従業員へ年末調整タスクの再通知や、年末調整タスクの提出期限のお知らせをメールで通知する方法について、ご説明します。

メール通知

［年末調整］＞［毎年処理］＞［年末調整を従業員へ通知］をクリックします。

 をクリックすると、詳細が表示されます。

年末調整タスクの再通知や、年末調整タスクの提出期限のお知らせをメール通知する従業員の「選択」列にチェックし、［メール通知］をクリックします。
※「収集方法 (タスク) 」列が「紙で収集」の従業員はメール通知されません。

各項目を設定し、［はい］をクリックします。

「メール設定」の項目名	説明
テンプレート	テンプレートを選択すると、登録している「件名」「本文」が表示されます。 「デフォルト」は、初期設定のテンプレートです。 ［テンプレート管理］から、テンプレートの作成・編集が可能です。 詳細は、本マニュアル内「【補足】テンプレート管理の作成・編集」をご確認ください。
件名	テンプレートに登録されている内容が表示されます。 必要に応じて編集してください。
本文	テンプレートに登録されている内容が表示されます。 必要に応じて編集してください。 ※[—従業員_氏—]等の使用可能変数部分を編集すると、正しく変換されません。

メール通知が完了すると、「進捗状況」欄と「メール通知日時」列が更新されます。

メール通知完了時のメール通知

操作者のメールアドレスが登録されている場合は、メール通知完了時に登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」、メールの件名は「年末調整を従業員へ通知 (タスク追加) メール通知」です。

従業員への通知メール　サンプル

差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」です。

【補足】テンプレート管理の作成・編集

従業員へ通知するメールの本文をテンプレートに登録し、管理します。

「メール通知」ウィンドウにて、［テンプレート管理］をクリックします。

該当する操作のボタンをクリックします。

No.	項目名、ボタン名	説明
①	テンプレート一覧	登録したテンプレートが表示されます。 「デフォルト」は、初期設定のテンプレートです。
②	新規作成	クリックすると、テンプレートを新規で作成します。
③	複製	「テンプレート一覧」で対象のテンプレートを選択し、クリックすると、テンプレートを複製し、新規で作成します。
④	削除	「テンプレート一覧」で対象のテンプレートを選択し、クリックすると、テンプレートを削除します。
⑤	編集	「テンプレート一覧」で対象のテンプレートを選択し、クリックすると、テンプレートを編集します。

［新規作成］、［複製］、［編集］をクリックすると、編集画面が開きます。

各項目を設定し、［保存］をクリックします。

 ポイント
「使用可能変数」について
・使用可能変数とはメール本文に埋め込むことができる変数で、メール送信時、オフィスステーションに
　登録されている情報に変換されます。
　例えば、［従業員氏名］をクリックすると、「[—従業員氏—] [—従業員名—]」が本文に設定されます。
　
　
・[—従業員_氏—]等の使用可能変数部分を編集すると、正しく変換されません。