ヘアケアを中心とした4つの事業とグループ企業11社を運営しているスヴェンソングループ。
年末調整にかかる時間が平均約半分に削減!

株式会社スヴェンソンホールディングス

「その人生と共にいつも。」をブランドスローガンに、ヘアケアを中心とした4つの事業とグループ企業11社を運営しているスヴェンソングループ。

従業員数 824名(2018年4月末 / グループ連結)
http://svensongroup.co.jp/

本日は人事部の祢宜谷さんにインタビューさせていただきました。
2018年テスト運用していただいた結果をもとに、2019年グループ全体でオフィスステーション年末調整を
導入していただく意思決定をいただいた経緯や決め手を教えていただきました。

本日はお忙しい中ありがとうございます。
早速ですが、最初にスヴェンソングループについて教えていただけますか?

祢宜谷さま
中核企業のスヴェンソンを含めて11社で構成されています。全国で約90近い拠点、従業員数は約860名の会社です。スヴェンソンは美・健康・環境の分野で社会に貢献する事を理念としています。

美の分野ではヘアウィービングシステム(編み込み式増毛法)を活用した男性向けウィッグや、女性向け医療ウィッグの製造・販売・理美容サービス、そのほか白髪染めやマニキュアなどヘアケア商品の販売を行っています。グループ会社では、コスプレ用ウィッグなどの販売も行っています。

また、健康の分野では卓球スクールの運営や、飲食店と卓球をコラボさせた店舗の運営を行っており、健康寿命を延ばそうという取り組みのもと、事業展開しています。

幅広く事業展開されているんですね。
人事部はグループ全体のお仕事をされているんですか?

祢宜谷さま
まだ全てを統括することはできていないのですが、できるところから業務を取りまとめています。例えば給与計算は全てこちらで行っていますね。

会社によって事業内容が違うので、制度を統一したりするのは中々難しいですが、統一していくべき部分もあり、それをどうやって実現するかが課題だと思っています。現場をサポートしつつ、最適な道を選びたいと考えています。

なるほど。現場を大切にされているのが素晴らしいです!
ところで人事部の中で祢宜谷さんはどういったことを担当されているんですか?

祢宜谷さま
給与計算と労務管理が中心ですね。労務管理の中でも有休を含む勤怠管理、就業規則の整備とかがメインです。
例えばグループ会社の就業規則もこちらで作っています。労務管理は各社で事情が違うので大変です。私たちが持っている仕事の中でも選択と集中というか、効率化すべきところを効率化して、時間を創ることが課題と思っていました。

効率化すべきところを効率化する、というのは大切ですよね。
さて、その効率化のために2018年分からオフィスステーションを導入していただいたんですが、
導入のきっかけになったのはどういうことだったのでしょうか。

祢宜谷さま
紙だと非効率的だという思いが昔からあったからです。
弊社の場合、年末調整はグループ全体を一括してスヴェンソンの人事部が行っています。 紙ベースの場合、まず記入用紙の準備から始めるのですが、それだけでも膨大な枚数になります。特に弊社は社員番号を印字してから各拠点に配布していたので、それだけでも大変な労力でした。

事前に社員番号を印字されてたんですか!それは大変ですね!
従業員860人くらいとおっしゃってましたよね。申告書は各種1,000枚くらい用意してたんですか?

祢宜谷さま
いや、一応予備も用意していたのでもっとありましたよ。 オフィスステーションなら申告書を用意しなくても良いのでいいなと思いました。 他にも、年に一度のイベントなので社員が毎年記入方法を忘れがちになり、そのためマニュアルを独自に作っていたんです。これもオフィスステーションならリアルタイムでガイドに沿ってできるので、マニュアル作成の手間も省略できると思いました。

それでもわからないところも出てくるとは思うんですが、記入する社員にとっても誤字脱字を簡単に修正できたり、問合せの手間が省略できたりで双方にメリットだなと思ったんですね。さらに昨年から1枚用紙が増えましたよね。配偶者控除と保険料控除が分かれて全部で3枚に。これがわかっていたので、紙だと例年よりさらに負担が大きくなるのが見えてたんですよね。単純に考えるとこれまでの1.5倍の手間になる。それであれば、これを機会にオフィスステーションを試してみようかと思って。

スヴェンソンさんは検討期間、短かったですよね。初回のご提案から1か月くらいで導入が決まりました。

祢宜谷さま
そうですね。業務の効率化は、会社全体の課題ですし、また、元々Web申請でやりたいと僕自身が言ってましたから、タイムリーな提案でした。上司も時間と労力のコストが減らせるんならいいよね、と意思決定はスムーズでしたね。

実際使ってみていかがでしたか?

祢宜谷さま
オフィスステーション年末調整を使うのが初めてだったので不明点はあったんですけど、一回設定して使ってみると、特に操作がわからないとかシステムの使い勝手で困るということは、僕自身はなかったんですよね。

できるだけ直感的に操作できることを目指してシステムを作っているので、それは嬉しいご意見です。
従業員の方からのお問い合わせはありましたか?

祢宜谷さま
それが、従業員側からも特になかったんですね。中には想定外のこともありましたが、ごく僅か。
例えば配偶者の方を扶養にしていたとして、収入がゼロだから「0」と記入せずに無記入とかのケースはありました。そうすると給与計算システムと連携した時に、扶養していないと見なされちゃうんですよね。これはこちらの運用の問題なんですけど、入力ルールは決めておかないといけないなと思いました。

次回は全体で導入したら、さすがに問い合わせは増えると思いますけど、少なくとも2018年分はスムーズでしたから、楽観してます(笑)。

今回の皆さんは画面を見て直感的にスムーズにやっていただけたんですね!嬉しいです。
ちなみにどれくらい業務を省力化できましたか?

祢宜谷さま
勿論最初は画面への慣れが必要ですが、1枚あたりのチェックが今までの半分くらいでできたかなと思います。
例えば紙だと5歳の子供の扶養情報が配偶者の欄に書かれてあったりして、そもそも正しい場所に記入されているかの確認も必要でしたが、オフィスステーションではそれが解消されました。

あと、手書きによる個人の字の癖がなくなるので見やすいのもありますね。特に数字だと8や6や0を見間違うと結果が全く違ってくるので助かりましたね。今までは直接確認を取っていたのですが、それもなくなりました。
必須項目の抜け漏れもオフィスステーションだとないですよね。それらを気にする必要がなくなったのは大きいと思います。だから体感ですけど、平均して半分くらいの時間の削減になったかなと思います。

これは年末調整とは関係ないんですけど、弊社は年末調整の申告書を根拠の1つとして支給している手当の正誤を判断していたんですけど、抜け漏れによる確認作業が削減できたのも助かりました。

確か祢宜谷さんのほうで、前年データを事前に投入されたんですよね。
そうすると従業員の方1人1人の記入の手間もなくなってるんじゃないでしょうか。

祢宜谷さま
そうですね。前年データをもとに合っているかどうかをチェックするだけなので、従業員にとっても楽だったと思います。

祢宜谷さん自身はいかがでしたか?

祢宜谷さま
早かったですよ。僕は慣れているから、というのもあると思いますけど、税制改正で配偶者の控除計算方法が複雑になりましたけど、それもガイドに従うだけで分かりやすかったと思います。

給与計算システムとのデータ連携はいかがでしたか?

祢宜谷さま
そんなに困ることはなかったですよ。2~3回わからないことがあったので質問しましたけど、あとは問題なくデータ連携できました。
僕にとっては楽でしたね。

ご評価いただけてとても嬉しいです!
祢宜谷さんはオフィスステーションをうまく使っていただいているのですが、ご要望はございませんか?

祢宜谷さま
印刷を全員一括で出来るようにしてほしいですね。弊社の都合上、全員のデータを最後に印刷するんですが、今は一人ずつ印刷しないといけないから一括印刷できると助かります。

そうなんですね。実は一括印刷は次のバージョンアップで対応予定です!

祢宜谷さま
それは助かりますね。

さて、2019年分は全体導入していただけるとのことですが、全体導入に対しての社内決裁はスムーズでしたか?

祢宜谷さま
すんなり通りましたよ。時代の流れもありますし、チャレンジしようという感じでした。 会社としてもアナログをデジタルに変換していくうえで、バックオフィスはいい切り口と捉えているのかもしれません。 すでに勤怠管理や給与明細はWebになっていますから。

そこで出来た時間を本当にやるべきことに使うということですね。
特に今年は働き方改革でやるべきことが増えますもんね。

祢宜谷さま
特に弊社の場合は有給休暇をしっかりやりたいと思っています。働き方改革の中でも最も話題にされるコンテンツでもありますし、特に今年は最初の年なのできっちりやっておきたいと思っています。弊社の場合、有休の年間平均取得日数が8~10日なので深刻ではないのですが、中間管理職や管理職の一部の取得率が今ひとつです。

これは管理する側の負荷が多くて、自分自身の有休を取れていないと推測できるので、そういう立場にある従業員の仕事の負荷を減らせるように支援していきたいと思うんですよね。

素晴らしいですね!ぜひ人事部の支援で、今まで以上に働きやすい会社にしてください。
本日はありがとうございました!

年末調整はWebでスイスイ、スマートに オフィスステーション 年末調整