プライバシーステートメント

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制定日:2016年2月24日
改定日:2019年2月22日

1.個人情報の収集方法とその目的について

当ウェブサイト(オフィスステーション)は、企業における人事・総務手続きについて、企業の人事担当様や社会保険労務士・税理士等士業様(以下、士業様)が、必要な個人情報を収集・管理するサイトを目的として構築されています。このサイトは、企業の人事担当様のご利用や士業様が顧問先の人事担当と連携してご利用いただくことにより、安全な情報管理環境の運用につながります。

2.収集する個人情報について

会社名/屋号、代表者氏名、担当者氏名、担当者メールアドレス、社会保険労務士登録番号、税理士登録番号、事業所住所、電話番号、FAX番号など。

これら情報は、以下の目的の範囲内で使用します。
・サービス提供及び管理のため
・サービスを案内するため
・サービスの向上に必要な分析を行うため
・お客様からのお問い合わせに対応するため
・システム利用料の請求等の決済サービスをご利用いただくため
・ご紹介者確認のため
・サービスの利用規約に違反する行為への対応及び当該違反行為の防止のため
・紛争、訴訟などへの対応のため

尚、当ウェブサイトから取得した個人情報をオフラインやその他の情報源から得た情報で補足する場合があります。当ウェブサイトで収集した個人情報を収集当初の目的の範囲を超えて利用することはありません。

3.個人情報の保管先・管理について

当ウェブサイトでは、「企業の人事担当様や士業様等のお客様のご契約に関する情報」と、「ご契約されたお客様自身によりシステムで管理される従業員等情報(マイナンバーを含む)」がありますが、従業員等情報に関しては、暗号化された状態で保管場所を提供しているのみになります。これらの情報を当社で利用・閲覧することはありません。
また、当ウェブサイトの管理・運用は、エフアンドエムネット株式会社に委託しております。

4.個人情報の共有について

以下の場合に、外部パートナーと情報の共有をする場合があります。
・システム利用料の請求等の決済サービス代行
・申込情報の入力代行
・ダイレクトメール等の発送代行
・お問い合わせ対応
・販売代理店契約の義務履行のため
・サイト訪問者の解析・アドバイスサービス
・セミナー、イベント等のお申込み受付、それに伴うサービス提供

いずれの場合も、守秘義務を含む契約を締結し、必要な目的の範囲内で必要な情報のみを開示し、サービスの提供を目的とする以外での情報の利用を禁止しております。

5.個人情報の第三者への提供について

当社は次に掲示する事象が発生した場合、個人情報を第三者に開示することがございます。
1. 法令の規定に基づいて司法機関または行政機関から法的義務を伴う命令を受け、当社がかかる要請を履行するために必要な場合。
2. 当社またはお客様の生命、身体、自由、財産、権利および名誉を保護する必要がある場合。

6.ログファイル・クッキーについて

当ウェブサイトでは、ログファイルの収集、クッキーの送信(広告の効果測定を目的とした第三者サーバーからのクッキー送信を含む)、お客様のIPアドレス、アクセス回数、ご利用ブラウザ、OSその他利用端末などの情報を収集しています。クッキーはお客様がご利用のブラウザの設定によって受け入れを拒否することができますが、その場合にはウェブサイトのサービスの一部がご利用いただけなくなる可能性があります。これらの情報は、当ウェブサイトの利用傾向の分析や問題発生時の原因究明を目的に収集しており、個人を特定する目的の利用はしておりません。ただし、当ウェブサイトをご訪問いただいたお客様(弊社サービスにご興味をお持ちいただいた閲覧者様)のログファイル等の情報をもとにした解析・アドバイスサービスを利用しております。その場合、そのサービスにより個人を特定し、弊社から販売促進をさせていただく場合がございます。

7.個人情報に関する本人からの開示、訂正、利用停止等の方法について

当社にご提供頂いた個人情報の確認・訂正などは、以下のメールアドレス宛にご連絡いただくか、オフィスステーションログイン後の「事務所設定・企業設定」で自ら確認することができます。また、お申込みメールアドレスについては、自ら変更することができます。お申し出いただいた方が、ご本人であることを確認したうえで対応いたします。
support@officestation.jp

8.セキュリティ対策について

当社では、セキュリティや個人情報保護に関する社内教育等を定期的に実施し、従業員の個人情報保護への意識の向上、啓発に努めています。また、当社は、収集した個人情報保護のためにあらゆる予防措置を講じ、オンライン・オフラインの両方において保護されます。ファイヤウォール、不正侵入検知、SSLなどの技術を用いて個人情報の取り扱いには細心の注意を図ると共に、業務上必要とされる権限を与えられた者のみがアクセス可能としています。お客様自身による暗号化を使った保護を支援する機能は提供していません。またサーバーは日本国内のデータセンターで運用されています。

9.収集当初の目的と異なった利用に該当する場合について

当社では収集時点のプライバシーステートメントに記載されている利用目的の範囲を超えてお客様の個人情報を利用することはありません。もし、当初の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用することになった際には、事前にお客様の同意を得たうえで行います。

10.リンク先の個人情報の取扱いについて

当ウェブサイトには、いくつかの外部リンクが存在しますが、本プライバシーステートメントの適用範囲は「当社のウェブサイト群」のみとなります。外部のウェブサイト等での個人情報の取扱いについてはリンク先ウェブサイトのプライバシーステートメントをご参照ください。

11.OEMについて

当ウェブサイトの仕組みをOEMで他社に提供しておりますが、当プライバシーステートメントの適用範囲は当社のウェブサイト「オフィスステーション」のみとなります。
※OEM(Original Equipment Manufacturer)とは … 当社システムを他社企業の名義やブランド名で販売されている製品を指します。

12.プライバシーステートメントの変更・更新通知について

当社は、当サービスを定期的に見直し、改善を行います。それに伴い、プライバシーステートメントを変更する場合があります。プライバシーステートメントに重要な変更がある場合には、当ウェブサイト上で告知します。

13.当社の個人情報の取り扱いに関する意見・苦情について

当社の個人情報の取扱に関してのお問合わせ・苦情等は以下の連絡先までご連絡ください。

株式会社エフアンドエム
オフィスステーション サポートデスク
大阪府吹田市江坂町1-23-38 F&Mビル
support@officestation.jp

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