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有給休暇の管理システムとは? 機能やクラウド導入手順、電子化で解決できる課題

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テレワークの推進に伴い、手続きにかかる無駄な時間を減らし、効率的に処理することが可能となる有給休暇管理システムを導入する企業が増えています。

この記事でわかること
  • 有給休暇管理システムの概要や導入で効率化できる業務(機能)
  • 有給休暇管理システムの導入手順や、それにより解決できる課題
  • 業務削減率80%の有給休暇管理システムを初期費用0円で導入する方法
  • 年次有給休暇管理簿の作成は義務だが、紙での保管は必須ではない
  • 有給休暇管理システムの導入は、従業員の有給休暇の一元管理と法改正への対応、業務効率化が可能となる

有給休暇(有休)管理の電子化・ペーパーレス化とは

有給休暇管理の電子化・ペーパーレス化とは、以前まで紙面で管理をしていた従業員の有給休暇について、エクセルやクラウド型システムを利用するなど、デジタル形式で管理する方法です。

2019年4月の法改正により「法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対し、年5日、年次有給休暇を確実に取得させること」が全企業に義務付けられています。

有給休暇管理の電子化を推進することで、有給休暇の取得状況の管理や有給休暇管理簿の作成など、有給休暇管理に関わる業務を効率化できます。

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有給休暇管理システムの機能

有給休暇管理システムの機能は、主に下記の通りです。

取得状況の管理 取得状況や取得率を把握することで、法令遵守や職場の働きやすさに繋がります。管理者はもちろん、従業員自身も残日数を簡単に確認できます。
申請・管理・付与 従業員に有給休暇申請をしてもらい、企業側で承認するまでの作業をシステム上でおこなえます。従業員ごとに異なる付与日数を自動的に管理・付与することで、計算ミスなどの人為的ミスが減少します。
イレギュラーな付与や日数計算 法律で定めた日数を上回る有給休暇を付与する、独自の休暇制度を策定するなどイレギュラーな付与をおこなう企業もあります。有給休暇管理システムでは、オリジナルの休暇を自由に作成・対応が可能です。
取得の催促連絡 有給休暇を年5日取得できていない従業員に対して、取得を促進する自動アラート機能を使用できます。管理者も有給休暇未取得者を確認できるため、漏れを防ぎ、法令を遵守できます。
管理簿の作成・保存 企業の義務である年次有給休暇管理簿の作成・保存もシステム上でおこなえます。大規模な企業では、膨大な事務作業の時間を削減できます。

企業の義務である年次有給休暇管理簿の作成・保存から、有給休暇取得状況の管理など、人事・労務担当者にとって煩雑な作業を簡単に、確実に実施できます。

「オフィスステーション 有休管理」の主な機能
  • 有休一覧表示
  • 雇用区分設定
  • 有休一括付与
  • 有休自動付与
  • 勤続年数計算
  • 有休取得状況確認
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有給休暇管理システムの導入手順

有給休暇管理システムの導入手順や必要な準備は下記の通りです。

有給休暇管理システムの導入方法
  • システムの選定~導入
  • 他ソフトとの連携
  • 従業員へのフォロー
  • 有給休暇取得状況の確認~対応
  • 有給休暇の申請処理

それでは、解説します。

クラウドシステムの選定や導入

有給休暇管理システム(クラウド型システム)の選定と導入を検討します。

システム導入には費用がかかるため、予算や必要な機能と照らし合わせて最適なシステムを選定します。

クラウド型システムは導入費用も節約でき、従業員のタブレットやスマートフォンから手軽に有給休暇確認や申請をおこなえます。

労務管理システムや給与計算ソフト等との連携

クラウド型システムの導入が完了したら、自社で使用している労務管理ソフトや給与計算ソフトとの連携をおこないます。

労務管理システムや給与計算ソフトなど他のシステムと連携することで、有給休暇管理に必要な人事・労務情報が自動反映され、個別のデータ入力の手間がなくスムーズに電子化の対応を進めることができます。

従業員へのフォロー

有給休暇管理システムを導入した後は、従業員向けにシステム利用方法の説明と、そのフォローをおこないましょう。

有給休暇取得が義務であること、有給休暇の管理が重要であることを伝えるために説明会の開催や文書での通知、マニュアルの配付、問い合わせ窓口の設置など体制を整備しておきましょう。

有給休暇(有休)取得状況の確認および個別連絡

従業員へのフォローと併せて、有給休暇の取得状況を確認し、必要に応じて個別連絡をおこないます。

有給休暇管理システムを導入すると、管理者と従業員本人が残日数などをいつでも確認可能です。

従業員ごとの有給休暇の付与日や申請状況、取得日数、残日数などが全て自動計算される仕組みや、一覧で確認できる機能が搭載されているシステムを選びましょう。

多くのクラウド型システムは、取得日数が不足している従業員宛に取得督促メールを自動で送付するなど、法改正に対応した有給休暇管理機能も備えています。

人事・労務担当者が本来対応しなければならない業務にも自動対応しているため、業務効率化が期待できます。

有給休暇(有休)の申請処理

従業員に有給休暇管理システムのマイページから有給休暇の申請をおこなってもらい、承認者(直属の上司など)がシステム上で承認するだけで処理が完了します。

有給休暇の申請内容が自動で登録されるため、従来発生していた紙やメールからの転記や、手作業での登録作業は不要となります。

法改正にも完全自動対応できる有給休暇管理システム

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有給休暇(有休)管理の電子化・ペーパーレス化で解決できる課題

有給休暇管理システムを導入し、電子化・ペーパーレス化を推進することで、企業が解決できる課題は多くあります。有給休暇管理に伴うコストをカットし、有給休暇の取得忘れや管理における人的ミスを回避できます。

有給休暇管理簿等の作成・保存・管理コスト

企業には従業員の有給休暇の取得状況などを管理する年次有給休暇管理簿の作成・管理が義務となっています。

大規模な会社では作成に時間がかかる、保管場所が確保できない、管理しきれないなどの課題があります。

有給休暇管理システムの導入は、義務化されている有給休暇管理簿等の有給休暇管理に必要な帳票の作成・保存・管理コストを大幅に削減できます。

有給休暇管理簿等を紙で保管する法的義務はなく、電子媒体による保存が可能です。

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有給休暇(有休)の取得忘れ

有給休暇管理システムの導入は、従業員の有給休暇の取得忘れを防止できます。

従業員自身が有休取得状況をすぐに確認でき、自動でアラートを送ることで、有給休暇の取得を促すことができます。

有給休暇の取得率は職場の働きやすさにも繋がっており、取得率の向上は労働環境の改善や業務効率アップにも効果的です。

有給休暇(有休)の取得率を算出する方法は? 計算式や取得率向上の付与方法まとめ
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取得状況の管理や申請における人的ミス

有給休暇管理システムの導入は、取得状況の管理や申請における人的ミスを削減できます。

有給休暇を日数単位、あるいは時間単位で従業員ごとに管理できるため、全ての従業員の有給休暇取得状況が一元管理できます。

また、従業員からの申請や管理者サイドの申請処理もシステム上で手軽におこなえます。

その結果、有給休暇管理に関する人事・労務担当者の業務量の削減、業務ミスや有給休暇管理リスクの低減が期待できます。

有給休暇管理システムによっては、企業ごとに個別の休暇設定も可能です。
休日出勤や代休など休暇全般の一元管理ができるため、着実な対応と業務効率化が可能となります。

有給休暇管理システムの導入:まとめ

有給休暇管理は、紙面での管理ではなく、電子化・ペーパーレス化をおすすめします。

クラウド型システムの導入は、人事・労務担当者の業務を大幅に削減できます。

有給休暇管理システム導入のメリット
  • 取得状況管理や有給休暇管理簿の作成業務の効率化が可能
  • 書類の保存や管理コストやリスク削減に繋がる
  • わかりにくい法改正にも自動対応できる
  • 従業員の有給休暇申請もラクに、スムーズにおこなえる

「オフィスステーション 有休管理」を使えば、有給休暇の管理をより簡単に、確実に実施できます
従業員ごとに有給休暇の付与日、申請状況、取得日数、残日数などすべて自動計算されます。

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