勤怠
0924｜【勤怠】「有給休暇付与機能」初回付与日や分割付与日を日付指定する方法
従業員ごとに有休の初回付与日を、入社日から6ヶ月の範囲内で日付指定できます。
初回付与日を日付指定した場合は、前倒しして有休を付与する分割付与日も日付指定できます。
事前準備
本機能を利用するには、サポートデスクへ以下２点の機能追加をご依頼ください。
- 従業員別有休付与設定機能
- 初回付与日、分割付与日の日付指定を使用する
※「従業員別有休付与設定機能」を現在ご利用中の場合も、「初回付与日、分割付与日の日付指定を使用する」の機能追加が必要です。
初回付与を日付指定する設定方法
入社日から6ヶ月後の1日付で初回付与する設定方法を、事例を上げて解説します。
4月5日入社で10月1日に初回付与する場合
１．設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象者の［編集］をクリックします。
２．雇用情報カテゴリの［詳細］(①)を展開し、有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］(➁)をクリックします。
３．次のように設定します。
| 1 | 第1基準日 | 「日付指定［2023/10/1］に初回付与し、毎年の付与日とする」に設定 ※入社日から6ヶ月を超える日付を入力した場合、エラーとなります。 |
| 2 | 第2基準日 | 「なし」と設定します。もし雇用区分設定側で「なし」が設定されている場合は「雇用区分の設定に従う」を設定します。 |
４．その他の項目について、雇用区分の設定と同じにしたい場合は「雇用区分の設定に従う」のまま、変更する必要
はありません。変更したい場合は各項目を設定します。設定方法はこちらの記事をご参照ください。
５．［登録］をクリックします。
付与結果
例えば、以下のように設定した場合
- 週の契約労働日数 ： 雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「5日」と設定
- 第１基準日 ： 2023/10/1に初回付与
- 第２基準日 ： 雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「なし」と設定
- 比例付与日数 ： 雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で初期値（法定基準値）を設定
日付指定した10月1日が初回付与日になります。２回目以降も同様です。
| 1年目 | 2023年10月1日 | 10日 |
| 2年目 | 2024年10月1日 | 11日 |
| 3年目 | 2025年10月1日 | 12日 |
| 4年目 | 2026年10月1日 | 14日 |
分割付与を日付指定する設定方法
入社日から3ヶ月後の1日付で、付与日数10日のうち5日を前倒し付与し、入社日から6ヶ月後の1日付で残りの5日を付与する設定方法を、事例を上げて解説します。
※初回付与と分割付与の両方で日付指定する必要があります。分割付与のみの日付指定はできません。
4月5日入社で7月1日に5日を分割付与、10月1日に5日を付与する場合
１．設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象者の［編集］をクリックします。
２．雇用情報カテゴリの［詳細］(①)を展開し、有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］(➁)をクリックします。
３．次のように設定します。
| 1 | 第1基準日 | ・「日付指定［2023/10/1］に初回付与し、毎年の付与日とする」に設定 ・「分割付与」にチェック ・「分割付与：日付指定［2023/07/01］分割付与日数［5］日付与」に設定 ・「分割付与日を基準とする」にチェック ※入社日から6ヶ月を超える日付を入力した場合、エラーとなります。 |
| 2 | 第2基準日 | 「なし」と設定します。もし雇用区分設定側で「なし」が設定されている場合は「雇用区分の設定に従う」を設定します。 |
４．その他の項目について、雇用区分の設定と同じにしたい場合は「雇用区分の設定に従う」のまま、変更
する必要はありません。変更したい場合は各項目を設定します。設定方法はこちらの記事をご参照ください。
５．［登録］をクリックします。
付与結果
例えば、以下のように設定した場合
- 週の契約労働日数 ： 雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「5日」と設定
- 第１基準日 ： 2023/10/1に初回付与、
2023/07/01に5日を分割付与、分割付与日を基準とする - 第２基準日 ： 雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「なし」と設定
- 比例付与日数 ： 雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で初期値（法定基準値）を設定
日付指定した7月1日（分割付与日）と10月1日に5日ずつ付与されます。
分割付与日が基準となるため、３回目以降は毎年7月1日に付与されます。
| 1年目（前倒し付与） | 2023年7月1日 | 5日 |
| 1年目（残りの付与） | 2023年10月1日 | 5日 |
| 2年目 | 2024年7月1日 | 11日 |
| 3年目 | 2025年7月1日 | 12日 |
「分割付与日を基準とする」項目に関するご注意
「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。
労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。
違法となる例
（1）4月5日に入社
（2）7月1日に日付指定で5日付与（分割付与）
（3）10月1日に日付指定で5日付与（本来の付与日）
（4）次年度の10月1日に11日付与
上記例の場合、（4）では遅くとも7月1日には付与しなければなりません。
CSVインポートによる一括登録
CSVインポートによって、初回付与日、分割付与日の一括登録が可能です。
※この操作には、すべての所属と雇用区分の 従業員設定に対する「閲覧・編集」権限が必要です。
入力レイアウトを作成する（初回のみ）
データを初めてインポートする場合は、全メニュー ＞ エクスポート/インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ 従業員データ［CSV］ の「入力レイアウト作成」 ＞ ［+新規作成］より、以下の通りレイアウトを作成します。
| レイアウト名 | 「初回・分割付与日」といったレイアウト名を設定します。 |
| 使用区分 | 「更新のみ」を選択します。 |
| 選択できる項目 | 「従業員コード」「年次有休：初回付与日(YYYY/MM/DD)」「年次有休：分割付与日(YYYY/MM/DD)」「年次有休：分割付与日数」の4つを選択します。 ※「年次有休：分割付与日(YYYY/MM/DD)」と「年次有休：分割付与日数」は必ずセットで選択されます。 ※初回付与日だけを登録したい場合は、「従業員コード」「年次有休：初回付与日(YYYY/MM/DD)」の2つを選択してください。 |
| 備考 | レイアウトについての説明を記入できます。 |
【補足】
「備考」に記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。
データをインポートする
１．全メニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞
「従業員データ［CSV］」をクリックします。
２．該当レイアウトを選択し、［入力用テンプレートのダウンロード］をクリックします。
３．ダウンロードしたテンプレートファイルを開き、テンプレートに沿ってデータを作成します。
| 従業員コード | 対象者の従業員コードを入力します。 |
| 年次有休：初回付与日 (YYYY/MM/DD) |
年次有休の初回付与日をYYYY/MM/DD形式で入力します。 例：2023年10月1日 → 2023/10/01 |
| 年次有休：分割付与日 (YYYY/MM/DD) |
年次有休の分割付与日をYYYY/MM/DD形式で入力します。 例：2023年7月1日 → 2023/07/01/td> |
| 年次有休：分割付与日数 | 年次有休の分割付与日数を指定します。 例：5日分割付与 → 5 |
４．保存したファイルを「従業員データ［CSV］」画面で選択して［アップロード］をクリックすると、
確認画面が表示されます。［登録］をクリックするとインポートを開始します。
【入力項目が空の場合のデータの取扱い】
入力したCSVファイルにおいて、ある項目（例として「分割付与日数」）が空白だった場合に、分割付与日数の既存のデータを【残す】か【削除する】か、選択できます。
【残す】場合は「 登録されている値そのまま残す」、【削除する】場合は「登録されている値を削除する」を選択します。
CSVファイルに空白の項目が無ければ、どちらを選択しても影響ありません。