従業員マイページへ、ファイルやメッセージ、電子申請終了時の「公文書」を送信できます。
本マニュアルでは、ファイルやメッセージの送信方法について説明します。
※送信時の情報は、事前にテンプレートを作成しておくことができます。

電子申請終了時の「公文書」を送信する方法や、テンプレートの作成方法は、下記関連記事をご参照ください。

１．ファイル／メッセージの送信開始

メインページ［従業員マイページ］＞［受信ボックス管理］＞［ファイル／メッセージ送信］をクリックします。

顧問先を選択します。　※Pro版のみ

２．送信情報を作成

送信する内容の設定

［送信情報を新規作成］もしくは［新規追加］をクリックします。

ファイル／メッセージ送信時の従業員マイページ画面イメージ

従業員マイページに表示（①へ反映）するタイトルを「送信タイトル」に入力「掲載期間（➁へ反映）」を設定し、
［作成］をクリックします。
※掲載期間を設けない場合は、「掲載期間：設定しない」を選択します。
※ 「送信タイトル」 や 「掲載期間」は、次の画面でも変更できます。

先ほど設定した「送信タイトル」や「掲載期間」は［変更］(①)(②)から修正できます。

事前に作成したテンプレートを引用する場合は、［テンプレートを引用］をクリックします。
※ 「送信タイトル」や「掲載期間」 の設定内容は、テンプレートの情報を優先して反映します。

従業員マイページへ従業員に共通の添付ファイルを送信する場合は、「添付ファイル」欄(④)の［共通添付ファイルの選択］をクリックし、添付ファイルを選択します。
個別の添付ファイルを送信する場合は、次のステップの対象従業員の選択後に設定できます(⑤)。
メッセージを送信する場合は、「メッセージ」欄(③)にて、「使用する」を選択し、メッセージを入力します。
※「ファイル／メッセージ」の両方を送信できます。

［テンプレートを引用］をクリック後、引用するテンプレートを選択し、［選択］をクリックします。
※ 「送信タイトル」や「掲載期間」 の設定内容は、テンプレートの情報を優先して反映します。

従業員にお知らせメールを送信する場合は、「メール通知」に「通知する」を選択し、「追加分がある場合は、～」と案内が表記されている枠にメッセージを入力します。
※ 「追加分がある場合は、～」 にメッセージを入力すると、メール本文に反映します。
　メッセージの入力は必須ではないので、追加で記載しておきたいメッセージがない場合は、入力不要です。

設定内容をテンプレートとして登録する場合は、「送信テンプレートとして登録する」にチェックします。
設定内容を確認後、画面下部の［保存する］をクリックします。

対象従業員の選択

画面左上の［従業員を選択］もしくは、画面下部の青文字［従業員を選択］をクリックします。

対象従業員の「選択」列にチェックをつけ、［追加］をクリックします。

対象従業員が表示されていることを確認します。

個別添付ファイルの設定

従業員ごとに異なる個別のファイルを設定する場合は、下記関連記事をご参照ください。

送信

対象従業員の選択、および、必要があれば個別添付ファイルの設定後、画面最下部の［内容を確認する］をクリックします。

「送信情報」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。
※「掲載期間」を設定していない、もしくは過去の日付を設定した場合、従業員マイページへ直ちに公開され、
　メール通知をすると設定している場合、メールも自動送信します。

「対象従業員の選択 / 個別添付ファイル 一覧」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。

確認後、画面右上部もしくは最下部の［送信］をクリックします。

以上で、「ファイル／メッセージ」の送信は完了です。

【補足】

ファイル／メッセージの確認

従業員から管理者へメッセージの返信があると、メインページに表示されます。

送信履歴を確認できます。また、「詳細情報」列の［詳細］をクリックすると、従業員ごとの状況などの詳細情報を確認できます。
※「状況」列のステータスは、下記用語集をご確認ください。

「従業員メッセージ」列の［あり］をクリックすると、従業員から届いたメッセージの確認や、返信をすることができます。

ファイル／メッセージの編集

「ファイル／メッセージ」の内容を編集する場合は、「詳細情報」列の［編集］をクリックします。
※編集できるのは、「状況」列が「下書き」もしくは「予約」の場合に限ります。

ファイル／メッセージの削除

作成した「ファイル／メッセージ」の削除方法

「ファイル／メッセージ」の内容を削除する場合は、「削除」列の［×（バツマーク）］をクリックします。
※削除した場合、対象の「ファイル／メッセージ」はグレーアウトします。
　「ファイル／メッセージ」を削除すると、対象の全従業員が確認できなくなります。

一部の従業員に対し「ファイル／メッセージ」の削除方法

一部の従業員に対してのみ「ファイル／メッセージ」を送信した内容を削除する場合は、「詳細情報」列の［詳細］をクリックします。

対象従業員の「選択」列にチェックし、［削除］をクリックします。
※チェックした対象者のみの「ファイル／メッセージ」を、削除します。
　本削除方法では、「ファイル／メッセージ」一覧画面の情報はグレーアウトしません。