2つの原因が考えられます。

1. 従業員情報がタイムレコーダーに同期されていない

管理画面で登録した従業員情報が、タイムレコーダーに同期されていない可能性があります。
タイムレコーダーにて［設定］＞［データ更新］＞［はい］をクリックし、同期を実行してください。

2. 「他所属従業員の認証登録」が「不可能」になっている

管理画面にログインし、設定の［組織］＞［タイムレコーダー設定］＞ 該当所属の［編集］＞
動作設定カテゴリ ＞他所属従業員の認証登録 を確認してください。
※全権管理者、または「所属 / タイムレコーダー設定」権限が「△閲覧のみ」以上の一般管理者だけが
　可能な操作です。

「不可能」に設定されている場合は、他の所属の従業員は認証登録リストに表示されません。
他所属の従業員の認証登録を許可したい場合は「可能」に変更し、登録してください。
登録後、タイムレコーダーにて［設定］＞［データ更新］＞［はい］をクリックし、同期を実行すると反映されます。