「所定外時間」、「深夜所定外時間」とは、スケジュール（出勤/退勤予定）を超過した労働時間です。深夜勤務時間に発生した時間は「深夜所定外時間」、それ以外は「所定外時間」に計上されます。

ただし、残業開始時間、週の法定労働時間、変形労働の基準時間を超過した時間は「残業時間」または「深夜残業時間」に計上され、「所定外時間」や「深夜所定外時間」からは除外されます。
※各勤怠項目の定義はこちらの記事をご参照ください。

所定外が集計される事例

「所定外時間」が集計される事例をご説明します。
※「深夜所定外時間」は、同様の条件で、かつ深夜勤務時間に発生した場合に集計されます。

【例1】スケジュール時間が残業開始時間よりも短い

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下図のように勤務した場合、退勤予定17:00から、残業開始時間に至る18:00までの労働時間は、所定外時間に計上されます。

• 09:00～12:00　所定時間　3時間　※出勤予定・出勤打刻 09:00
• 12:00～13:00　休憩時間　1時間
• 13:00～17:00　所定時間　4時間
• 17:00～18:00　所定外時間　1時間　※退勤予定 17:00
• 18:00～19:00　残業時間　1時間　※18:00に残業開始時間（8時間）に到達

【例2】遅刻や中抜けによって残業開始時刻が後ろ倒しになった

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下図のように勤務した場合、遅刻したことによって、残業開始時刻が後ろ倒しされます。退勤予定18:00から、残業開始時間に至る19:00までの労働時間は、所定外時間に計上されます。

• 09:00～10:00　遅刻時間　1時間　※出勤予定 09:00
• 10:00～12:00　所定時間　2時間　※出勤打刻 10:00
• 12:00～13:00　休憩時間　1時間
• 13:00～18:00　所定時間　5時間　※退勤予定18:00
• 18:00～19:00　所定外時間　1時間
• 19:00～20:00　残業時間　1時間　※19:00に残業開始時間（8時間）に到達

遅刻の際の残業開始時刻を後ろ倒しにしたくない場合の対処方法
「遅刻の際の残業起算時刻」を「出勤予定時刻」に変更することで対応可能です。詳細はこちらの記事をご参照ください。

【例3】出勤予定前に労働している（早出）

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下図のように勤務した場合、出勤予定前に出勤していることによって、出勤打刻から出勤予定までの労働時間は「所定外時間」に計上されます。

• 08:00～09:00　所定外時間　1時間　※出勤打刻 08:00
• 09:00～12:00　所定時間　3時間　※出勤予定 09:00
• 12:00～13:00　休憩時間　1時間　
• 13:00～17:00　所定時間　4時間
• 17:00～19:00　残業時間　2時間　※17:00に残業開始時間（8時間）に到達

早出を残業計算に含めたい場合
「早出の際の残業起算時刻」を「出勤予定時刻」としたうえで「早出（所定外）を残業計算に含める」と設定することで、早出を残業計算に含めることができます。詳細はこちらの記事をご参照ください。

【例4】残業開始時間を設定していない

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雇用区分設定で「残業開始時間」を設定していない場合に、下図のように勤務したときは、出勤予定前や退勤予定後の労働時間は「所定外時間」に計上されます。

• 09:00～12:00　所定時間　3時間　※出勤予定・出勤打刻 09:00
• 12:00～13:00　休憩時間　1時間　
• 13:00～18:00　所定時間　4時間
• 18:00～19:00　残業時間　2時間　※退勤予定 18:00

残業開始時間の設定方法
「残業開始時間」は以下の項目で設定します（詳細はこちら）。
ホーム画面「設定」内［従業員］＞［雇用区分設定］＞ 該当区分の［編集］＞「日の時間外集計」カテゴリ内の「残業開始時間」

スケジュール登録せずに所定外を集計する方法

以下の設定によって、1日に一定の労働時間を超過した場合に、「所定外時間」や「深夜所定外時間」を計上できます。

ホーム画面「設定」内［従業員］＞［雇用区分設定］＞ 該当区分の ［編集］＞「日の時間外集計」カテゴリの［詳細］を展開 ＞「所定外労働開始時間」

例えば、上記項目を「7時間0分」と設定した場合に、1日に8時間の労働時間が発生すると、7時間までを所定時間（または深夜所定時間）、1時間を所定外時間（または深夜所定外時間）として計上します。この際、スケジュール（出勤/退勤予定）が登録されていても、スケジュールに基づいた所定外時間、深夜所定外時間は計算されなくなります。

変形労働制で所定外を集計する方法

変形労働制の場合も、スケジュール時間の超過分を「所定外時間」や「深夜所定外時間」に計上できます。
詳細はこちらの記事をご参照ください。

【補足】所定外を一切集計しない方法

雇用区分設定にて「所定外労働時間割当種別」項目を設定することで、「所定外時間」を「所定時間」または「残業時間」として計上できます。「深夜所定外労働時間割当種別」項目を設定することで、「深夜所定外時間」を「深夜所定時間」または「深夜残業時間」として計上できます。それぞれの設定方法をご説明します。

所定外労働時間割当種別

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1．ホーム画面「設定」内［従業員］＞［雇用区分設定］＞ 該当区分の［編集］をクリックします。

2．「日の時間外集計」カテゴリの［詳細］をクリックして展開し、「所定外労働時間割当種別」を変更します。
　※「残業開始時刻」項目にて「スケジュール時間を超過した勤務については、残業としてカウントする」が選択さ
　　れている場合、「残業時間にする」は選択できません。

• 所定時間にする
• 残業時間にする

3．［登録］をクリックします。

深夜所定外労働時間割当種別

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1．ホーム画面「設定」内［従業員］＞［雇用区分設定］＞ 該当区分の［編集］をクリックします。

2．「深夜労働」カテゴリの［詳細］をクリックして展開し、「深夜所定外労働時間割当種別」を変更します。

• 深夜所定時間にする
• 深夜残業時間にする

3．［登録］をクリックします。