年末調整

0382|「年末調整を従業員へ通知」方法

従業員の従業員マイページに年末調整タスクを通知する方法について説明します。

1.年末調整を従業員へ通知

メインページ[年末調整]>[毎年処理]>[年末調整を従業員へ通知]をクリックします。
※Proの場合は、[顧問先選択]をクリックします。

ガイドに沿って操作を進めている場合は、ガイド内[年末調整の従業員へ通知(タスク追加)]をクリックします。

年末調整を従業員へ通知する2

【士業】の場合

選択した顧問先は、再度[顧問先選択]をおこなう、もしくは「ログアウト」するまで固定されます。

「年末調整を従業員へ通知(タスク)追加」画面について

2024年度変更点

・絞り込み検索の条件に「タスク(予約)」のタスクの有無、予約日時が追加になりました。
・「予約削除」ボタンが追加になりました。
・一覧に「タスク予約日時」と「タスク削除日時」の項目が追加になりました。
・一覧に「予約詳細」と「タスク履歴」が追加になりました。

「年末調整システム設定」にて、「従業員一覧の初期表示:従業員を全件表示しない」と設定している場合、一覧が表示されません。[絞り込み検索]をクリックし、表示する従業員の条件を設定し検索します。

一覧の「選択」列にチェックをつけた従業員のみを表示する場合、「選択」列の[▼]>[選択した従業員のみを表示]をクリックします。

年末調整を従業員へ通知するー絞り込み検索


従業員へ通知(タスク追加)

年末調整タスクを通知(追加)する従業員の「選択」列にチェックをつけ、[タスク追加]をクリックします。

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注意点

  • 部署を設定している場合、従業員氏名の下には部署名が表示されます。


各項目を設定し、[はい]をクリックします。
※すでに年末調整タスクを通知済みの従業員については、タスクは発行されません。

  • 収集方法
    「オフィスステーションで収集」または「紙で収集」から選択します。
    従業員マイページの無い従業員へは「紙で収集」のみタスク追加できます。

  • 事業所
    給与支払者となる事業所を選択します。プルダウンの選択肢は、[他事業所管理]および[給与支払者情報の登録]の登録情報です。

  • タスク追加予約
    「今すぐ追加する」「予約して追加する」から選択します。
    「予約して追加する」を選択すると、希望の日時にタスク追加ができます。
    ※タスク追加予約は、タスク追加する60分前までにおこなう必要があります。

  • メール通知
    タスク追加時に、従業員へメール通知をおこなうかを選択します。
    ※メールアドレスが登録されていない従業員には通知されません。

  • メール設定 
    従業員へメール通知する際のメールの件名および本文を編集できます。 また[テンプレート管理]から、メールのテンプレート作成ができます。

2024年度変更点

・タスクの追加予約ができるようになりました。
・「メール本文」から「メール設定」に項目の名称が変更になりました。
・メールの件名と本文を編集できるようになりました。
・メールのテンプレートを作成できるようになりました。


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用語集

  • 【収集方法について】


    「紙で収集」
     扶養控除等申告書などを紙媒体で従業員から収集し、進捗管理に利用します。
     紙媒体で従業員から収集した情報は、管理者にてシステムに登録することもできます。

    「オフィスステーションで収集」
     扶養控除等申告書などを、従業員マイページを利用して収集する場合に利用します。

タスクを追加すると「進捗状況」欄が表示されます。
また、完了後は一覧の「事業所」「収集方法(タスク)」「事業所(給与支払者)」「タスク追加日時」「メール通知日時」「進捗状況」に情報が表示されます。
※「メール通知日時」はメールアドレスの登録がある従業員でメール通知をおこなった場合に表示されます。

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タスク追加予約をする場合は、「予約して追加する」を選択し、[予約状況確認・予約する]をクリックします。

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「予約状況」ウィンドウにて、タスク追加の予約日時を選択します。
※「〇」1枠の予約上限件数は、10万件です。

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予約日時をセットすると、「タスク追加予約」に「タスク追加予約日時」が表示されます。
設定内容に問題がなければ、「はい」をクリックします。
※既にタスク追加予約を設定している場合、[予約削除]からタスク追加予約を削除する必要がございます。

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注意点

  • 初期データ作成または、マイページ発行をしていない従業員にタスク追加予約をする場合、予約日時までに初期データ作成および、マイページ発行をおこなう必要があります。
    ※予約日時までにおこなわなかった場合、タスクの追加はされません。


タスク追加予約をすると、一覧の「事業所」「事業所(給与支払者)」「タスク予約日時」に情報が表示されます。

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「予約詳細」をクリックすると、「タスク追加予約確認」ウィンドウにて、タスク予約した内容を確認できます。

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「タスク履歴」をクリックすると、「タスク履歴」ウィンドウにて、「追加日時」「削除日時」「操作者」を確認できます。

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予約した日時にタスクが追加されると、「進捗状況」欄が表示されます。
また、予約時に表示された一覧の「事業所」「事業所(給与支払者)」の他に、「収集方法(タスク)」「タスク追加日時」「メール通知日時」「進捗状況」に情報が表示されます。
※予約日時にタスクが追加されると、一覧から「タスク予約日時」の情報が消えます。

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タスク追加完了時のメール通知

年末調整のタスク追加完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合は、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」、メールの件名は「年末調整を従業員へ通知 (タスク追加) タスク追加」です。

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注意点

  • メールアドレスは、[マスタ管理]>[利用者管理]に登録されているアドレスになります。

以上で、年末調整タスクの従業員への通知は完了です。


通知メール サンプル

下図は、初期値テンプレート「デフォルト」を設定したサンプルになります。

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2.添付台紙出力

証明書類など書類の原本の提出が必要な場合に使用する添付台紙をPDFファイルで出力します。

従業員の「選択」列にチェックをつけ、[添付台紙出力]をクリックします。

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「添付台紙出力」ウィンドウが表示されます。
出力する形式を選択し、[はい]をクリックします。

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出力完了時に操作者のメールアドレスが登録されている場合は、登録メールアドレス宛に完了通知メールが送信されます。
差出元のメールアドレスは「no-reply@officestation.jp」、メールの件名は「年末調整を従業員へ通知 (タスク追加) 添付台紙出力」です。

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出力完了後、「出力状況」欄の[ダウンロード]をクリックすると、出力したファイルをPCに保存します。
出力したファイルを削除する場合、「削除」列にある[✖]をクリックします。

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必要書類添付台紙 サンプル

下図は、出力する形式に「自動(表紙含む)」を選択して出力したサンプルになります。

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注意点

  • 「年末調整を従業員へ通知(タスク追加)」画面から出力した添付台紙の表紙には、すべての書類名称が記載されます。

★年末調整始め方ガイド

年末調整始め方ガイドからご覧いただいている場合は、次の操作へお進みください。

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