勤怠
0762｜【勤怠】「スケジュール時間超過で残業とする」設定で残業集計が合わない原因と対処方法
休暇を取得したとき、または元々の予定と異なる時間で休憩を取得したときに、残業時間が想定外の集計値となってしまう場合の、原因と対処方法を説明します。
本事象は、雇用区分設定の以下の項目で「スケジュール時間超過で残業とする」と設定している場合に起こることがあります。
設定 ＞ 従業員 ＞ ［雇用区分設定］ ＞ 対象雇用区分の［編集］ ＞
- 働き方カテゴリ ＞ 労働時間 ＞ ［変形労働設定］ ＞ 週単位カテゴリ ＞ 「基準時間：スケジュール時間を超過した勤務については、残業としてカウントする」にチェックが入っている
- 働き方カテゴリ ＞ 労働時間 ＞ ［変形労働設定］ ＞ 月単位カテゴリ ＞ 「基準時間：スケジュール時間を超過した勤務については、残業としてカウントする」にチェックが入っている
- 日の時間外集計カテゴリの［詳細］ ＞ 「残業開始時間：スケジュール時間を超過した勤務については、残業としてカウントする」にチェックが入っている
スケジュール時間とは
「出勤/退勤予定」「休憩予定」「休憩予定時間」から算出される労働予定時間です（詳しくはこちら）。
【事例1】休暇取得分だけ残業が多くなる
休暇を取得した際に、休暇取得分だけ残業が多くなる場合です。
発生条件
雇用区分設定で「スケジュール時間を超過した勤務については、残業としてカウントする」と設定している場合に、休暇を取得することで発生します。
原因
休暇スケジュールが考慮されて、「スケジュール時間」が休暇取得分だけ短くなります。残業開始時間がその分繰り上がり、残業が多くなります。
例 8時間スケジュールの日に時間休を1時間取得した
→「スケジュール時間：7時間」となり、本来は8時間超過で残業集計されるところ、7時間超過で残業集計された
対処方法
出勤予定日に取得する休暇の休暇みなし時間を設定することで、残業時間が想定通りに集計されるようになります。ただし、出勤予定日に取得する休暇の休暇みなし時間が「所定時間」や「労働合計」に加算されるようになってしまうため、カスタムデータ項目を作成し、休暇みなし時間を加算しない集計値を確認できるようにします。
1. 休暇みなし時間を設定する
設定 ＞ 従業員 ＞ ［雇用区分設定］ ＞ 対象雇用区分の ［編集］ ＞ 休暇関連カテゴリの［詳細］ を開き、次の設定をして［登録］してください。
- 半日休暇・時間休暇取得時の所定時間への加算 ＞ 出勤予定日に取得する休暇で半休や時間休を取得する場合は、該当休暇にチェックを入れる
- 休暇みなし時間の所定外・残業計算への算入 ＞ 休暇みなし時間を所定外・残業計算に「含めない」に設定する
※本設定変更により、もともと休暇みなし時間を計上し、所定外・残業計算に含めていた休暇についても、
所定外・残業計算に含まれなくなります。
※環境によっては「休暇みなし時間の残業計算への算入」と表示されます。 - 休暇みなし時間の設定 ＞ 出勤予定日に取得する休暇を「休暇みなし勤務時間の計算を行う」に設定する
すべての雇用区分が対象となる場合は、休暇区分での一括設定も可能です。
設定 ＞ スケジュール ＞ ［休暇区分設定］ ＞ 該当休暇区分の ［編集］ ＞ 休暇みなし勤務時間の計算 ＞ 「計算を行う」に設定
この変更は、すでに勤怠計算された日の集計には適用されません。過去の集計データにも変更を反映するには、勤怠データ再計算をおこなってください。
2. カスタムデータ項目を設定する
1. の設定により、出勤予定日に取得する休暇の休暇みなし時間が「所定時間」や「労働合計」に加算されるようになります。このためカスタムデータ項目を作成し、休暇みなし時間を加算しない集計値を確認できるようにしておきます。
設定 ＞ 画面表示 ＞ ［カスタムデータ項目設定］ ＞ 日別タブ ＞ ［新規作成］をクリックし、次のように設定して［登録］します。
出勤予定日に取得する休暇の休暇みなし時間を加算しない場合の設定例
| カスタム表示コード | 任意のコードを英数字3～8文字で入力します。 例：1000 |
| カスタム表示名 | 任意の項目名を100文字以内で入力します。 例：所定時間 |
| 計算単位 | 「時間」を選択します。 |
| 丸め単位（分） | （設定不要） |
| 下限値（分） | （設定不要） |
| 追加する項目の選択 | 以下のように設定します。 + 所定時間 – 休暇みなし時間（所定） |
同様に、必要に応じて「労働合計（休暇みなし除く）」項目、「深夜所定時間 － 休暇みなし時間（深夜）」項目などを作成してください。
カスタムデータ項目の詳細については、こちらをご参照ください。
3. カスタム画面を初期表示する
カスタムデータ項目は日別データ画面、月別データ画面の「通常（カスタム）」タブ、タイムカード画面の「タイムカードカスタム」画面に表示されます。また従業員画面には表示されません。
これらの画面を初期表示にしたい場合や従業員画面に表示させたい場合は、必要項目をすべてカスタムデータ項目として作成し、サポートデスクへ「初期表示設定：カスタム勤怠一覧」への設定変更をご依頼ください。
補足
従業員画面に表示されるのはデフォルト項目かカスタムデータ項目のどちらか一方だけです。「初期表示設定：カスタム勤怠一覧」に設定変更した場合、デフォルト項目は非表示になります。
【事例2】休憩取得分だけ残業が多くなる/少なくなる
元々の予定よりも休憩を多く取得した際に、その分残業が多くなる場合、または元々の予定よりも休憩を少なく取得した際に、その分残業が少なくなる場合です。
発生条件
雇用区分設定で「スケジュール時間を超過した勤務については、残業としてカウントする」と設定している場合に、以下の2つの条件に合致するときに発生します。
原因
「スケジュール時間」は「出勤/退勤予定」「休憩予定」「休憩予定時間」から算出されます。「休憩予定」や「休憩予定時間」を変更すると「スケジュール時間」が変わり、残業開始時間も変わります。このため、残業が多くなったり短くなったりします。
例 5時間スケジュール（休憩予定なし）の日に、休憩を1時間取得した
→「スケジュール時間：4時間」となり、本来は5時間超過で残業集計されるところ、4時間超過で残業集計された
対処方法
予定している休憩よりも実際に取得した休憩が短かかった、または長かった場合は、「休憩予定」や「休憩予定時間」（スケジュール休憩）を変更せず、打刻休憩させてください。打刻休憩を許可していない場合は、打刻申請機能をご利用ください。
自動休憩やスケジュール休憩と、打刻休憩が同時に発生した場合の集計方法は、こちらの記事をご参照ください。