従業員マイページへ、ファイルやメッセージ、電子申請終了時の「公文書」を送信できます。
本マニュアルでは、ファイルやメッセージの送信方法について、ご説明します。
※送信時の情報は、事前にテンプレートを作成しておくことができます。

電子申請終了時の「公文書」を送信する方法やテンプレートの作成方法については、以下の関連記事をご参照ください。

ファイル／メッセージの送信

［従業員マイページ］＞［受信ボックス管理］＞［ファイル／メッセージ送信］をクリックします。

「オフィスステーション Pro」をご利用の場合、対象の顧問先をクリックします。

送信情報を新規作成

［送信情報を新規作成］もしくは［新規追加］をクリックします。

ファイル／メッセージ送信時の従業員マイページ画面イメージ

従業員マイページに表示するタイトルを「送信タイトル」(①)に入力、「掲載期間」（➁）」を設定し、［作成］をクリックします。
※掲載期間を設けない場合は、「掲載期間：設定しない」を選択します。
※ 「送信タイトル」 や 「掲載期間」は、次の画面でも変更できます。

送信内容の設定

---

送信情報

先ほど設定した「送信タイトル」や「掲載期間」は［変更］(①)(②)から修正できます。

事前に作成したテンプレートを引用する場合

［テンプレートを引用］をクリックします。引用するテンプレートを選択し、［選択］をクリックします。
※ 「送信タイトル」や「掲載期間」 の設定内容は、テンプレートの情報を優先して反映します。

従業員マイページへ従業員に共通の添付ファイルを送信する場合

「添付ファイル」欄「従業員に共通の添付ファイルを送る」(④)の［共通添付ファイルの選択］をクリックし、添付ファイルを選択します。

個別の添付ファイルを送信する場合

「添付ファイル」欄「従業員別に個別の添付ファイルを送る」(⑤)は、次のステップ「対象従業員の選択」後に設定できます。

「文書マスタから添付ファイルを選択して送る」場合、［文書マスタを選択］をクリックし、添付する文書マスタを選択します。

メッセージを送信する場合

「メッセージ」欄(③)にて、「使用する」を選択し、メッセージを入力します。
※「ファイル／メッセージ」の両方を送信できます。

 ポイント
ファイル
・添付可能なファイル形式
　「JPEG」「PNG」「PDF」の3種類です。
・添付可能なファイル容量
　1ファイル「8MB」までです。

メッセージ
・2,000文字まで入力できます。
・メッセージを送信しない場合は「使用しない」を選択する必要があります。

メール通知

従業員にお知らせメールを送信する場合は、「メール通知」に「通知する」を選択し、「追加分がある場合は、～」と案内が表記されている枠にメッセージを入力します。
※ 「追加分がある場合は、～」 にメッセージを入力すると、メール本文に反映します。
　メッセージの入力は必須ではないので、追加で記載しておきたいメッセージがない場合は、入力不要です。

設定内容をテンプレートとして登録する場合は、「送信テンプレートとして登録する」にチェックします。

設定内容を確認後、画面下部の［保存する］をクリックします。

対象従業員の選択

---

画面左上もしくは、画面下部の青文字［従業員を選択］をクリックします。

対象従業員の「選択」列にチェックをつけ、［追加］をクリックします。

対象従業員が表示されていることを確認します。

個別添付ファイルの設定

---

従業員ごとに異なる個別のファイルを設定する場合は、以下の関連記事をご参照ください。

対象従業員の選択、および、必要があれば個別添付ファイルの設定後、画面最下部の［内容を確認する］をクリックします。

確認・送信

---

「送信情報」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。

「対象従業員の選択 / 個別添付ファイル 一覧」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。

確認後、画面右上部もしくは最下部の［送信］をクリックします。
※「掲載期間」を設定していない、もしくは過去の日付を設定した場合、従業員マイページへ直ちに公開され、
　メール通知をすると設定している場合、メールも自動送信します。

以上で、「ファイル／メッセージ」の送信は完了です。

【補足】

ファイル／メッセージの確認

---

従業員から管理者へメッセージの返信があると、メインページの「オフィスステーションからの通知」欄に「従業員からの新着メッセージ」が表示されます。

［ファイル/コメント一覧へ移動する］をクリックします。

送信履歴を確認できます。
また、「詳細情報」列の［詳細］をクリックすると、従業員ごとの状況などの詳細情報を確認できます。

 補足
「状況」のステータスについて

・下書き
　送信前のファイル/メッセージです。
・予約
　掲載期間を迎えていないファイル/メッセージです。
・送信済
　送信済みのファイル/メッセージです。
・終了
　掲載期間が終了したファイル/メッセージです。

「従業員メッセージ」列の［あり］をクリックすると、従業員から届いたメッセージの確認や、返信をすることができます。

ファイル／メッセージの編集

---

「ファイル／メッセージ」の内容を編集する場合は、「詳細情報」列の［編集］をクリックし、編集をおこないます。
※編集できるのは、「状況」列が「下書き」もしくは「予約」の場合に限ります。

編集方法については、本マニュアル内「送信内容の設定」をご確認ください。

ファイル／メッセージの削除

---

ファイル／メッセージの削除では、送信情報を削除する場合と、一部の従業員に対して削除する場合で操作方法が異なります。

送信情報を削除する場合

「ファイル／メッセージ」の内容を削除する場合は、「削除」列の［］＞［削除］をクリックします。

 注意点
・従業員は送信した内容を見ることができなくなります。
　また、一度削除すると、元に戻すことはできません。
・削除した送信情報は、非活性となり詳細を確認できなくなります。
・送信情報が掲載中の場合、対象の従業員へメール通知をおこないます。

一部の全従業員に対して「ファイル／メッセージ」を削除する場合

「詳細情報」列の［詳細］をクリックします。

対象従業員の「選択」列にチェックし、［削除］＞［削除］をクリックします。
※チェックした従業員のみ送信情報を、削除します。
　本削除方法では、「ファイル／メッセージ送信」画面の一覧情報は非活性となりません。

 注意点
・対象の従業員は送信した内容を見ることができなくなります。
　また、一度削除すると、元に戻すことはできません。
・送信情報が掲載中の場合、対象の従業員へメール通知をおこないます。