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有給休暇(有休)付与に必要な計算とは? 出勤率や継続勤務年数の算出方法を解説

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有給休暇(有休)付与に必要な計算とは? 出勤率や継続勤務年数の算出方法を解説

企業の人事・労務担当者は、有給休暇の付与日数の計算に必要な出勤率や継続勤務年数の算出方法を、正しく理解する必要があります。

この記事でわかること
  • 有給休暇の付与日数計算に必要な項目の確認と計算方法
  • 出勤率の算定の基礎となる「全労働日」と「出勤日」の範囲や定義
  • 継続勤務年数に含まれるかどうかの判断方法
  • 有給休暇の付与に必要な計算をおこなう方法

有給休暇の計算に関しては、以下のポイントを意識すると理解が深まります。

この記事で意識しておきたいポイント
  • 有給休暇の付与日数の計算には出勤率や継続勤務年数の確認が必要
  • 有給休暇は労働者ごとに付与日の算出をしなければならない
  • 有給休暇の計算に伴うトラブルを理解し、対処しておく必要がある
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有給休暇(有休)の付与日数算出に必要な準備

有給休暇は、次の要件を満たす労働者全員に適切に付与しなければなりません。

有給休暇の付与要件
  • 雇い入れ日から継続勤務年数が6カ月経過している
  • 所定労働日数の8割以上の出勤率である

上記要件を満たす労働者に、正しい有給休暇日数を付与しなかった場合、労働基準法違反となり、厳しい罰則が科されます。
有給休暇の付与日数を算出するためには、以下の準備が必要です。

有給休暇の付与日数算出に必要な準備
  • 継続勤務年数の確認
  • 所定労働日数の8割以上出勤しているかの確認(出勤率の計算)

有給休暇の付与日数を算出するためには、出勤率と継続勤務年数を労働者ごとに確認しなければなりません。

出勤率の計算方法

出勤率の計算方法

有給休暇の付与条件のひとつである出勤率の計算方法は、以下のとおりです。

出勤率の計算方法
  • 出勤率=出勤日数÷全労働日

『全労働日』の範囲・定義

全労働日とは、有給休暇の算定の基礎となる日数で、就業規則その他によって定められた所定休日を除いた日です。

全労働日に含まれない日もあるので、注意しましょう。

全労働日に含まれない日
  • 不可抗力による休業日
  • 使用者側に起因する経営、管理上の障害による休業日
  • 正当な同盟罷業、その他正当な争議行為により労務の提供が全くなされなかった日

【参考】年次有給休暇算定の基礎となる全労働日の取扱いについて│厚生労働省

会社都合の休業日は、原則として全労働日から外さなければなりません。

『出勤日』の範囲・定義

出勤日とは、出勤率の算定期間である全労働日のうち、実際に出勤した日を指します。

全労働日のうち出勤したものとみなされる日
  • 有給休暇取得日
  • 業務上の傷病で休んだ日
  • 法令に基づいた休業期間

有給休暇や業務上の傷病や法令に基づいた休業期間などは、出勤したものとみなされます。

継続勤務年数の確認方法

継続勤務年数の確認方法

有給休暇の付与日数の算出をおこなうためには、継続勤務年数の確認も必要です。
有給休暇は、雇い入れの日から継続勤務年数が0.5年(6カ月)を超えた労働者に対して付与し、その後1年を経過するごとに、各労働者の継続勤務年数に応じた日数を与えなければなりません。

短期雇用契約の契約が更新した場合

短期雇用契約を更新した場合、更新前後で継続勤続年数がリセットされることはなく、合計の勤務期間が継続勤務年数に含まれます。

それぞれの労働契約期間の始期と終期との間に短期間の間隔を置いたとしても、それだけで継続勤務が中断することにはなりません。

【参考】有期契約労働者の雇用管理の改善に関するガイドライン 更新期間についての配慮(⑤年次有給休暇について)│厚生労働省

契約更新を繰り返す短期雇用契約の場合、継続勤務していたものと判断されます。

雇用形態に変更があった場合や再雇用契約をおこなった場合

パートタイム労働者が正社員になったなど、雇用形態に変更があった場合や、定年退職した労働者を再雇用契約した場合、継続勤務年数は最初に雇い入れた日から通算して計算します。

また、既に付与されている有給休暇日数も、そのまま引き継がれます。

【参考】しっかりマスター労働基準法 有給休暇編│厚生労働省

雇用形態の変更や再雇用契約をした場合、継続勤務年数は通算されます。

休業中または休職中の期間がある場合

労働災害による休職期間や育児介護休業法に定められた育児・介護休業期間は、出勤したものとみなされるため、継続勤務年数に含まれます。

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有給休暇(有休)の付与に必要な計算の手段

有給休暇(有休)の付与に必要な計算の手段

有給休暇の付与に必要な出勤率や継続勤務年数の計算には、下記の手段が考えられます。

有給休暇の計算手段
  • 書類を用いる方法
  • エクセルを用いる方法
  • システムやクラウドソフトを用いる方法

紙・書類での管理および算出

書類で管理をおこなう方法は、労働者数の少ない中小企業などが採用しています。

労働者が有給休暇を取得する際に提出する休暇届や、労働者ごとに作成した出勤簿をもとに、紙ベースで有給休暇の管理・計算をおこないます。

この管理方法は、紙の紛失の恐れや印刷・管理コストの発生、手作業による担当者の人的ミスや負担増加といったデメリットがあります。

エクセルでの管理および算出

数式や関数を利用したエクセルでの管理は、自社用に自由にカスタマイズできるため、採用している企業も少なくありません。

エクセルの出勤簿データを労働者に配付し、労働者自身が有給休暇取得の記録をおこない、月末に提出します。
その後、提出されたデータの内容を労務担当者がチェックし、出勤率や継続勤務年数の計算をエクセル上でおこないます。

エクセルでの管理は、書面を使わないためコストカットが可能となりますが、数式や関数の不備や有給休暇の申告ミスが発生する恐れがあり、原因究明や修正の手間がかかります。

クラウド管理システムの管理および算出

紙やエクセルのほかに、クラウド管理システムを導入して有給休暇を管理する方法があります。

労働者が入力した有給休暇の取得状況を、システム上で確認します。

リアルタイムでデータが反映されるため、入力ミスや記載漏れがあったとしても、すぐに対応できます。

出勤率や継続勤務年数によって従業員ごとに異なる付与日や申請状況、取得日数、残日数などを全て自動計算できるため、担当者の負担が大幅に軽減されます。

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有給休暇の計算に伴うトラブルと対処法

有給休暇の計算では、以下のトラブルが想定されます。

有給休暇の計算で想定されるトラブル
  • 労働者ごとの有給休暇の計算が負担となり担当者の残業時間が増加
  • 有給休暇付与の計算ミスや付与・取得等の不備で労働基準法違反の可能性がある
有給休暇の計算によるトラブルの対処法
  • 労働者に有給休暇の取得申告を適性におこなうよう徹底指導する
  • 有給休暇付与日数の計算ミスがないようにチェック体制を見直す
  • 有給休暇管理ソフトを導入し、付与や管理を自動化・効率化する
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有給休暇(有休)の出勤率と継続勤務年数:まとめ

有給休暇の計算は、労働者ごとに個別に対応する必要があり、人事・労務担当者の負担が大きくなることが予想されます。

有給休暇の計算の内容
  • 有給休暇の付与日数の算出には出勤率と継続勤務年数の確認が必要
  • 有給休暇の管理はクラウド管理システムを利用すると担当者の負担が軽減される
  • 有給休暇の計算ミスで正しい日数を付与しないと法令違反となる恐れがある

有給休暇の計算が正しくおこなわれないと、労働基準法違反の罰則が科され、また企業イメージや従業員のモチベーションが低下する恐れがあります。

「オフィスステーション 有休管理」を活用すれば、有給休暇の計算が簡素化でき、煩雑な管理・付与をミスなく実行できます。
労働者ごとに有給休暇の付与日数がすべて自動計算され、担当者の負担が軽減できます。

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