誓約書や雇用契約書など、「入社手続き」「雇用契約の更新」「文書の合意」タスク発行時に、従業員の合意を得たい文書をPDFファイルでアップロードする方法をご説明します。

共通操作

［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［文書ファイルアップロード］をクリックします。

オフィスステーション Proをご利用の場合、対象の顧問先をクリックします。

ファイルをアップロード

個別でアップロードする方法と、一括でアップロードをする方法をご説明します。

個別でアップロードする場合

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対象従業員の「追加」列の［追加］をクリックします。

 補足
マイページを発行している従業員のみが一覧に表示されます。
対象の従業員が一覧に表示されていない場合は、マイページの発行をおこなってください。

［ファイル選択］(①)をクリックし、アップロードするPDFファイルを選択します。
「タイトル」(②)を入力し、「合意確認」(③)を選択後、［追加］(④)をクリックします。
※「タイトル」には、選択したPDFファイルのファイル名が反映されます。
　従業員に公開する際に表示する文書名に使用するため、必要に応じて修正してください。

 注意点
「文書ファイル」について
・1ファイルごとに操作をおこなってください。
・4MBまでのPDFファイルがアップロードできます。
・1名の従業員に、15件までPDFファイルをアップロードできます。
・パスワード設定（暗号化）されているPDFファイルはアップロードできません。
・電子署名が付与されているPDFファイルはアップロードできません。
・1名の従業員に対して、すでにアップロード済みのPDFファイルと同じファイル名称では
　アップロードできません。

「合意確認」について
「要」を選択した場合、従業員本人の合意を必要とします。
本画面からアップロードした文書では、身元保証人の合意を得ることはできませんのでご留意ください。

アップロード後の操作

アップロードしたPDFファイルは、従業員に紐づけたファイル一覧の「文書ファイル」欄に表示されます。
「文書ファイル」欄に表示されているPDFファイルに対して、以下の操作が可能です。

No．	項目名	説明
①	タイトル	アップロードしたPDFファイルをプレビュー画面で確認できます。
②	編集	「タイトル」や「合意確認」を編集します。
③	✖（削除）	アップロードしたPDFファイルを削除します。
④	追加	別のPDFファイルをアップロードします。

一括でアップロードする場合

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対象従業員を選択後、設定用ZIPファイルを作成し、PDFファイルを一括でアップロードします。

設定用ZIPファイルのダウンロード

PDFファイルをアップロードする従業員の「選択」列(①)にチェックし、［ファイル一括追加］(②)をクリックします。

［設定用ファイル作成］をクリックします。

「出力状況」欄の［ダウンロード］をクリックし、設定用ZIPファイルをダウンロードします。

ダウンロードしたZIPファイル(①)を選択後、右クリックし、［すべて展開］(➁)をクリックします。
ご利用の解凍ソフトによっては、表記や操作方法が異なる場合もあります。その場合は、解凍ソフトに沿った方法でZIPファイルを展開してください。

設定用ZIPファイルの作成

設定用ZIPファイルの作成方法は、以下の2種類あります。いずれかの方法でおこなってください。

Excelファイルを使用する方法

PDFファイル名をExcelファイルに入力し、従業員とPDFファイルを紐付けます。

ファイル名を使用する方法

PDFファイル名に従業員番号と氏名を付けて、従業員とPDFファイルを紐付けます。

Excelファイルを使用する方法

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「文書ファイル設定.xlsx」を開き、該当の従業員の行の「文書ファイル1」～「文書ファイル5」欄を入力し、保存します。

項目名	説明
ファイル	アップロードするPDFファイルのファイル名を入力します。※100文字まで
タイトル	従業員に公開する際に表示する文書名を入力します。※100文字まで
合意	合意が必要な場合は空白、不要の場合は「不要」を選択します。

「文書ファイル_格納用フォルダ」を開き、PDFファイルを格納します。
同じPDFファイルを複数の従業員にアップロードする場合、格納するのは1ファイルで問題ありません。
格納後、「ZIPファイルの作成」へお進みください。

ファイル名を使用する方法

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フォルダ内の「文書ファイル設定.xlsx」を削除します。

「文書ファイル_格納用フォルダ」にPDFファイルを格納し、ファイル名を以下へ変更します。

合意が必要な文書の場合

　「タイトル___従業員番号___姓___名.pdf」
　※ファイル名の中の下線は、半角アンダーバー3個です。 　

合意が不要な文書の場合

　「タイトル___従業員番号___姓___名___合意不要.pdf」
　※ファイル名の中の下線は、半角アンダーバー3個です。 　

 ポイント
格納用のPDFファイル名称例
・従業員番号：10001、氏名：サンプル一郎、合意：要で、「入社誓約書.pdf」を格納する場合
　⇒　　入社誓約書___10001___サンプル___一郎.pdf

ZIPファイルの作成

ZIPファイルを作成します。

ご利用の圧縮ソフトによっては、表記や操作方法が異なる場合もあります。圧縮ソフトに沿った方法でZIPファイルを作成してください。

Excelファイルを使用する場合

「文書ファイル設定.xlsx」と「文書ファイル_格納用フォルダ」(①)を選択し、右クリックで［圧縮先］(②) ＞［ZIPファイル］(③)をクリックします。

ファイル名を使用する場合

「文書ファイル_格納用フォルダ」のみ選択し、右クリックで［圧縮先］(②) ＞［ZIPファイル］(③)をクリックします。

 注意点
ZIPファイルについて
2GBまで、ZIPファイルがアップロードできます。
ZIPファイル内のPDFファイルは、1ファイル4MBまで、ファイル数の上限は20,000件までです。

設定用ZIPファイルのアップロード

「アップロード済ファイルの取扱い」(①)を選択します。
［ファイル選択］(②)をクリックし、作成したZIPファイルを選択します。

［アップロード］をクリックします。

アップロードが正常に完了すると、「アップロード状況」欄の「状況」に「完了」と表示されます。
エラーの場合、「エラーが発生しました。」と表示されますので、赤文字部分をクリックし、エラー原因を解消し再度アップロードを実施してください。

アップロードしたPDFファイルの操作については、本マニュアル内「アップロード後の操作」をご確認ください。

 注意点
アップロードが完了までの目安
5,000件で15分程度、20,000件で50分程度かかります。処理進捗が70％を超えてから画面推移できます。
70％未満に画面を閉じたり移動すると、アップロードが中止されます。
なお、ZIPファイルが大きい場合、処理進捗が70％に達するまでお時間を要する場合があります。

一部のPDF形式はアップロードに対応していません。別の方法でPDFを作成することで、解決する場合があります。

 補足
「合意確認」を「要」と設定した文書ファイルについては、従業員が合意すると、文書ファイル内の右下に署名が入力されます。
文書ファイルのレイアウトについては、「文書ファイルアップロード」画面の「詳細な説明」内「文書ファイルのレイアウトについて」横の［？（はてなマーク）］からご確認ください。