オフィスステーションにて電子申請をおこなった手続きの、公文書の内容を従業員台帳に反映する方法をご説明します。従業員台帳へ反映できる手続き、項目は以下のとおりです。

• 雇用保険 資格取得届
  反映項目：「資格取得年月日」「雇用保険番号」
• 社会保険 資格取得届
  反映項目：「健康保険被保険証番号」

※単記式、連記式に対応しています。
※e-Gov、またはマイナポータルで年金事務所から返ってくる公文書に対応しています。
※電子申請の際に「紙の通知書を希望しますか：する」にチェックを付けた場合は電子通知書が受け取れないため、「公文書台帳自動反映」機能はご利用いただけません。

１．公文書の確認

メインページ［帳票］をクリックします。

［送信一覧］＞［e-Gov］もしくは［マイナポータル］をクリックします。

ここでは、［e-Gov］を選択した場合の画面で操作を説明します。
「e-Gov」と「マイナポータル」の送信一覧画面では一部ボタンや項目は異なりますが、公文書の台帳反映方法は同じです。

送信一覧の情報を絞り込み検索する方法は、下記関連記事をご確認ください。

「公文書」列の［未読〇件］または、［全〇件］をクリックします。

２．公文書台帳自動反映

「確認」ウィンドウが表示されたら、［OK］をクリックします。
［公文書台帳自動反映］をクリックします。
※［公文書台帳自動反映］ボタンは、対象帳票の「公文書 / コメント」画面にのみ表示されます。

「エラーがあります。」と表示されている場合

公文書のフォーマットが変更されたなど、正しく解析できない場合「エラーがあります。」と表示されます。
エラーメッセージを確認し、下記操作をおこなってください。

①［従業員の追加］から従業員を追加
　（「公文書と台帳の情報に差分のある従業員のみ表示」のチェックをはずすと、一覧に表示されます。）

② 公文書の内容を確認

③「公文書に記載されている情報」を編集

「公文書に記載されている情報」を確認し、従業員台帳に反映して問題なければ「選択」列にチェックを付け(①)、［反映］をクリック(②)します。
※エラーが表示されていない場合でも、公文書の内容を正しく解析できているか必ずご確認ください。

画面左上に「〇名の公文書データを反映しました。」と表示されたら、反映は完了です。
「公文書データ反映に一部エラーがあります。」と表示されている場合は、エラー内容を確認し、再度［公文書台帳自動反映］から操作をおこなってください。

エラーについて

「公文書台帳自動反映」画面上部に表示されるエラー

• 公文書データから◯件の氏名が特定できませんでした。「従業員の追加」ボタンで従業員を追加し、公文書を目視確認後、公文書データを入力してください。
  → 公文書データから氏名・誕生日が取得できなかった場合に表示されます。
• 公文書データと合致しない従業員情報が◯件あります。「従業員の追加」ボタンで従業員を追加し、公文書を目視確認後、公文書データを入力してください。
  → 氏名・誕生日が取得できたが、従業員台帳データとマッチできなかった場合に表示されます。

対処方法：本マニュアル「「エラーがあります。」と表示されている場合」をご参照ください。

［反映］クリック後に表示されるエラー

• （従業員名）従業員情報が他の利用者の操作によって更新されました。表示している画面を「キャンセル」して再度「反映」を実行してください。
  → 「公文書台帳自動反映」画面を開いてから「反映」ボタンを押下するまでに、従業員台帳データに変更があった場合に表示されます。
• （従業員名）〇〇のデータが不適合でした。△△の形式で入力し、再度「反映」を実行してください。
  → 下記データ反映時のチェック条件に対応していない場合に表示されます。
  健康保険被保険証番号　：　数値であり、1桁～8桁の間かどうか
  雇用保険番号　　　　　：　「xxxx-xxxxxx-x 」または「xxxx-xxxxxx」となっているかどうか
  資格取得年月日　　　　：　「xxxx/xx/xx」となっているかどうか
• 台帳反映対象の従業員を１人以上選択してください。
  → 「選択」列のチェックボックスに１つ以上チェックがない場合に表示されます。

対処方法：エラーメッセージの内容に従い、必要に応じて内容を編集し、再度［反映］をクリックします。

［反映］クリック後「公文書 / コメント」画面に表示されるエラー

• （従業員名）公文書側に空欄の項目がありました。値を入力してください。
  → 「公文書に記載されてる情報」が空欄の場合に表示されます。
• 健康保険被保険者証番号 は数字 1 ～ 8 桁の範囲である必要があります。
  → 「健康保険被保険者証番号」に数字 1 ～ 8 桁以外の範囲が入力されている場合に表示されます。
• 雇用保険番号 は[1234-123456-1]または[1234-123456]形式で入力してください。
  → 「雇用保険番号」が[1234-123456-1]または[1234-123456]形式以外で入力されている場合に表示されます。
• 資格取得年月日 を正しい日付形式で入力してください。（例 2023年/05/31）
  → 「資格取得年月日」が例のような正しい日付形式以外で入力されている場合に表示されます。

対処方法：再度［公文書台帳自動反映］をクリックし、エラーメッセージの内容に従い「公文書に記載されている情報」を入力してください。入力後、［反映］をクリックします。