誓約書や雇用契約書など、「入社手続き」「雇用契約の更新」「文書の合意」タスク発行時に、従業員の合意を得たい文書をPDFファイルでアップロードする方法をご説明します。

共通操作

メインページ［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［文書ファイルアップロード］をクリックします。

文書ファイルアップロードをおこなう顧問先を選択します。　※Pro版のみ

個別にファイルをアップロード

個別に文書のPDFファイルをアップロードします。

対象従業員の「追加」列の［追加］をクリックします。

［ファイル選択］(①)をクリックし、アップロードするPDFファイルを選択します。
「タイトル」には、選択したPDFファイルのファイル名が反映されます。従業員に公開する際に表示する文書名に使用します。必要に応じて修正してください。
「合意確認」(②)を選択し、［追加］(③)をクリックします。

「文書ファイル」について
・1ファイルごとに操作をおこなってください。
・4MBまでのPDFファイルがアップロードできます。
・1名の従業員に、15件までPDFファイルをアップロードできます。
・パスワード設定（暗号化）されているPDFファイルはアップロードできません。
・電子署名が付与されているPDFファイルはアップロードできません。
・1名の従業員に対して、すでにアップロード済みのPDFファイルと同じファイル名では
　アップロードできません。

「合意確認」について
「要」を選択した場合、従業員本人の合意を必要とします。
本画面からアップロードした文書では、身元保証人の合意を得ることはできませんのでご留意ください。

アップロード後の操作

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アップロードしたPDFファイルは、従業員に紐づけたファイル一覧の「文書ファイル」欄に表示されます。
「文書ファイル」欄に表示されているPDFファイルに対して、以下の操作が可能です。

①タイトル
　アップロードしたPDFファイルをプレビュー画面で確認できます。
②編集
　「タイトル」や「合意確認」を編集します。
③✖（削除）
　アップロードしたPDFファイルを削除します。
④追加
　別のPDFファイルをアップロードします。

一括でファイルをアップロード

対象従業員を選択後、設定用ZIPファイルを作成し、PDFファイルを一括でアップロードします。

設定用ZIPファイルのダウンロード

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PDFファイルをアップロードする従業員の「選択」列(①)にチェックし、［ファイル一括追加］(②)をクリックします。

［設定用ファイル作成］をクリックします。

「出力状況」欄の［ダウンロード］をクリックし、設定用ZIPファイルをダウンロードします。

ダウンロードしたZIPファイル(①)を選択後、右クリックし、［すべて展開(T)］(➁)をクリックします。
ご利用の解凍ソフトによっては、表記や操作方法が異なる場合もあります。その場合は、解凍ソフトに沿った方法でZIPファイルを展開してください。

設定用ZIPファイルの作成

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設定用ZIPファイルの作成方法は、２種類あります。いずれかの方法を選択してください。

• Excelファイルを使用する方法
  PDFファイル名をExcelファイルに入力し、従業員とPDFファイルを紐付けます。
• ファイル名を使用する方法
  PDFファイル名に従業員番号と氏名を付けて、従業員とPDFファイルを紐付けます。

Excelファイルを使用する方法

「文書ファイル設定.xlsx」を開き、該当の従業員の行の「文書ファイル1」～「文書ファイル5」欄を入力し、保存します。

• ファイル
  アップロードするPDFファイルのファイル名を入力します。
• タイトル
  従業員に公開する際に表示する文書名を入力します。
• 合意
  合意が必要な場合は空白、不要の場合は「不要」を選択します。

「文書ファイル_格納用フォルダ」を開き、PDFファイルを格納します。
同じPDFファイルを複数の従業員にアップロードする場合、格納するのは1ファイルで問題ありません。
格納後、「ZIPファイルの作成」にお進みください。

ファイル名を使用する方法

フォルダ内の「文書ファイル設定.xlsx」を削除します。

「文書ファイル_格納用フォルダ」にPDFファイルを格納し、ファイル名を以下のように変更します。

• 合意が必要な文書の場合　　「タイトル___従業員番号___姓___名.pdf」
• 合意が不要な文書の場合　　「タイトル___従業員番号___姓___名___合意不要.pdf」

　※ファイル名の中の下線は半角アンダーバー3個です。 　

例）従業員番号：0001、氏名：サンプル太郎に合意要で「入社誓約書.pdf」を格納する場合
　　⇒　　入社誓約書___0001___サンプル___太郎.pdf

ZIPファイルの作成

ZIPファイルを作成します。
ご利用の圧縮ソフトによっては、表記や操作方法が異なる場合もあります。その場合は、圧縮ソフトに沿った方法でZIPファイルを作成してください。

「Excelファイルを使用する方法」の場合、「文書ファイル設定.xlsx」と「文書ファイル_格納用フォルダ」(①)を選択し右クリック、［送る(N)］(②) ＞［圧縮(zip形式)フォルダー］(③)をクリックします。

「ファイル名を使用する方法」の場合は、「文書ファイル_格納用フォルダ」のみ選択し右クリック、［送る(N)］(②) ＞［圧縮(zip形式)フォルダー］(③)をクリックします。

ZIPファイルについて
・2GBまでのZIPファイルがアップロードできます。
・ZIPファイル内のPDFファイルは、1ファイル4MBまで、ファイル数の上限が20,000件までです。

設定用ZIPファイルのアップロード

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「アップロード済ファイルの取扱い」(①)を選択します。
［ファイル選択］(②)をクリックし、作成したZIPファイルを選択します。

［アップロード］をクリックします。

アップロードが正常に完了すると、「アップロード状況」欄の「状況」に「完了」と表示されます。
エラーの場合、「エラーが発生しました。」と表示されますので、赤文字部分をクリックし、エラー原因を解消し再度アップロードを実施してください。

アップロードしたPDFファイルの操作については、前述の「アップロード後の操作」をご確認ください。

【補足】文書ファイルのレイアウトについて

「合意確認」を「要」と設定した文書ファイルについては、従業員が合意すると文書ファイル内右下へ署名が入力されます。
文書ファイルのレイアウトについては、「文書ファイルアップロード」画面の「詳細な説明」内「文書ファイルのレイアウトについて」横の［？（はてなマーク）］からご確認ください。