士業のみ

1845|「個人番号」データ移行方法

対象製品
オフィスステーション Pro

個人番号をオフィスステーション内でデータ移行する方法について、ご説明します。

データ移行がおこなわれる例としては、次のような場合が考えられます。
(1) 自事務所内の顧問先Aから、顧問先Bに情報を移行する場合
(2) オフィスステーションを利用中の企業から委託された場合や、他の社労士事務所から顧問先を移行する場合

本マニュアルでは、例の(1)を参考にご説明します。

データ移行元の操作

個人番号のCSV出力


[個人番号]>[出力・一括追加・一括削除]をクリックします。

A00001_1845_1


データ移行元の顧問先をクリックします。

P01763_1845_2


[従業員]をクリックします。

D01064_1845_3


[個人番号出力]をクリックします。
※一覧に表示されている従業員のうち、オフィスステーションで個人番号を保管しているデータを出力します。

出力対象を選択する場合は、対象従業員の「選択」列をチェック後に、[個人番号出力]をクリックします。

D01069_1845_4

ポイント
「従業員選択 (個人番号)」画面では、退職年月日が登録されている従業員も一覧に表示されます。


各項目を設定し、[はい]をクリックします。

D01074_1845_5
No. 項目名 説明
利用目的 個人番号を出力する目的を入力します。必須項目ではないので、省略できます。
省略すると「個人番号操作履歴」の目的には「【個人番号一括取得】」と登録します。
基準日 基準日を入力すると、退職年月日が基準日以前の退職者の情報は出力しません。
扶養家族の出力 扶養家族を出力しない場合、「扶養家族は出力しない」にチェックします。
パスワード
パスワード(確認)
出力したファイルを開く際に、必要となるパスワードを設定します。


データ移行先の操作

注意点
データ移行先の顧問先情報を[マスタ管理]>[士業用顧問先管理]に事前に登録し、併せて従業員情報のデータ移行を完了させておく必要があります。


個人番号のExcel編集


[個人番号]>[出力・一括追加・一括削除]をクリックします。

A00001_1845_6


データ移行先の顧問先をクリックします。

P01763_1845_7


[従業員]をクリックします。

D01064_1845_8


[一括追加]をクリックします。

D01069_1845_9


「未登録従業員情報を記載」「退職者を記載」()を必要に応じてチェックし、[テンプレートをダウンロード]()をクリックします。

D01073_1845_10

ポイント
テンプレートに表示する従業員の対象範囲を、「未登録従業員情報を記載」「退職者を記載」にて設定します。

・「未登録従業員情報を記載」にチェックをした場合
 個人番号を保管済みの従業員を除いた従業員の情報がテンプレートに出力されます。

・どちらにもチェックなしの場合
 従業員情報なしのテンプレートが出力されます。


データ移行元にて出力したCSVファイルから『個人番号』をコピーし、ダウンロードしたテンプレートを開き、「個人番号」列に反映させます。
※テンプレートに記載されている従業員および扶養家族について、「個人番号」を必ず入力してください。入力がない
 場合、アップロード時にエラーとなります。不要な従業員データ部分は削除して登録してください(行での削除は
 できません)。

反映後、テンプレートを保存します。

個人番号一括取込フォーマット(従業員用)_1845_11

(個人番号一括取込フォーマット(従業員用).xlsx)

補足
CSVファイルをExcelで開いた際に、個人番号が正しく表示されない場合
「個人番号」列を選択し、右クリック、[セルの書式設定]をクリックします。


表示形式タブにて、「分類:ユーザー定義」>「種類」に「000000000000(0を12桁)」入力し、[OK]をクリックすると、個人番号が正しく表示されます。

※Excelのバージョンによって、表示内容が異なっている可能性があります。
 Excelの操作方法については、サポートデスクではご案内いたしかねますのでご了承ください。


個人番号のアップロード


[ファイルの選択]をクリックし、先ほど保存したテンプレートを選択、[アップロード開始]をクリックします。

D01073_1845_12



「個人番号一括登録確認」ウィンドウが表示されます。内容を確認し、[はい]をクリックします。

D01073_1845_13


画面上部に「○件の個人番号一括追加処理を行いました。」と表示されたら、個人番号のデータ移行は完了です。

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