外部連携

1477|「SMILE 人事給与」従業員情報出力方法(SMILE 人事)

対象製品
オフィスステーション 全製品
※「オフィスステーション 勤怠」を除く。
対象製品
オフィスステーション Pro

「SMILE 人事給与」(SMILE 人事(*))に対応したデータ形式で従業員情報をオフィスステーションから出力する方法について、ご説明します。

「SMILE 人事給与」(SMILE 給与(*))については、以下の関連記事をご参照ください。

「SMILE 人事」側の操作方法については、以下のファイルをご参照ください。

ダウンロード


ポイント
従業員台帳「基本情報」および「本人情報」カテゴリに対して閲覧制限のある利用者の場合、本機能の操作はおこなえません。操作できない場合、「管理者権限」の利用者へ操作をご依頼ください。
※「オフィスステーション Pro」は対象外です。

「SMILE 人事」従業員情報出力

「SMILE 人事」対応のデータ形式の従業員情報を、オフィスステーションから出力します。出力できるファイルは、以下のとおりです。

注意点
本操作で出力したファイルを「SMILE 人事」側で取り込む際は、新規登録のみが対象となります。


[台帳管理]>[従業員]をクリックします。

「オフィスステーション Pro」をご利用の場合、対象の顧問先をクリックします。

A00001_1477_1


[データ出力]をクリックします。

一部の従業員を選択して出力する場合は、対象従業員の「選択」列をチェックします。

C00957_1477_3


各項目を設定し、[出力]をクリックします。

C00957_1477_4
番号 項目名 説明
① 出力形式の選択 「SMILE 人事(TXT形式)」を選択します。
② 対象 出力するファイルを選択します。
・人事基本情報
・家族情報
・住所情報 ・労働契約情報 ・職制情報
③ 出力設定 「SMILE 人事」のオプション項目を出力するか否かを選択します。
「〇〇を出力しない」を選択すると、列ごと出力されません。

【人事基本情報】
 ・社会保険情報

(健康保険証No.、健康保険証No.取得日入力区分、健康保険証No.取得日、
 厚年整理番号、基礎年金番号、基金加入員番号、基金加入員番号取得日入力区分、
 基金加入員番号取得日、雇用保険被保険者番号、
 雇用保険被保険者番号取得日入力区分、雇用保険被保険者番号取得日)

 ・ユーザー情報連携項目

(ユーザー情報連携区分、ユーザーID)



【家族情報】
 ・家族健保扶養管理

(健康保険被扶養者区分、健康保険該当年月日入力区分、健康保険該当年月日、
 健康保険非該当年月日入力区分、健康保険非該当年月日)

従業員本人続柄コード ※「対象:住所情報」選択時のみ
SMILE 人事側で設定している従業員本人の続柄コード値を入力します。
続柄コードの入力 ※「対象:家族情報」「対象:住所情報」選択時のみ
SMILE 人事側で設定している従業員本人以外の続柄コード値を入力します。
役職コード設定 ※「対象:職制情報」選択時のみ
SMILE 人事側で役職を設定している分類要素を選択します。
[役職コード設定]をクリックし、役職に紐づける役職コード値を入力します。

注意点
・一度の出力で、最大5,000件まで出力できます。
・「人事基本情報」「家族情報」「住所情報」「労働契約情報」「職制情報」ファイルを、一度に出力すること
 はできません。それぞれのファイルで出力操作が必要となります。


「出力状況」欄に、ファイルが出力されます。
[ダウンロード]をクリックし、ファイルをダウンロードします。

C00957_1477_5

【出力ファイル項目】

注意点
SMILE 給与に連携する際、所属部署と部署コードを設定している必要があります。
部署を管理しない場合でも「既定の部署」を作成し、所属部署として設定してください。
※所属部署と部署コードが未設定だと、SMILE 給与に連携できません。連携前に必ず設定してください。

人事基本情報ファイル


オフィスステーション SMILE 人事 備考
従業員番号
>>
社員コード*1
氏名・姓
>>
氏名

『氏名・姓』+『” ”(全角スペース)』+『氏名・名』で出力します。
全角12文字(半角24文字)までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『氏名・姓』または『氏名・名』のどちらかが未登録
 の場合、全角スペースは自動挿入されず、登録されて
 いる氏名情報のみ出力します。

氏名・名
>>
氏名 (カナ)・姓
>>
氏名フリガナ

『氏名 (カナ)・姓』+『 “ ”(半角スペース)』+『氏名 (カナ)・名』で出力します。
半角24文字までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『氏名 (カナ)・姓』または『氏名 (カナ)・名』の
 どちらかが未登録の場合、全角スペースは自動挿入
 されず、登録されている氏名情報のみ出力します。

氏名 (カナ)・名
>>
氏名 (ローマ字)
>>
ローマ字氏名

外国人の場合のみ連携します。

ー
>>
旧姓使用区分

オフィスステーションで『旧氏名・姓 + 旧氏名・名』または『旧氏名 (カナ)・姓 + 旧氏名 (カナ)・名』が入力されている場合は「する」で出力、入力がされていない場合は「しない」で出力します。

旧氏名・姓
>>
旧姓

『旧氏名・姓』+『” ”(全角スペース)』+『旧氏名・名』で出力します。
全角12文字(半角24文字)までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『旧氏名・姓』または『旧氏名・名』のどちらかが
 未登録の場合、全角スペースは自動挿入されず、
 登録されている氏名情報のみ出力します。

旧氏名・名
>>
旧氏名 (カナ)・姓
>>
旧姓フリガナ

『旧氏名 (カナ)・姓』+『” ”(半角スペース)』+『旧氏名 (カナ)・名』で出力します。
半角24文字までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『旧氏名 (カナ)・姓』または『旧氏名 (カナ)・名』の
 どちらかが未登録の場合、半角スペースは自動挿入
 されず、登録されている氏名情報のみ出力します。

旧氏名 (カナ)・名
>>
性別
>>
性別区分

未設定の場合、「男性」で出力します。

ー
>>
生年月日入力区分

「西暦」で出力します。

生年月日
>>
生年月日
電話番号
>>
携帯電話番号

電話番号区分が『携帯』の場合に、電話番号を出力します。

※電話番号区分
>>
メールアドレス
>>
eメールアドレス
-
>>
入社年月日入力区分

「西暦」で出力します。

入社年月日
>>
入社年月日
-
>>
雇用会社コード

「01」で、 固定出力します。

ー
>>
在籍区分

①入社年月日 <= (今日)
②各休職開始日<= (今日) <= 各休職終了日
③退職年月日  < (今日)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
①が該当、②③該当しない → 在籍
①②が該当、③該当しない → 休職
③が該当         → 退職

いずれにも該当しない   → 在籍

-
>>
退職年月日入力区分

「西暦」で出力します。

退職年月日
>>
退職年月日
離職理由・種類
>>
理由コード

理由コード「000000」で、固定出力します。
退職理由「本人都合による離職」「事業主の都合による離職」のいずれかで出力します。

離職理由
>>
退職理由
部署・メインの所属部署
>>
組織コード
※セキュリティ設定

従業員所属のメイン部署の部署コードを出力します。
※部署に所属していない従業員は、空欄で出力します。

ー
>>
給与管理対象者区分

「対象者」で、固定出力します。

(社会保険)健康保険
被保険者証
>>
健康保険証No.

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

ー
>>
健康保険証No.取得日入力区分

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
「西暦」で出力します。

(社会保険)健康保険
資格取得年月日
>>
健康保険証No.取得日

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

(社会保険)
厚生年金整理番号
>>
厚年整理番号

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

(社会保険)
基礎年金番号
>>
基礎年金番号

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

(社会保険)
厚生年金基金
加入員番号
>>
基金加入員番号

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

ー
>>
基金加入員番号取得日入力区分

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
「西暦」で出力します。

(社会保険)
厚生年金基金
資格取得年月日
>>
基金加入員番号取得日

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

(労働保険)
被保険者番号
>>
雇用保険被保険者番号

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

ー
>>
雇用保険被保険者番号取得日入力区分

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。
「西暦」で出力します。

(労働保険)
雇用保険
資格取得年月日
>>
雇用保険被保険者番号取得日

★オプション項目
SMILE側で、人事基本情報で社会保険情報の管理を「行う」と選択した場合のみ出力します。

ー
>>
ユーザー情報連携区分

★オプション項目
SMILE側で、「ユーザー情報連携機能」を「行う」場合、かつ、[システム設定変更]で「ユーザーID」を使用すると設定した場合にのみ出力します。
「対象」で固定出力します。

ー
>>
ユーザーID

★オプション項目
SMILE側で、「ユーザー情報連携機能」を「行う」場合、かつ、[システム設定変更]で「ユーザーID」を使用すると設定した場合にのみ出力します。
「従業員番号」を出力します。

*1 : 従業員番号を数字で利用している場合、SMILE側で取り込みをおこなうと6桁または8桁に0埋めされた状態
    で登録されます。(桁数はSMILE側の設定で異なります。)
    従業員番号を一致した状態で運用の開始をご希望の場合は、オフィスステーションの従業員番号を6桁
    または8桁の桁数に合わせてご登録ください。


家族情報ファイル


オフィスステーション SMILE 人事 備考
従業員番号
>>
社員コード*1
(扶養家族)氏名・姓
>>
家族氏名

『氏名・姓』+『” ”(全角スペース)』+『氏名・名』で出力します。
全角12文字(半角24文字)までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『氏名・姓』または『氏名・名』のどちらかが未登録
 の場合、全角スペースは自動挿入されず、登録されて
 いる氏名情報のみ出力します。

(扶養家族)氏名・名
>>
(扶養家族)氏名 (カナ)・姓
>>
フリガナ

『氏名 (カナ)・姓』+『 “ ”(半角スペース)』+『氏名 (カナ)・名』で出力します。
半角24文字までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『氏名 (カナ)・姓』または『氏名 (カナ)・名』の
 どちらかが未登録の場合、全角スペースは自動挿入
 されず、登録されている氏名情報のみ出力します。

(扶養家族)氏名 (カナ)・名
>>
(扶養家族)性別
>>
性別

未設定の場合、「男性」で出力します。

(扶養家族)続柄
>>
続柄コード

オフィスステーションで設定した各コードを基に出力します。
画面にて設定された続柄コードは出力実施後に保存されます。

ー
>>
生年月日入力区分

「西暦」で出力します。

生年月日
>>
生年月日
同居フラグ
>>
住所設定区分

>同居  → 社員と同一
別居  → 個別設定
未設定 → 個別設定

(扶養家族)住所・
郵便番号
>>
郵便番号
(扶養家族)住所・
都道府県
>>
住所1

『住所・都道府県』+『住所・市、区、郡及び町村名』を合わせて出力します。
両項目が未入力の場合、空欄で出力します。

(扶養家族)住所・
市、区、郡及び町村名
>>
住所・丁目、番地
>>
住所2

『住所・丁目、番地』+『住所・アパート、マンション名等』を合わせて出力します。
両項目が未入力の場合、空欄で出力します。
※「住所1」または、「住所2」のいずれかが、
 全角24文字(半角48文字)に収まらなかった場合、
 全てを結合し、全角24文字(半角48文字)目までを
 「住所1」に、全角25文字(半角49文字)目から
 全角24文字(半角48文字)分を、「住所2」に
 出力します。
 その為、途中で途切れる場合があります。

住所・アパート、マンション名等
>>
扶養区分
>>
扶養対象

本マニュアル内の、「扶養対象区分」の算出方法を
ご確認ください。

同居フラグ
>>
同居

本マニュアル内の、「同居区分」の算出方法を
ご確認ください。

ー
>>
扶養個別設定

「行わない」で、固定出力します。

障害者区分
>>
障害区分

未設定     → 対象外
該当しない   → 対象外
一般の障害者  → 障害者
特別障害者   → 特別障害
同居特別障害者 → 同居特障

職業
>>
職業

職業の名称を出力します。
・無職
・パート
・年金受給者
・小中学生以下
・高・大学生

「その他」の場合はその他詳細より名称を出力します。

(扶養家族)
職業・その他詳細
>>
備考
>>
備考

改行は取り除いて出力します。
全角16文字(半角32文字)まで出力し、全角17文字(半角33文字)以降は出力されません。
その為、途中で途切れる場合があります。

別居海外フラグ
>>
居住者区分

未設定    → 居住者
居住者    → 居住者
別居(海外) → 非居住者

源泉控除対象配偶者フラグ
>>
源泉控除対象配偶者区分

未設定 → 対象外
対象外 → 対象外
対象  → 対象

社会保険上の扶養
>>
健康保険被扶養者区分

★オプション項目
SMILE側で、[家族健保扶養管理機能]を「使用する」場合にのみ出力します。
未設定 → 対象外
対象外 → 対象外
対象  → 対象

ー
>>
健康保険該当年月日入力区分

★オプション項目
SMILE側で、[家族健保扶養管理機能]を「使用する」場合にのみ出力します。
「西暦」で、 固定出力します。

扶養になった日 (社保上)
>>
健康保険該当年月日

★オプション項目
SMILE側で、[家族健保扶養管理機能]を「使用する」場合にのみ出力します。

-
>>
健康保険非該当年月日入力区分

★オプション項目
SMILE側で、[家族健保扶養管理機能]を「使用する」場合にのみ出力します。
「西暦」で、固定出力します。

扶養を外れた日 (社保上)
>>
健康保険非該当年月日

★オプション項目
SMILE側で、[家族健保扶養管理機能]を「使用する」場合にのみ出力します。

ー
>>
退職手当区分

オフィスステーションの所得の見積額に1以上の金額が入力されている場合は「有り」を出力。
入力していないまたは、0を入力している場合は「無し」を出力します。
※「給与情報の取り扱い権限」が「可」の利用者の場合
 のみ、出力されます。

(扶養家族)
所得の見積額
>>
所得見積額

※「給与情報の取り扱い権限」が「可」の利用者の場合
 のみ、出力されます。

*1 : 従業員番号を数字で利用している場合、SMILE側で取り込みをおこなうと6桁または8桁に0埋めされた状態
    で登録されます。(桁数はSMILE側の設定で異なります。)
    従業員番号を一致した状態で運用の開始をご希望の場合は、オフィスステーションの従業員番号を6桁
    または8桁の桁数に合わせてご登録ください。


「扶養対象区分」の算出方法

●前提条件

オフィスステーション SMILE人事
税法上の扶養 扶養を外れた理由(税法上) 扶養を外れた日(税法上) 扶養対象区分
扶養ではない 死亡 未入力 対象外
前年度以前 対象外
上記以外の場合 以下表に従う


●配偶者

続柄が夫または妻

オフィスステーション SMILE人事
続柄 同一生計配偶者フラグ(所得税) 源泉控除対象配偶者フラグ 扶養対象区分
夫、妻 対象外 - 控除対象外(配偶者)
夫、妻 対象 対象 控除対象配偶者
夫、妻 対象 対象外 控除対象外(配偶者)


●配偶者以外

オフィスステーション SMILE人事
扶養区分 扶養対象区分
対象外 対象外
一般、特定、老人(その他)、年少(16歳未満) 扶養親族(その他)
老人(同居) 扶養親族(直系尊属)


「同居区分」の算出方法

オフィスステーション SMILE人事
扶養区分 同居フラグ 同居区分
老人(同居) - 同居
未設定、対象外、一般、特定、老人(その他)、年少(16歳未満) 同居 同居
別居 その他


住所情報ファイル


オフィスステーション SMILE 人事 備考
従業員番号
>>
社員コード*1
ー
>>
開始年月日入力区分

「西暦」で、 固定出力します。

入社年月日
>>
開始年月日
住所・郵便番号
>>
郵便番号
住所・都道府県
>>
住所1

『住所・都道府県』+『住所・市、区、郡及び町村名』を合わせて出力します。
両項目が未入力の場合、空欄で出力します。

住所・市、区、郡及び町村名
>>
住所・丁目、番地
>>
住所2

『住所・丁目、番地』+『住所・アパート、マンション名等』を合わせて出力します。
両項目が未入力の場合、空欄で出力します。
※「住所1」または、「住所2」のいずれかが、
 全角24文字(半角48文字)に収まらなかった場合、
 全てを結合し、全角24文字(半角48文字)目までを
 「住所1」に、全角25文字(半角49文字)目から
 全角24文字(半角48文字)分を、「住所2」に
 出力します。
 その為、途中で途切れる場合があります。

住所・アパート、マンション名等
>>
住所・市、区、郡及び町村名(カナ)
>>
住所フリガナ1

『市、区、郡及び町村名』+『丁目、番地』+『アパート、マンション名等』を合わせて出力します。
全ての項目が未入力の場合、空欄で出力します。
※『市、区、郡及び町村名』+『丁目、番地』+
 『アパート、マンション名等』を結合し、半角カナに
 変換します。
 その後、先頭から半角48文字目までを「住所フリガナ1」
 に、半角49文字目から半角48文字分を「住所フリガナ
 2」に出力します。
 その為、途中で途切れる場合があります。
※SMILE用に半角に変換します。
 なお、半角カナに変換できない文字については、半角
 スペースに自動で変換します。

住所・丁目、番地(カナ)
>>
住所フリガナ2
住所・アパート、マンション名等(カナ)
>>
電話番号
>>
電話番号

電話番号区分が『自宅』『勤務先』『その他』の場合に、電話番号を出力します。

※電話番号区分
>>
世帯主氏名・姓
>>
世帯主氏名

『世帯主氏名・姓』+『“ ”(全角スペース)』+『世帯主氏名・名』で出力します。
全角12文字(半角24文字)までの文字数しか連携できず、途中で途切れる場合があります。
※『世帯主氏名・姓』または『世帯主氏名・名』の
 どちらかが未登録の場合、全角スペースは自動挿入
 されず、登録されている氏名情報のみ出力します。

世帯主氏名・名
>>
世帯主の続柄
>>
世帯主続柄コード

オフィスステーションで設定した各コードを基に出力します。
画面にて設定された続柄コードは出力実施後に保存されます。

*1 : 従業員番号を数字で利用している場合、SMILE側で取り込みをおこなうと6桁または8桁に0埋めされた状態
    で登録されます。(桁数はSMILE側の設定で異なります。)
    従業員番号を一致した状態で運用の開始をご希望の場合は、オフィスステーションの従業員番号を6桁
    または8桁の桁数に合わせてご登録ください。


労働契約情報ファイル


オフィスステーション SMILE 人事 備考
従業員番号
>>
社員コード*1
入社年月日
>>
契約年月日
ー
>>
契約年月日入力区分

「西暦」で、 固定出力します。

(労働保険)雇用形態
>>
労働契約パターンコード

オフィスステーションの値をそのまま出力します。
SMILE 人事の労働契約パターンコードを、以下に合わせていただいている場合に連携可能となります。
0:未設定
1:日雇
2:派遣
3:パートタイム
4:有期契約労働者
5:季節的雇用
6:船員
7:その他

(労働保険)契約期間の定め
>>
期間の定め有無区分

期間の定めあり → 有
期間の定めなし → 無
未設定     → 無


ー
>>
契約開始日入力区分

「西暦」で、 固定出力します。

(労働保険)契約期間の定め・契約期間(開始)
>>
契約開始日

『(労働保険)契約期間の定め・契約期間(開始)』にデータが登録されていない場合、従業員の入社年月日を出力します。

ー
>>
契約終了日入力区分

「西暦」で、 固定出力します。

(労働保険)契約期間の定め・契約期間(終了)
>>
契約終了日
(労働保険)契約期間の定め・契約更新条項の有無
>>
契約更新区分

未設定 → 空白
あり  → 更新する場合があり得る
なし  → 契約の更新はしない

ー
>>
勤務区分

「始業終業の時刻」等、 固定出力します。

ー
>>
昇給有無区分

「有」で、 固定出力します。

ー
>>
契約情報種別

「今回契約」で、固定出力します。

*1 : 従業員番号を数字で利用している場合、SMILE側で取り込みをおこなうと6桁または8桁に0埋めされた状態
    で登録されます。(桁数はSMILE側の設定で異なります。)
    従業員番号を一致した状態で運用の開始をご希望の場合は、オフィスステーションの従業員番号を6桁
    または8桁の桁数に合わせてご登録ください。


職制情報ファイル


オフィスステーション SMILE 人事 備考
従業員番号
>>
社員コード*1
ー
>>
発令年月日入力区分

「西暦」で、 固定出力します。

入社年月日
>>
発令年月日

(組織の)適用開始日<=入社年月日 ⇒ 入社年月日
(組織の)適用開始日>入社年月日  ⇒ 適用開始日

[部署管理]
(組織の)適用開始日
>>
部署・メインの所属部署
>>
組織コード

従業員所属部署のメインの所属部署コードを出力します。
※部署に所属していない従業員は、空欄で出力します。

社員区分・役職
>>
役職コード

オフィスステーションで設定した各コードを基に出力します。
※SMILE 人事で役職を設定している「分類要素」を選択
 します。
 SMILE 人事職制情報出力役職コード設定で設定をした
 役職コードを出力します。

*1 : 従業員番号を数字で利用している場合、SMILE側で取り込みをおこなうと6桁または8桁に0埋めされた状態
    で登録されます。(桁数はSMILE側の設定で異なります。)
    従業員番号を一致した状態で運用の開始をご希望の場合は、オフィスステーションの従業員番号を6桁
    または8桁の桁数に合わせてご登録ください。

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