新たに雇い入れたとき

年末調整の手続きをするとき

初年度導入費用

面倒なマイナンバー管理を、最新のセキュリティーシステムで管理することが出来て…

0円 + 4,000円×12か月 = 48,000円/年

複数店舗分を登録しても、費用に変更はありません!   
扶養親族分は、費用計算上、登録人数に加わりません!

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運営会社

会社名 株式会社エフアンドエム
(英文名:F&M CO.,LTD.)
証券コード 4771
上場証券取引所 東京証券取引所「JASDAQ」
代表者 代表取締役社長 森中一郎
設立 1990年(平成2年)
資本金 9億740万円(2015年3月期)
連結売上高 47億2,410万円(2015年3月期)
事業内容 アウトソーシング事業(個人事業主及び小規模法人向け記帳代行業)
エフアンドエムクラブ事業(中小企業向け情報提供サービス業)
タックスハウス事業(税理士・会計士向けボランタリーチェーン)
事業所 大阪本社・東京本社・名古屋支社・福岡支社・仙台支社・札幌支社・沖縄支社
従業員数 359名(2015年3月31日現在)
平均年齢 37.1歳
グループ会社 エフアンドエムネット株式会社

マイナンバーに関すること、システムに関することよくある質問

一般的なご質問

制度開始時、従業員に番号提供してもらう際の留意点とは何でしょうか?
番号の利用目的を通知し、想定される手続きをご確認いただく必要があります。
全社員から取得することは義務なのでしょうか。また、拒否された場合はどうしたらいいでしょうか。
源泉徴収や社会保険業務を行っている対象の従業員は全て取得する必要がります。従業員からマイナンバーの提供を拒まれたら、書類提出先の機関の指示に従ってください。
従業員の番号取得はいつまでに行えばいいでしょうか。
マイナンバーの取得は、マイナンバーの記載が必要な法定書類を各行政機関に提出するときまでに行う必要があります。 2016年1月のマイナンバー利用開始とともに取得をしなければいけないということではないため、具体的な日程でいつまでというのは定められていません。
例えば、従業員の源泉徴収票については、2017年1月末の提出時にマイナンバーの記載が必要となるため、それまでに取得を行っておかなければいけません。 (給与所得の源泉徴収票は2016年1月の支払いから適用になります。※中途退職者を除く)
提出時にあわてて収集するのではなく、通知が始まった段階で取得作業を行っておくことをおすすめします。
契約社員、パートタイマー、派遣社員からの番号取得と保管はどのようになりますでしょうか。
源泉徴収を行うすべての者は、対象となります。
配偶者や扶養家族についても、個人番号の取得が必要となりますでしょうか。
必要となります。扶養家族の本人確認はマイナンバーの提供が誰に義務づけられているかによって異なりますので、注意が必要です。
本人確認の方法はどのようにしたらいいでしょうか。
①対面方式②書面送付方式の2種類があります。②は本人確認書類を担当部署が確認する必要があります。
外国人社員のマイナンバーの取り扱いはどうなりますか。
個人番号を保有する者は全て対象となります。
マイナンバーの記載が必要な帳票はどのようなものがありますでしょうか。
①給与所得の源泉徴収票②退職所得の源泉徴収票③報酬の支払調書④配当の支払調書⑤不動産の支払調書になります。
番号はどのように管理すればいいでしょうか。
既存のシステム及び新規システムを構築する際にも安全管理措置を考慮しなければなりません。また番号法の規程では外部委託、再委託が可能です。
番号が漏えい又は、不正利用があった場合どのように対応すればいいでしょうか。
該当事態が発生した場合は、政令で定められるところにより速やかにその者に対し、告知し、番号の変更が可能となります。変更があった際には改めて企業は取得・本人確認が必要となります。

システムに関するご質問

士業との共有システムで一元化管理できるということはどういうことですか?
取得したマイナンバーは、各種行政手続きに利用されます。その実務については、社会保障分野は社会保険労務士と、税分野は税理士・会計士に手続き依頼するケースが多く見られます。
それぞれで関わる専門家がマイナンバーステーションを通じて連携することで、継続して運用可能な管理体制と実務との連携を実現します。また一元化管理することで、分散管理による漏えいリスクを回避することにもつながります。

他の一般的な管理システム

紙ベース・多元化管理のリスク

  • システムから手続きの度に取り出しが必要!漏えいリスクが拡大。
  • 担当者の業務負担が増加!

マイナンバーステーション

一元化管理だからできること

  • 分散管理による漏えいリスクを防ぐ!
  • 継続して運用可能な管理体制を整備
  • 実務上の業務負担を大幅に軽減!
制度開始時、従業員に番号提供してもらう際の留意点とは何でしょうか?
番号の利用目的の通知し、想定される手続きをご確認いただく必要があります。
全社員から取得することは義務なのでしょうか。また、拒否された場合はどうしたらいいでしょうか。
源泉徴収や社会保険業務を行っている対象の従業員は全て取得する必要がります。従業員からマイナンバーの提供を拒まれたら、書類提出先の機関の指示に従ってください。 
セキュリティ環境についての取り組みについて教えてください。
Pマーク認証や、安全性の高いセキュリティ環境を構築しています。セキュアなIT環境の構築に加え、第三者機関による脆弱性調査をクリアしています。 故意や過失による人為的な情報漏えいをも許さない環境となっています。
他システムへのデータ連携はできますか?
様々な形でお客様の保有する他システムとの連携を行えるよう形成を進めております。他システムへのユーザマスタへ連携できるようインターフェースを構築する予定でございます。 詳しくはお問い合わせください。
マイナンバーステーションの推奨動作環境はありますか?
システムの動作環境についてはこちらをご確認ください。

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