1477｜「SMILE 人事給与」従業員情報出力方法（SMILE 人事）

外部連携

更新日:2025.04.04

「SMILE 人事給与」（SMILE 人事(*)）に対応したデータ形式で従業員情報をオフィスステーションから出力する方法について、ご説明します。

「SMILE 人事給与」（SMILE 給与(*)）については、下記関連記事をご参照ください。

(*)　：　オフィスステーションヘルプセンターでは、「SMILE 人事給与」にて人事情報管理機能を、
　　　　契約している場合は『SMILE 人事』、契約していない場合は『SMILE 給与』と表記します。

「SMILE 給与」の従業員情報出力方法はコチラ

「SMILE 人事」側の操作方法については、下記ファイルをご参照ください。

SMILE 人事_従業員情報出力ダウンロード

【企業】の場合

従業員台帳「基本情報」カテゴリに対して閲覧制限のある利用者の場合、本機能の操作はおこなえません。
操作できない場合、「管理者権限」の利用者へ操作をご依頼ください。

従業員台帳閲覧制限の設定方法についてはコチラ

「SMILE 人事」従業員情報出力
【出力ファイル項目】

「SMILE 人事」従業員情報出力

「SMILE 人事」対応のデータ形式の従業員情報を、オフィスステーションから出力します。出力できるファイルは、以下のとおりです。

人事基本情報ファイル
家族情報ファイル
住所情報ファイル
労働契約情報ファイル
職制情報ファイル

注意点

本操作で出力したファイルを「SMILE 人事」側で取り込む際は、新規登録のみが対象となります。

メインページ［台帳管理］をクリックします。

従業員情報を出力する顧問先をクリックします。　※Pro版のみ

［従業員］をクリックします。

［データ出力］をクリックします。

一部の従業員を選択して出力する場合は、対象従業員の「選択」列をチェックします。

各項目を設定し、［出力］をクリックします。

番号	項目名	説明
①	出力形式の選択	「SMILE 人事（TXT形式）」を選択します。
②	対象	出力するファイルを選択します。・人事基本情報・家族情報・住所情報・労働契約情報・職制情報
③	出力設定	「SMILE 人事」のオプション項目を出力するか否かを選択します。「〇〇を出力しない」を選択すると、列ごと出力されません。【人事基本情報】　・社会保険情報（健康保険証No.、健康保険証No.取得日入力区分、健康保険証No.取得日、　厚年整理番号、基礎年金番号、基金加入員番号、基金加入員番号取得日入力区分、　基金加入員番号取得日、雇用保険被保険者番号、　雇用保険被保険者番号取得日入力区分、雇用保険被保険者番号取得日）　・ユーザー情報連携項目（ユーザー情報連携区分、ユーザーID）【家族情報】　・家族健保扶養管理（健康保険被扶養者区分、健康保険該当年月日入力区分、健康保険該当年月日、　健康保険非該当年月日入力区分、健康保険非該当年月日）
	従業員本人続柄コード	※「対象：住所情報」選択時のみ SMILE 人事側で設定している従業員本人の続柄コード値を入力します。
	続柄コードの入力	※「対象：家族情報」「対象：住所情報」選択時のみ SMILE 人事側で設定している従業員本人以外の続柄コード値を入力します。
	役職ｺｰﾄﾞ設定	※「対象：職制情報」選択時のみ SMILE 人事側で役職を設定している分類要素を選択します。［役職ｺｰﾄﾞ設定］をクリックし、役職に紐づける役職コード値を入力します。

注意点

●一度の出力で、最大5,000件まで出力できます。

●「人事基本情報」「家族情報」「住所情報」「労働契約情報」「職制情報」ファイルを、
　一度に出力することはできません。それぞれのファイルで出力操作が必要となります。

「出力状況」欄に、ファイルが出力されます。
［ダウンロード］をクリックし、ファイルをダウンロードします。

【出力ファイル項目】

注意点

所属部署と部署コードを設定しなければ、SMILE 人事に連携できませんので、連携前に必ず設定してください。
部署を管理しない場合でも「既定の部署」を作成し、所属部署として設定してください。

人事基本情報ファイル

オフィスステーション		SMILE 人事	備考
従業員番号	>>	社員ｺｰﾄﾞ*1
氏名・姓	>>	氏名	『氏名・姓』＋『”　”(全角スペース)』+『氏名・名』で出力します。全角12文字（半角24文字）までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『氏名・姓』または『氏名・名』のどちらかが未登録　の場合、全角スペースは自動挿入されず、登録されて　いる氏名情報のみ出力します。
氏名・名	>>	氏名
氏名 (カナ)・姓	>>	氏名ﾌﾘｶﾞﾅ	『氏名 (カナ)・姓』＋『 “　”(半角スペース)』+『氏名 (カナ)・名』で出力します。半角24文字までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『氏名 (カナ)・姓』または『氏名 (カナ)・名』の　どちらかが未登録の場合、全角スペースは自動挿入　されず、登録されている氏名情報のみ出力します。
氏名 (カナ)・名	>>	氏名ﾌﾘｶﾞﾅ
氏名 (ローマ字)	>>	ﾛｰﾏ字氏名	外国人の場合のみ連携します。
ー	>>	旧姓使用区分	オフィスステーションで『旧氏名・姓 + 旧氏名・名』または『旧氏名 (カナ)・姓 + 旧氏名 (カナ)・名』が入力されている場合は「する」で出力、入力がされていない場合は「しない」で出力します。
旧氏名・姓	>>	旧姓	『旧氏名・姓』＋『”　”(全角スペース)』+『旧氏名・名』で出力します。全角12文字（半角24文字）までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『旧氏名・姓』または『旧氏名・名』のどちらかが　未登録の場合、全角スペースは自動挿入されず、　登録されている氏名情報のみ出力します。
旧氏名・名	>>	旧姓
旧氏名 (カナ)・姓	>>	旧姓ﾌﾘｶﾞﾅ	『旧氏名 (カナ)・姓』＋『”　”(半角スペース)』+『旧氏名 (カナ)・名』で出力します。半角24文字までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『旧氏名 (カナ)・姓』または『旧氏名 (カナ)・名』の　どちらかが未登録の場合、半角スペースは自動挿入　されず、登録されている氏名情報のみ出力します。
旧氏名 (カナ)・名	>>	旧姓ﾌﾘｶﾞﾅ
性別	>>	性別区分	未設定の場合、「男性」で出力します。
ー	>>	生年月日入力区分	「西暦」で出力します。
生年月日	>>	生年月日
電話番号	>>	携帯電話番号	電話番号区分が『携帯』の場合に、電話番号を出力します。
※電話番号区分	>>	携帯電話番号	電話番号区分が『携帯』の場合に、電話番号を出力します。
メールアドレス	>>	eﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽ
－－	>>	入社年月日入力区分	「西暦」で出力します。
入社年月日	>>	入社年月日
－	>>	雇用会社コード	「01」で、固定出力します。
ー	>>	在籍区分	①入社年月日　<= (今日) ②各休職開始日<= (今日) <= 各休職終了日 ③退職年月日　< (今日) ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ①が該当、②③該当しない　→　在籍 ①②が該当、③該当しない　→　休職 ③が該当　　　　　　　　　→　退職いずれにも該当しない　　　→　在籍
－	>>	退職年月日入力区分	「西暦」で出力します。
退職年月日	>>	退職年月日
離職理由・種類	>>	理由コード	理由コード「000000」で、固定出力します。退職理由「本人都合による離職」「事業主の都合による離職」のいずれかで出力します。
離職理由	>>	退職理由
部署・メインの所属部署	>>	組織コード ※セキュリティ設定	従業員所属のメイン部署の部署コードを出力します。 ※部署に所属していない従業員は、空欄で出力します。
ー	>>	給与管理対象者区分	「対象者」で、固定出力します。
（社会保険）健康保険被保険者証	>>	健康保険証No.	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
ー	>>	健康保険証No.取得日入力区分	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。「西暦」で出力します。
（社会保険）健康保険資格取得年月日	>>	健康保険証No.取得日	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
（社会保険）厚生年金整理番号	>>	厚年整理番号	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
（社会保険）基礎年金番号	>>	基礎年金番号	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
（社会保険）厚生年金基金加入員番号	>>	基金加入員番号	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
ー	>>	基金加入員番号取得日入力区分	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。「西暦」で出力します。
（社会保険）厚生年金基金資格取得年月日	>>	基金加入員番号取得日	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
（労働保険）被保険者番号	>>	雇用保険被保険者番号	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
ー	>>	雇用保険被保険者番号取得日入力区分	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。「西暦」で出力します。
（労働保険）雇用保険資格取得年月日	>>	雇用保険被保険者番号取得日	★オプション項目 SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
ー	>>	ユーザー情報連携区分	★オプション項目 SMILE側で、「ユーザー情報連携機能」を「行う」場合、かつ、［システム設定変更］で「ユーザーID」を使用すると設定した場合にのみ出力します。「対象」で固定出力します。
ー	>>	ユーザーID	★オプション項目 SMILE側で、「ユーザー情報連携機能」を「行う」場合、かつ、［システム設定変更］で「ユーザーID」を使用すると設定した場合にのみ出力します。「従業員番号」を出力します。

*1　：　従業員番号を数字で利用している場合、SMILE側で取り込みをおこなうと6桁または8桁に0埋めされた状態
　　　　で登録されます。（桁数はSMILE側の設定で異なります。）
　　　　従業員番号を一致した状態で運用の開始をご希望の場合は、オフィスステーションの従業員番号を6桁
　　　　または8桁の桁数に合わせてご登録ください。

家族情報ファイル

オフィスステーション		SMILE 人事	備考
従業員番号	>>	社員ｺｰﾄﾞ*1
（扶養家族）氏名・姓	>>	家族氏名	『氏名・姓』＋『”　”(全角スペース)』+『氏名・名』で出力します。全角12文字（半角24文字）までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『氏名・姓』または『氏名・名』のどちらかが未登録　の場合、全角スペースは自動挿入されず、登録されて　いる氏名情報のみ出力します。
（扶養家族）氏名・名	>>	家族氏名
（扶養家族）氏名 (カナ)・姓	>>	フリガナ	『氏名 (カナ)・姓』＋『 “　”(半角スペース)』+『氏名 (カナ)・名』で出力します。半角24文字までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『氏名 (カナ)・姓』または『氏名 (カナ)・名』の　どちらかが未登録の場合、全角スペースは自動挿入　されず、登録されている氏名情報のみ出力します。
（扶養家族）氏名 (カナ)・名	>>	フリガナ
（扶養家族）性別	>>	性別	未設定の場合、「男性」で出力します。
（扶養家族）続柄	>>	続柄ｺｰﾄﾞ	オフィスステーションで設定した各コードを基に出力します。画面にて設定された続柄ｺｰﾄﾞは出力実施後に保存されます。
ー	>>	生年月日入力区分	「西暦」で出力します。
生年月日	>>	生年月日
同居フラグ	>>	住所設定区分	>同居　　→　社員と同一別居　　→　個別設定未設定　→　個別設定
（扶養家族）住所・郵便番号	>>	郵便番号
（扶養家族）住所・都道府県	>>	住所１	『住所・都道府県』＋『住所・市、区、郡及び町村名』を合わせて出力します。両項目が未入力の場合、空欄で出力します。
（扶養家族）住所・市、区、郡及び町村名	>>	住所１	『住所・都道府県』＋『住所・市、区、郡及び町村名』を合わせて出力します。両項目が未入力の場合、空欄で出力します。
住所・丁目、番地	>>	住所２	『住所・丁目、番地』＋『住所・アパート、マンション名等』を合わせて出力します。両項目が未入力の場合、空欄で出力します。 ※「住所１」または、「住所２」のいずれかが、　全角24文字（半角48文字）に収まらなかった場合、　全てを結合し、全角24文字（半角48文字）目までを　「住所１」に、全角25文字（半角49文字）目から　全角24文字（半角48文字）分を、「住所２」に　出力します。　その為、途中で途切れる場合があります。
住所・アパート、マンション名等	>>	住所２
扶養区分	>>	扶養対象	「扶養対象区分」の算出方法
同居フラグ	>>	同居	「同居区分」の算出方法
ー	>>	扶養個別設定	「行わない」で、固定出力します。
障害者区分	>>	障害区分	未設定　　　　　→　対象外該当しない　　　→　対象外一般の障害者　　→　障害者特別障害者　　　→　特別障害同居特別障害者　→　同居特障
職業	>>	職業	職業の名称を出力します。・無職・パート・年金受給者・小・中学生以下・高・大学生「その他」の場合はその他詳細より名称を出力します。
（扶養家族）職業・その他詳細	>>	職業
備考	>>	備考	改行は取り除いて出力します。全角16文字（半角32文字）まで出力し、全角17文字（半角33文字）以降は出力されません。その為、途中で途切れる場合があります。
別居海外フラグ	>>	居住者区分	未設定　　　　→　居住者居住者　　　　→　居住者別居（海外）　→　非居住者
源泉控除対象配偶者フラグ	>>	源泉控除対象配偶者区分	未設定　→　対象外対象外　→　対象外対象　　→　対象
社会保険上の扶養	>>	健康保険被扶養者区分	★オプション項目 SMILE側で、［家族健保扶養管理機能］を「使用する」場合にのみ出力します。未設定　→　対象外対象外　→　対象外対象　　→　対象
ー	>>	健康保険該当年月日入力区分	★オプション項目 SMILE側で、［家族健保扶養管理機能］を「使用する」場合にのみ出力します。「西暦」で、固定出力します。
扶養になった日 (社保上)	>>	健康保険該当年月日	★オプション項目 SMILE側で、［家族健保扶養管理機能］を「使用する」場合にのみ出力します。
－	>>	健康保険非該当年月日入力区分	★オプション項目 SMILE側で、［家族健保扶養管理機能］を「使用する」場合にのみ出力します。「西暦」で、固定出力します。
扶養を外れた日 (社保上)	>>	健康保険非該当年月日	★オプション項目 SMILE側で、［家族健保扶養管理機能］を「使用する」場合にのみ出力します。
ー	>>	退職手当区分	オフィスステーションの所得の見積額に1以上の金額が入力されている場合は「有り」を出力。入力していないまたは、0を入力している場合は「無し」を出力します。 ※「給与情報の取り扱い権限」が可の利用者の場合　のみ、出力されます。
（扶養家族）所得の見積額	>>	所得見積額	※「給与情報の取り扱い権限」が可の利用者の場合　のみ、出力されます。

「扶養対象区分」の算出方法

前提条件

オフィスステーション			SMILE人事
税法上の扶養	扶養を外れた理由（税法上）	扶養を外れた日（税法上）	扶養対象区分
扶養ではない	死亡	未入力	対象外
扶養ではない	死亡	前年度以前	対象外
上記以外の場合			以下表に従う

配偶者
続柄が夫または妻

オフィスステーション			SMILE人事
続柄	同一生計配偶者フラグ（所得税）	源泉控除対象配偶者フラグ	扶養対象区分
夫、妻	対象外	－	控除対象外（配偶者）
夫、妻	対象	対象	控除対象配偶者
夫、妻	対象	対象外	控除対象外（配偶者）

配偶者以外①
税法上の扶養ではない、かつ、扶養を外れた理由（税法上）が死亡、かつ、扶養を外れた日（税法上）の年が当年度

オフィスステーション	SMILE人事
扶養区分	扶養対象区分
対象外	対象外
一般、特定、老人（その他）、年少（16歳未満）	扶養親族（その他）
老人（同居）	扶養親族（直系尊属）

配偶者以外②
配偶者以外①以外

オフィスステーション		SMILE人事
税法上の扶養	扶養区分	扶養対象区分
扶養ではない	一般、特定、老人（同居）、老人（その他）	対象外
扶養ではない	年少（16歳未満）（※1）	扶養親族（その他）
扶養	対象外	対象外
	一般、特定、老人（その他）、年少（16歳未満）	扶養親族（その他）
	老人（同居）	扶養親族（直系尊属）

（※1）従業員台帳の「扶養区分」が「5：年少」で扶養を外れた理由（税法上）が設定されている従業員の家族の
　　　場合、「扶養区分」を「0：対象外」にしてから連携してください。

「同居区分」の算出方法

オフィスステーション		SMILE人事
扶養区分	同居フラグ	同居区分
老人（同居）	－	同居
未設定、対象外、一般、特定、老人（その他）、年少（16歳未満）	同居	同居
未設定、対象外、一般、特定、老人（その他）、年少（16歳未満）	別居	その他

住所情報ファイル

オフィスステーション		SMILE 人事	備考
従業員番号	>>	社員ｺｰﾄﾞ*1
ー	>>	開始年月日入力区分	「西暦」で、固定出力します。
入社年月日	>>	開始年月日
住所・郵便番号	>>	郵便番号
住所・都道府県	>>	住所１	『住所・都道府県』＋『住所・市、区、郡及び町村名』を合わせて出力します。両項目が未入力の場合、空欄で出力します。
住所・市、区、郡及び町村名	>>	住所１	『住所・都道府県』＋『住所・市、区、郡及び町村名』を合わせて出力します。両項目が未入力の場合、空欄で出力します。
住所・丁目、番地	>>	住所２	『住所・丁目、番地』＋『住所・アパート、マンション名等』を合わせて出力します。両項目が未入力の場合、空欄で出力します。 ※「住所１」または、「住所２」のいずれかが、　全角24文字（半角48文字）に収まらなかった場合、　全てを結合し、全角24文字（半角48文字）目までを　「住所１」に、全角25文字（半角49文字）目から　全角24文字（半角48文字）分を、「住所２」に　出力します。　その為、途中で途切れる場合があります。
住所・アパート、マンション名等	>>	住所２
住所・市、区、郡及び町村名（カナ）	>>	住所ﾌﾘｶﾞﾅ１	『市、区、郡及び町村名』＋『丁目、番地』＋『アパート、マンション名等』を合わせて出力します。全ての項目が未入力の場合、空欄で出力します。 ※『市、区、郡及び町村名』＋『丁目、番地』＋　『アパート、マンション名等』を結合し、半角ｶﾅに　変換します。　その後、先頭から半角48文字目までを「住所ﾌﾘｶﾞﾅ１」　に、半角49文字目から半角48文字分を「住所ﾌﾘｶﾞﾅ　２」に出力します。　その為、途中で途切れる場合があります。 ※SMILE用に半角に変換します。　なお、半角ｶﾅに変換できない文字については、半角　スペースに自動で変換します。
住所・丁目、番地（カナ）	>>	住所ﾌﾘｶﾞﾅ２
住所・アパート、マンション名等（カナ）	>>	住所ﾌﾘｶﾞﾅ２
電話番号	>>	電話番号	電話番号区分が『自宅』『勤務先』『その他』の場合に、電話番号を出力します。
※電話番号区分	>>	電話番号	電話番号区分が『自宅』『勤務先』『その他』の場合に、電話番号を出力します。
世帯主氏名・姓	>>	世帯主氏名	『世帯主氏名・姓』＋『“　”(全角スペース)』+『世帯主氏名・名』で出力します。全角12文字（半角24文字）までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。 ※『世帯主氏名・姓』または『世帯主氏名・名』の　どちらかが未登録の場合、全角スペースは自動挿入　されず、登録されている氏名情報のみ出力します。
世帯主氏名・名	>>	世帯主氏名
世帯主の続柄	>>	世帯主続柄ｺｰﾄﾞ	オフィスステーションで設定した各コードを基に出力します。画面にて設定された続柄ｺｰﾄﾞは出力実施後に保存されます。

労働契約情報ファイル

オフィスステーション		SMILE 人事	備考
従業員番号	>>	社員ｺｰﾄﾞ*1
入社年月日	>>	契約年月日
ー	>>	契約年月日入力区分	「西暦」で、固定出力します。
（労働保険）雇用形態	>>	労働契約パターンコード	オフィスステーションの値をそのまま出力します。 SMILE 人事の労働契約パターンコードを、以下に合わせていただいている場合に連携可能となります。 0：未設定 1：日雇 2：派遣 3：ﾊﾟｰﾄﾀｲﾑ 4：有期契約労働者 5：季節的雇用 6：船員 7：その他
（労働保険）契約期間の定め	>>	期間の定め有無区分	期間の定めあり　→　有期間の定めなし　→　無未設定　　　　　→　無
ー	>>	契約開始日入力区分	「西暦」で、固定出力します。
（労働保険）契約期間の定め・契約期間(開始)	>>	契約開始日	『（労働保険）契約期間の定め・契約期間(開始)』にデータが登録されていない場合、従業員の入社年月日を出力します。
ー	>>	契約終了日入力区分	「西暦」で、固定出力します。
（労働保険）契約期間の定め・契約期間(終了)	>>	契約終了日
（労働保険）契約期間の定め・契約更新条項の有無	>>	契約更新区分	未設定　→　空白あり　　→　更新する場合があり得るなし　　→　契約の更新はしない
ー	>>	勤務区分	「始業終業の時刻」等、固定出力します。
ー	>>	昇給有無区分	「有」で、固定出力します。
ー	>>	契約情報種別	「今回契約」で、固定出力します。

職制情報ファイル

オフィスステーション		SMILE 人事	備考
従業員番号	>>	社員ｺｰﾄﾞ*1
ー	>>	発令年月日入力区分	「西暦」で、固定出力します。
入社年月日	>>	発令年月日	（組織の）適用開始日＜=入社年月日　⇒　入社年月日（組織の）適用開始日＞入社年月日　　⇒　適用開始日
［部署管理］（組織の）適用開始日	>>	発令年月日	（組織の）適用開始日＜=入社年月日　⇒　入社年月日（組織の）適用開始日＞入社年月日　　⇒　適用開始日
部署・メインの所属部署	>>	組織ｺｰﾄﾞ	従業員所属部署のメインの所属部署コードを出力します。 ※部署に所属していない従業員は、空欄で出力します。
社員区分・役職	>>	役職ｺｰﾄﾞ	オフィスステーションで設定した各コードを基に出力します。 ※SMILE 人事で役職を設定している「分類要素」を選択　します。　SMILE 人事職制情報出力役職ｺｰﾄﾞ設定で設定をした　役職ｺｰﾄﾞを出力します。

外部連携