オフィスステーションにて電子申請をおこなった手続きの公文書の内容を、従業員台帳に反映する方法をご説明します。従業員台帳へ反映できる手続きおよび、項目は以下のとおりです。

• 雇用保険 資格取得届
  反映項目　：　「資格取得年月日」「雇用保険番号」
  　
• 社会保険 資格取得届
  反映項目　：　「健康保険被保険証番号」「厚生年金整理番号」

 ポイント
単記式、連記式に対応しています。
e-Gov、またはマイナポータルで年金事務所から返ってくる公文書に対応しています。
※電子申請の際に「紙の通知書を希望しますか：する」にチェックをした場合は、電子通知書を受け取れ
　ないため、「公文書台帳自動反映」機能はご利用いただけません。

共通操作

［帳票］(①) ＞［送信一覧］(➁) ＞［e-Gov］もしくは［マイナポータル］(③)をクリックします。

ここでは、［e-Gov］を選択した場合の画面で、操作を説明します。
※「e-Gov」と「マイナポータル」の送信一覧画面では一部ボタンや項目は異なりますが、公文書の台帳反映方法は
　同じです。

 補足
［e-Gov情報の取得］ボタンは、「e-Gov情報取得方式切替」にて「手動取得」を選択している場合のみ表示されます。
取得方式の切替方法の設定については、以下の関連記事内「【補足】e-Gov情報取得方式切替方法」をご確認ください。

「公文書」列の「未読〇件」または、「全〇件」をクリックします。

公文書台帳自動反映

「確認」ウィンドウが表示されたら、［OK］をクリックします。

［公文書台帳自動反映］をクリックします。
※［公文書台帳自動反映］ボタンは、対象帳票の「公文書 / コメント」画面にのみ表示されます。

 注意点
対象の手続きにもかかわらず［公文書台帳自動反映］ボタンが表示されない場合は、サポートデスクへお問い合わせください。

「エラーがあります。」と表示されている場合

公文書のフォーマットが変更されたなど、正しく解析できない場合「エラーがあります。」と表示されます。
エラーメッセージを確認し、以下の操作をおこなってください。

①［従業員の追加］から従業員を追加
　（「公文書と台帳の情報に差分のある従業員のみ表示」のチェックを外すと、一覧に表示されます。）

② 公文書の内容を確認

③「台帳へ反映する情報」を編集

「公文書に記載されている情報」を確認し、従業員台帳に反映して問題なければ「選択」列(①)にチェックをつけ、［反映］(②)をクリックします。
※エラーが表示されていない場合でも、公文書の内容を正しく解析できているか必ずご確認ください。

画面左上に「〇名の公文書データを反映しました。」と表示されたら、反映は完了です。

「公文書データ反映に一部エラーがあります。」と表示されている場合は、エラー内容を確認し、再度［公文書台帳自動反映］から操作をおこなってください。

エラーについて

「公文書台帳自動反映」画面に表示されるエラー

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対処方法

以下のエラーが表示された場合、本マニュアル「「エラーがあります。」と表示されている場合」をご参照ください。

エラー内容	エラー理由
公文書データから◯件の氏名が特定できませんでした。 「従業員の追加」ボタンで従業員を追加し、公文書を目視確認後、公文書データを入力してください。	公文書データから氏名・誕生日を取得できなかった場合に、表示されます。
公文書データと合致しない従業員情報が◯件あります。 「従業員の追加」ボタンで従業員を追加し、公文書を目視確認後、公文書データを入力してください。	氏名・誕生日の取得はできたが、従業員台帳データとマッチできなかった場合に、表示されます。

［反映］クリック後に表示されるエラー

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対処方法

以下のエラーが表示された場合、エラーメッセージの内容に従い、必要に応じて内容を編集します。
編集後、再度［反映］をクリックしてください。

エラー内容	エラー理由
（従業員名）従業員情報が他の利用者の操作によって更新されました。 表示している画面を「キャンセル」して再度「反映」を実行してください。	「公文書台帳自動反映」画面を開いてから「反映」ボタンを押下するまでに、従業員台帳データに変更があった場合に、表示されます。
（従業員名）〇〇のデータが不適合でした。 △△の形式で入力し、再度「反映」を実行してください。	以下データが、反映時のチェック条件に対応していない場合に、表示されます。 ・健康保険被保険証番号 　数値であり、1桁～8桁の間であるか ・雇用保険番号 　「xxxx-xxxxxx-x 」または「xxxx-xxxxxx」であるか ・資格取得年月日 　「xxxx/xx/xx」であるか
台帳反映対象の従業員を１人以上選択してください。	「選択」列のチェックボックスに、1つ以上チェックがない場合に、表示されます。
（従業員名）雇用保険番号は[1234-123456-1]または [1234-123456]形式で入力してください。	「雇用保険番号」が、[1234-123456-1]または [1234-123456]形式以外で入力されている場合に、表示されます。
（従業員名）資格取得年月日を正しい日付形式で入力してください。（例 2023年/05/31）	「資格取得年月日」が、例のような正しい日付形式以外で入力されている場合に、表示されます。

［反映］クリック後「公文書 / コメント」画面に表示されるエラー

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対処方法

以下のエラーが表示された場合、再度［公文書台帳自動反映］をクリックします。
エラーメッセージの内容に従い「台帳へ反映する情報」を入力後、［反映］をクリックしてください。

エラー内容	エラー理由
（従業員名）公文書側に空欄の項目がありました。 値を入力してください。	「台帳へ反映する情報」が空欄の場合に、表示されます。
（従業員名）健康保険被保険者証番号は数字1～8桁の範囲である必要があります。	「健康保険被保険者証番号」に、数字1～8桁以外の範囲が入力されている場合に、表示されます。
（従業員名）厚生年金整理番号は数字1～8桁の範囲である必要があります。	「厚生年金整理番号」に、数字1～8桁以外の範囲が入力されている場合に、表示されます。
（従業員名）雇用保険番号は[1234-123456-1]または [1234-123456]形式で入力してください。	「雇用保険番号」が、[1234-123456-1]または [1234-123456]形式以外で入力されている場合に、表示されます。
（従業員名）資格取得年月日を正しい日付形式で入力してください。（例 2023年/05/31）	「資格取得年月日」が例のような正しい日付形式以外で入力されている場合に、表示されます。