年末調整の電子化を税務署へ申請する
・企業設定をおこなう
・他社給与ソフトとの連携を設定する
・利用者を登録する
・給与支払者情報を登録する
・年末調整システムを設定する
・年末調整の初期データを作成する
・マイページを発行する
・年末調整を従業員へ通知する
・従業員の申告内容を確認する
・申告書や確認用ファイルを出力する
・従業員情報や操作履歴の詳細を確認する
・従業員への源泉徴収票の公開操作手順
年末調整の各種申告書を電子データで回収するための申請方法をご説明します。
※申請書類の正式名称:「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」
国税庁のホームページから申請書をダウンロードします。
国税庁ホームページ「源泉徴収に関する申請書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請」
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/6089_01.htm
オフィスステーションの「年末調整の電子化申請」のページにも国税庁のサイトへのリンクを掲載しています。
申請書をダウンロードし、印刷のうえ必要事項を記入して税務署へ提出してください。
1.「電磁的方法の種類」の1に○をしてください。
2.「電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするための措置の内容」の2に○をしてください。
3.「その他参考事項」に従業員のIDの形式を記入します。形式はStep4 従業員用アカウント発行で決定します。
<ID形式ごとの記入例>
自動生成「ID : ランダム10桁の英数字」
メールアドレス「ID : メールアドレス」
従業員番号「ID : 従業員番号」
任意の文字列+従業員番号「ID : 任意の文字列と従業員番号を組み合わせた英数字」
自動生成+メールアドレス「ID : ランダム10桁の英数字+メールアドレス」
所轄の税務署へ提出してください。
二部作成して提出すると、一部は控えとして返却されます。控えは大切に保管してください。郵送等で送付する場合は、返信用封筒を同封すると控えが返送されます。
申請書を提出した月の翌月末日までに税務署長から承認又は承認しないことの決定の通知がなければ、この申請書を提出した月の翌月末日に承認があったものとされます。
これまでにオフィスステーションを利用したことがない企業が、はじめて「オフィスステーション 年末調整」利用する場合の企業設定についてご説明します。
年末調整機能のみを利用する場合は「社会保険」「労働保険」の登録は必要ありません。
(「社会保険」「労働保険」は「オフィスステーション 労務」を利用するときに使用する項目です。)
オフィスステーションからのお知らせ情報が担当者のメールアドレスに配信されるので、オフィスステーションにログインしなくても確認できるようになります。
年末調整の機能リリース情報をはじめ、重要なお知らせを配信することがありますので「受け取る」に設定することをお勧めします。
追加した従業員のID・パスワードの生成形式は、従業員マイページの発行画面の選択肢に表示されます。
※ここで設定しないでも、従業員マイページの発行時に設定することができます。
追加するには「追加する」ボタンをクリックしてください。
各項目の詳細説明は、画面の「?」マークにカーソルをあわせると表示されます。
※追加作業後に[内容を確認する]→[保存]をクリックしないと保存されませんのでご注意ください。
まだ保存されていません。
保存せずに画面を移動すると保存されませんのでご注意ください。
連携するシステムごとに操作方法が異なります。
ヘルプセンターの検索バーにシステム名を入力して検索し、操作方法をご確認ください。
利用者とは、年末調整の管理用画面を閲覧・編集できる権限のあるユーザーのことです。
※部署管理機能を利用すると、閲覧・編集できる対象者の範囲を限定することができます。部署管理機能については、関連マニュアルをご確認ください。
2019年の年末調整用に、給与支払者情報の編集・登録・管理をおこないます。
給与支払者情報は、事業所単位で登録できます。
編集画面に移動します。
※「給与支払者情報を取り込む」をクリックすると、事前に従業員マイページで作成した給与支払者情報を取り込めます。
[企業/他事業所のデータをセット]を選択すると、企業情報に登録した企業情報が転記され便利です。
事業所を追加すると、事業所ごとに給与支払者情報を登録できるようになります。
従業員から回収する情報の設定をおこないます。
従業員マイページの年末調整の提出画面(最終ページ)に、「コメント」欄が表示されます。
従業員は「コメント」を入力して提出することが可能となります。
「する」を選択すると、本人または扶養親族の障害者控除の対象になる場合に、従業員マイページの年末調整の提出画面(最終ページ)の画像アップロード画面の「提出が必要な書類」に「障害者手帳のコピー」が表示されます。
※障害者手帳のコピーは、税法上の改修が必須の書類ではないため、回収を「する」「しない」を選択できるようにしています。
STEP4の「提出が必要な書類」に「学生証のコピー」を表示する対象者について、「必須のみ」を選択すると税法上で回収が必要な従業員(※)に限定され、「学生は全員」を選択すると「勤労学生控除」の質問で「学生である」と回答したすべての従業員が対象となります。
※回収が必須な従業員とは、学校の種類欄で「職業訓練学校」「各種専修専修学校」を選択した従業員です。
従業員マイページの回答欄に初期値として表示する「年末調整の初期データ」を作成します。
従業員台帳に登録した情報をもとに、初期データが作成されます。
※PCA給与と連携する場合は、「詳細設定」をクリックし、項目ごとにプルダウンから「PCA給与」を選択してください。引き継がれる情報の詳細は「?」マークをクリックして確認してください。
選択後に「年末調整の初期データ作成」をクリックすると、初期データが作成されます。
引継元データのどの項目が引き継がれるかの詳細は、「?」マークをクリックして確認してください。
「本人情報」「扶養情報」「保険情報」「住宅ローン情報」「前職源泉情報」の5種類から登録したい情報のテンプレートを選択し、「出力ボタン」をクリックします。
<テンプレート使用上の注意>
①テンプレートファイルをアップロードするには従業員番号が必要です。テンプレートをダウンロードする前に従業員台帳にて登録をお願いします。
②テンプレートはそのままお使いください。(書式、列などの変更を行うと使用できなくなります。)
③テンプレートに関数は使用しないでください。
④「入力規則」シートは、各シートを入力する際のルールを記載したシートです。入力時の参考としてご覧ください。
⑤団体保険は、[保険明細]に追加してください。
⑥削除する場合は、「削除」の列 (各シートC列) に 「削除」 と入力してください。
⑦「削除」の列 (各シートC列)が更新不可となっているデータについては、既にタスクが発行済みのため、編集ができません。
⑧タスクの削除を行うと、再度更新が可能になります。
⑨「年末調整を従業員へ通知」画面にてタスク発行済みの従業員については、年末調整の初期データの編集・削除はできません。
⑩アップロード可能ファイル:Excel(xlsx)ファイル、CSVファイル、zipファイル(CSVをzip圧縮)
⑪一度に取り込める上限は 、Excelファイルは5,000件、CSVファイルが12MBを超える場合はExcelファイルをCSV形式で保存し、CSVファイルをZip形式に圧縮してアップロードします。
CSVファイルが12MBを超える場合はExcelファイルをCSV形式で保存し、CSVファイルをZip形式に圧縮してアップロードします。
テンプレートファイルがアップロードされます。
読み込みには時間がかかります。
読み込みには時間がかかります。
画面を更新しても状態が完了にならない場合は、もうしばらく時間をおいてから画面を更新してください。
※画面を更新しないと自動的には完了に切り替わりません。
再度、初期データの作成からやり直してください。
従業員マイページを発行や管理をおこないます。
・紙(QR)発行
・メール再通知
・ログインID再発行
・パスワード再発行
・マイページ削除
・マイページリストの出力
①従業員番号または氏名(漢字)を入力します。
②[検索]ボタンをクリックすると対象者の候補が表示されます。
③[絞り込み検索]をクリックすると、社員区分、所属事業所、所属部署、在職条件、メール登録の有無、台帳種別、マイページ発行(発行済・未発行)、初回ログイン(済・未)などの条件で絞り込むことができます。
④[検索条件を全て解除]をクリックすると検索条件が全て解除されます。
ID・パスワードの生成形式名を選択し「はい」をクリックしてください。
(ID・パスワードの生成形式は、メインページ>「マスタ管理」>「企業設定」から追加・編集ができます。)
従業員マイページを発行し、同時にログイン情報のお知らせメールが配信されます。
※メールアドレスの登録がない対象者へはメールは配信されません。
※すでにマイページを発行済みの対象者には発行されません。
マイページのログイン画面URL、QRコード、ログインID、パスワードを従業員へ案内するためのお知らせ文章をPDFで出力します。「お知らせコメント」欄に入力した文字は資料の最下段に表示されます。
※50名ごとにPDFファイルで出力されます。
※一度に出力できるお知らせの上限は1000名分です。
※マイページ発行を行っていない従業員の分は作成されません。
※既にログイン済みの従業員はパスワードが表示されません。
マイページ発行時のお知らせメールを再配信します。
※メールアドレスが登録されていない場合は通知されません。
マイページへログインする際に用いるログインIDを変更します。
選択したログインIDの生成方法でログインIDを再発行します。
※メールアドレス登録済みの対象者には自動でメール通知されます。
[生成形式を変更する]をクリックすると「企業設定入力」画面の該当項目に移動します。
マイページへログインする際に用いるパスワードを変更します。
選択したパスワードの生成方法でパスワードを再発行します。
※メールアドレス登録済みの対象者には自動でメール通知されます。
[生成形式を変更する]をクリックすると「企業設定入力」画面の該当項目に移動します。
これにより、対象の従業員はマイページへログインすることができなくなります。
※既にログイン済みの従業員はパスワードが表示されません。
※マイページが未発行の従業員はリストに出力されません。
従業員がパスワードを3回以上間違えるとロックがかかり、24時間ログインできなくなります。ロックがかかると、対象者の「認証ロック」欄に「解除」ボタンが表示されます。
「年末調整2020」のタスクを従業員マイページに追加や削除する方法を説明します。
従業員番号、または氏名を入力し[検索]をクリックします。
[絞り込み検索]をクリックすると、各種条件を指定して検索することができます。
[対象者選択]をクリックすると、表示されている従業員の全てにチェックをつける、またははずすことができます。
収集方法と事業所を選択し「はい」をクリックします。
・メッセージ欄に入力した文字は、案内メールの文中に表示されます。提出納期の案内などにご使用ください。
・収集方法欄で「紙で収集」を選択すると、タスクは発行されませんが、書類回収有無の登録や年末調整情報の入力ができるようになります。
※マイページを作成していない従業員へは[収集方法:紙で収集]のみ追加できます。
従業員マイページから年末調整のタスクを削除します。
<注意>従業員が入力した年末調整情報は消去されますのでご注意ください。
未提出者への提出依頼をする場合などに活用していただけます。
利用例)提出の催促する場合・・・
[絞り込み検索]で進捗状況を[未収集]を選択して対象者を絞り込む→メッセージに督促文と提出期限を入力する→メール通知を送信する
給与支払者は、申告書をPDFファイルに出力するときに給与支払者欄に表示されます。
証明書類など書類での提出が必要な場合の添付台紙をPDFで出力します。
管理者側であらかじめ用意して配布する場合などにご使用ください。
従業員マイページの年末調整の提出画面からもダウンロードできます。提出画面からダウンロードする場合は、提出が必要ない書類は文字が薄く(グレー)表示され、提出する書類がわかるようになっています。管理者側で出力する場合は、必要ない書類の文字はグレーになりません。
「ガイド」に表示された「従業員の申告データの確認」をクリックしても画面を開けます。
「絞り込み検索」をクリックすると、各種条件を絞って検索することができます。
<内容確認時の絞り込み機能利用シーン例>
・昨日提出したい人だけを検査したい
・住宅ローンがある人だけを検査したい
・添付書類のある人だけを検査したい
・初期データを修正した人だけ絞り込みたい
<ポイント!>
従業員がコメントを入力した場合は、「コンタクト履歴」ボタンが表示されますので、このタイミングで確認してください。
(なお、「コンタクト履歴」ボタンは管理者が差し戻しのコメントを登録した場合も表示されます。)
進捗を「収集済」のまま変更せずに内容を確認したいときは、「いいえ」をクリックします。
進捗を「確認中」に変更すると、従業員側の質問ページはロックされ、自分の回答内容を変更できなくなります。
申告書名をクリックすると、該当の確認画面に移動します。
初期データを従業員が変更して提出した場合、「変更あり」欄に「!変更あり」と表示されます。
「従業員本人の承諾が必要です」の注意喚起が表示されます。編集するには「編集」をクリックします。
台帳に反映したくない項目は、各項目の右下にある「反映取り消し」をクリックすると取り消すことができます。
(「反映を取り消し」のボタンの画像は次のSTEPを参照してください)
「反映取り消し」をクリックすると、ボタンが「反映」に変わります。「反映」をクリックすると「反映する」に変更します。いずれかを選択してください。
更新すると、元に戻せませんのでご注意ください。
・画像の位置はマウスでクリックしたまま動かすと移動できます。
・ウインドウ右側の「+」「-」などのボタンをクリックすると、拡大、縮小、回転します。
「拡大」をクリックすると、ウインドウが大きくなります。
例えば、「年金」を「一般」に変更する場合、「個人年金保険」を削除し、「生命保険」を追加します。管理者用の画面では画像を追加することができません。「個人年金保険」に紐づいていた画像は、「申告書と紐づきがなくなった画像」として原本確認欄の下に表示されます。
資料の回収状況を管理するための機能です。
「更新しました」と表示され、進捗が登録されます。
・「申告内容確認」と「必要書類確認」の2種類にわけて進捗を登録できます。
・「確認中」は確認作業の途中であることを登録したいときなどにご利用ください。
ここで入力したコメントは、差戻しメールを作成時のコメント欄に表示されます。コメントを加工してからメールを送信することができます。
チェックした人の履歴が残ります。チェックした日時と担当者名が登録されます。チェック項目の名称をクリックすると、履歴が表示されます。
「コンタクト履歴」は、従業員がコメント欄にコメントを追加した場合にも登録されます。
進捗が「確認済」に変更されます。これで対象者の確認作業は終了です。
<注意>
「申告内容確認」「必要書類確認」欄の「未確認」や「不備あり」の進捗は、強制的に「確認済」に変更されます。「不備コメント」も消えます。
一度変更してしまうと、「申告内容確認」「必要書類確認」の進捗はもとに戻せませんのでご注意ください。
以下のファイルを出力することができます。
・年末調整の各種申告書(PDF)
・年末調整の個人進捗(CSV)
・初期データからの変更情報(CSV)
・今年扶養と来年扶養の変更情報(CSV)
「ガイド」に表示された「従業員の申告データの確認」をクリックしても画面を開けます。
すでに画面が開いているときには「確認用ファイル出力」をクリックすると説明や出力ボタンの欄は非表示になります。
選択欄にチェックを入れた対象者の申告書ファイルを作成します。
*実行処理を行うため、処理件数によってお時間を要する場合があります。
*ご利用環境にもよりますが、1度に出力できる件数は1,000件までとなります。また、1,000件の出力には1時間ほどの時間が必要となります。
*一部解凍ソフトでファイルを解凍すると、ファイル名が壊れる場合があります。ファイル名が壊れる場合は、別の解凍ソフトをお試しください。
個人別の進捗情報をCSVファイルに出力します。
対象者の選択欄にチェックをつけたかどうかに関わらず、検索結果として表示されている全ての従業員の情報を出力します。
不足書類情報をCSVファイルに出力します。
対象者の選択欄にチェックをつけたかどうかに関わらず、検索結果として表示されている全ての従業員の情報を出力します。
初期データの年末調整データと従業員が回答した年末調整申告データの変更情報をCSVファイルに出力します。「本人情報」「扶養情報」「保険明細」「前職源泉」の4種類の中から選択して出力します。
対象者の選択欄にチェックをつけたかどうかに関わらず、検索結果として表示されている全ての従業員の情報を出力します。
今年扶養の年末調整データと来年扶養の年末調整データの変更情報をCSVファイルに出力します。
対象者の選択欄にチェックをつけたかどうかに関わらず、検索結果として表示されている全ての従業員の情報を出力します。
「ガイド」に表示された「従業員の申告データの確認」をクリックしても画面を開けます。
従業員情報や設定状況が表示されます。
[年末調整]>[年末調整ガイド]>[10 従業員への源泉徴収票の公開]からも同じ画面を開くことができます。
[対象者選択]より、対象者を一括で選択することもできます。
オフィスステーションで収集した年末調整の情報を源泉徴収票へ一部反映することができます。
[源泉徴収情報一括作成について]をクリックすると反映可能な項目が確認できます。
オフィスステーションのテンプレート(Excelファイル)を使って取り込む場合は、[オフィスステーションから作成]を選択し、[Excelファイルを出力]をクリックします。
出力したExcelファイルに必要な項目を入力して保存し、[ファイルの選択]をクリックしてアップロードします。
[源泉徴収票を一括作成]をおこなっていない場合、オフィスステーションで収集した年末調整の情報はテンプレートに反映されません。
連携するシステム名をクリックしてください。
[?]をクリックすると、源泉徴収票データ取込項目を確認できます。
選択をした従業員の源泉徴収票のPDFを一括で出力することができます。
※1度に出力できる件数は1,000件です。
※1,000件を出力するには、1時間ほどかかります。
[編集]をクリックすると、データの修正ができます。
[PDFプレビュー]もしくは[PDFダウンロード]をクリックすると、閲覧時の表示画面が確認できます。
※[PDFプレビュー]はGooglechromeをご利用の場合のみ表示されます。
[PDFダウンロード]をクリックすると、従業員側で源泉徴収票をダウンロードできます。