「SMILE 人事給与」（SMILE 人事(*)）から出力した従業員情報を、オフィスステーションの従業員台帳に取り込む方法について、ご説明します。

「SMILE 人事給与」（SMILE 給与(*)）については、下記関連記事をご参照ください。

• (*)　：　オフィスステーション ヘルプセンターでは、「SMILE 人事給与」にて人事情報管理機能を、
  　　　　契約している場合は『SMILE 人事』、契約していない場合は『SMILE 給与』と表記します。

「SMILE 人事」側の操作方法については、下記ファイルをご参照ください。

「SMILE 人事」従業員情報の取込

「SMILE 人事」から出力した各ファイルをオフィスステーションの従業員台帳に取り込みます。取り込めるファイルは、下記の通りです。

• 人事基本情報ファイル
  
  
• 家族情報ファイル
  
  
• 住所情報ファイル
  
  
• 職制情報ファイル

メインページ［台帳管理］をクリックします。

従業員情報を取り込む顧問先をクリックします。　※Pro版のみ

［従業員］をクリックします。

［一括追加 / 削除 /更新］＞［他社システムから従業員を追加・更新］をクリックします。

「作業内容」(①)、「追加する人数」(②)を選択し、［次へ］(③)をクリックします。

従業員を追加する場合

「他社システムの種類：SMILE 人事」(①)を選択します。
「SMILEの続柄コード」(②) へは、SMILE 人事側で設定している従業員本人の続柄コード値を、
「SMILEの続柄コード」(③) へは、SMILE 人事側で設定している従業員本人以外の続柄コード値を入力します。

「SMILEの続柄コード」(③)の入力欄を追加ご希望の場合は、［追加］をクリックすると入力欄が追加できます。

「SMILEの続柄コード」とは
「SMILE 人事」にて、各会社でマスタ管理されている「続柄コード」です。
ファイル内の「続柄コード」をオフィスステーションのどの続柄と紐付けるかを設定してください。

オフィスステーション製品を複数契約している場合、「台帳の種類」(①)で登録する台帳にチェックします。

［ファイルの選択］(②)をクリックし、「SMILE 人事」から出力したtxtファイルを選択します。
　・人事基本情報ファイル　：　従業員の氏名、生年月日、社会保険情報など
　・家族情報ファイル　　　：　扶養家族の氏名、生年月日、住所、社会保険情報など
　・住所情報ファイル　　　：　従業員の住所
　・職制情報ファイル　　　：　従業員の所属部署

［アップロード］(③)をクリックします。

従業員を更新する場合

「他社システムの種類：SMILE 人事」(①)を選択します。
「SMILEの続柄コード」(②)へは、SMILE 人事側で設定している従業員本人の続柄コード値を、
「SMILEの続柄」(③) へは、SMILE 人事側で設定している従業員本人以外の続柄コード値を入力します。

「SMILEの続柄コード」(③)の入力欄を追加ご希望の場合は、［追加］をクリックすると入力欄が追加できます。

「SMILEの続柄コード」とは
「SMILE 人事」にて、各会社でマスタ管理されている「続柄コード」です。
ファイル内の「続柄コード」をオフィスステーションのどの続柄と紐付けるかを設定してください。

［ファイルの選択］(①)をクリックし、「SMILE 人事」から出力したtxtファイルを選択、［アップロード］(②)をクリックします。

【従業員台帳取込項目】

※連携項目に含まれていない項目については、連携できません。

人事基本情報ファイル

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• キー項目　：　従業員番号、名、生年月日
  
• 従業員を追加する場合
  オフィスステーションに在籍者として登録している従業員の従業員番号は、エラーとなり取り込みできません。
  
• 従業員を更新する場合
  キー項目が全て一致していない従業員はエラーとなり取り込みできません。
  ・キー項目が一致する在職者、退職者の両方が存在する場合は、在職者に対し更新します。
  ・キー項目が一致する退職者が重複して存在する場合は、更新しません。

SMILE 人事		オフィスステーション	備考
社員ｺｰﾄﾞ*1	>>	従業員番号	◆キー項目◆
氏名	>>	氏名・姓	◆キー項目（氏名・名）◆ 半角及び全角スペース前を『氏名・姓』、半角及び全角スペース後を『氏名・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『氏名・姓』に連携します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を 　『氏名・姓』、以降を『氏名・名』に連携します。 　（ミドルネームは『氏名・名』に連携します。）
	>>	氏名・名
氏名ﾌﾘｶﾞﾅ	>>	氏名 (カナ)・姓	半角及び全角スペース前を『氏名 (カナ)・姓』、半角及び全角スペース後を『氏名 (カナ)・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『氏名 (カナ)・姓』に 　連携します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を 　『氏名 (カナ)・姓』、以降を『氏名 (カナ)・名』に 　連携します。 　（ミドルネームは『氏名 (カナ)・名』に連携します。）
	>>	氏名 (カナ)・名
ﾛｰﾏ字氏名	>>	氏名 (ローマ字)	更新時のみ、外国人区分が「0:日本人」以外の場合に連携します。 41字以上の場合、41字以降は連携されません。
旧姓	>>	旧氏名・姓	半角及び全角スペース前を『旧氏名・姓』、半角及び全角スペース後を『旧氏名・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『旧氏名・姓』に連携します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を『旧氏名・姓』、以降を『旧氏名・名』に連携します。 （ミドルネームは『旧氏名・名』に連携します。）
	>>	旧氏名・名
旧姓ﾌﾘｶﾞﾅ	>>	旧氏名 (カナ)・姓	半角及び全角スペース前を『旧氏名 (カナ)・姓』、半角及び全角スペース後を『旧氏名 (カナ)・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『旧氏名 (カナ)・姓』に連携 　します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を 　『旧氏名 (カナ)・姓』、以降を『旧氏名 (カナ)・名』に 　連携します。 （ミドルネームは『旧氏名 (カナ)・名』に連携します。）
	>>	旧氏名 (カナ)・名
性別区分	>>	性別
生年月日	>>	生年月日	◆キー項目◆
携帯電話番号	>>	電話番号
	>>	電話番号区分	『携帯』で連携します。
eﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽ	>>	メールアドレス
入社年月日	>>	入社年月日
退職年月日	>>	退職年月日
退職理由	>>	離職理由	文言が以下に、完全一致した場合に連携します。 ・本人都合による離職 ・事業主の都合による離職
健康保険証No.	>>	（社会保険） 健康保険　被保険者証
健康保険証No.取得日	>>	（社会保険）健康保険 資格取得年月日
厚年整理番号	>>	（社会保険） 厚生年金整理番号	桁数が6桁を超える場合は、超えた分は先頭(左)の「0」を取り除いて連携します。 例）00003456→003456 超えない場合は、そのまま連携します。
基礎年金番号	>>	（社会保険）基礎年金番号	ハイフンを取り除いて連携します。
基金加入員番号	>>	（社会保険） 厚生年金基金加入員番号	桁数が11桁を超える場合は、超えた分の先頭(左)の「0」を取り除いて連携します。 例）0000345678901→00345678901 超えない場合は、そのまま連携します。
基金加入員番号取得日	>>	（社会保険）厚生年金基金 資格取得年月日
雇用保険被保険者番号	>>	（労働保険） 被保険者番号
雇用保険被保険者番号取得日	>>	（労働保険）雇用保険 資格取得年月日

*1　：　SMILE側で社員ｺｰﾄﾞを数字タイプで利用している場合、社員ｺｰﾄﾞは6桁または8桁に0埋めされた状態で
　　　　出力されます。（桁数はSMILE側の設定で異なります。）
　　　　取り込みの際に、0を含めた社員ｺｰﾄﾞと一致する従業員がオフィスステーションに登録されていない場合、
　　　　「従業員を追加する場合」の操作時は、従業員台帳へ新規登録され、
　　　　「従業員を更新する場合」の操作時は、従業員台帳へ更新されません。

家族情報ファイル

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• キー項目　：　従業員番号、（扶養家族）名、（扶養家族）生年月日
  
• 従業員を追加する場合
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員が「人事基本情報ファイル」に登録されて
  　いない場合は、追加されません。
  
• 従業員を更新する場合
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員が「人事基本情報ファイル」に登録されて
  　いない場合は、更新されません。
  ・キー項目が一致する扶養家族が更新、一致しない扶養家族は新規追加します。
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員台帳情報が、在職者、退職者の両方で登録
  　されている場合は、在職者の扶養家族として更新します。

SMILE 人事		オフィスステーション	備考
社員ｺｰﾄﾞ*1	>>	従業員番号	◆キー項目◆
家族氏名	>>	（扶養家族）氏名・姓	半角及び全角スペース前を『氏名・姓』、半角及び全角スペース後を『氏名・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『氏名・姓』に連携 　します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を 　『氏名・姓』、以降を『氏名・名』に連携します。 （ミドルネームは『氏名・名』に連携します。）
	>>	（扶養家族）氏名・名
フリガナ	>>	（扶養家族） 氏名 (カナ)・姓<	半角及び全角スペース前を『氏名 (カナ)・姓』、半角及び全角スペース後を『氏名 (カナ)・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『氏名 (カナ)・姓』に 　連携します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を 　『氏名 (カナ)・姓』、以降を『氏名 (カナ)・名』に 　連携します。 （ミドルネームは『氏名 (カナ)・名』に連携します。）
	>>	（扶養家族） 氏名 (カナ)・名
性別	>>	性別
続柄ｺｰﾄﾞ	>>	続柄	オフィスステーションで設定した続柄、続柄詳細を判定して連携します。 画面にて設定された続柄ｺｰﾄﾞは取込実施後に保存されます。
	>>	続柄詳細
生年月日	>>	（扶養家族）生年月日	◆キー項目◆
住所設定区分	>>	ー	「住所設定区分」が「0 : 社員と同一」の場合、 ①社員マスターファイルを同時に取り込んで 　いる場合、社員マスターファイルの従業員 　住所を連携します。 ②社員マスターファイルを同時に取り込んで 　いない場合、オフィスステーションの従業員 　住所を登録します。
郵便番号	>>	（扶養家族） 住所・郵便番号
住所１	>>	（扶養家族） 住所・都道府県	都道府県名に当てはまる部分を連携します。
	>>	（扶養家族） 住所・市、区、郡及び町村名	都道府県名以降を連携します。
住所２	>>	（扶養家族） 住所・丁目、番地	全て『住所・丁目、番地』に連携します。
除外区分	>>	ー	SMILEで「死亡、その他」が登録されている家族は、追加も更新もおこないません。
同居区分	>>	（扶養家族）同居フラグ	同居のみ連携します。 ※SMILEの居住者区分が「非居住者」の場合は、 　『別居』で連携します。
一般扶養	>>	扶養区分	・いずれも非該当　　　　　　→　「対象外」 ・「一般扶養」が該当　　　　→　「一般」 ・「同居老親等」が該当　　　→　「老人(同居)」 ・「その他老人扶養」が該当　→　「老人(その他)」 ・「年少扶養」が該当　　　　→　「年少(16歳未満)」 ・「特定扶養」が該当　　　　→　「特定」 対象の項目が複数存在する場合エラーとします。
同居老親等	>>
その他老人扶養	>>
年少扶養	>>
特定扶養	>>
障害	>>	（扶養家族）障害者区分	・対象外　　→　該当しない ・障害者　　→　一般の障害者 ・特別障害　→　特別障害者 ・同居特障　→　同居特別障害者
職業	>>	（扶養家族）職業	職業名称が一致する場合、連携します。 一致しない場合は『その他』で連携し、『その他』に名称を登録します。 （11文字以上の場合、11文字以降は連携されません。）
	>>	（扶養家族）その他
備考	>>	備考
居住者区分	>>	（扶養家族） 別居海外フラグ	SMILEで非居住者と登録されている場合は、『別居（海外）』で連携します。
源泉控除対象配偶者区分	>>	（扶養家族） 源泉控除対象配偶者フラグ
健康保険被扶養者区分	>>	（扶養家族） 社会保険上の扶養
健康保険該当年月日	>>	（扶養家族） 扶養になった日 (社保上)
健康保険非該当年月日	>>	（扶養家族） 扶養を外れた日 (社保上)
所得見積額	>>	（扶養家族） 所得の見積額

*1　：　SMILE側で社員ｺｰﾄﾞを数字タイプで利用している場合、社員ｺｰﾄﾞは6桁または8桁に0埋めされた状態で
　　　　出力されます。（桁数はSMILE側の設定で異なります。）
　　　　取り込みの際に、0を含めた社員ｺｰﾄﾞと一致する従業員がオフィスステーションに登録されていない場合、
　　　　「従業員を追加する場合」の操作時は、従業員台帳へ新規登録され、
　　　　「従業員を更新する場合」の操作時は、従業員台帳へ更新されません。

住所情報ファイル

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• キー項目　：　従業員番号
  
• 従業員を追加する場合
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員が「人事基本情報ファイル」に登録されて
  　いない場合は、追加されません。
  
• 従業員を更新する場合
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員が「人事基本情報ファイル」に登録されて
  　いない場合は、更新されません。
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員台帳情報が、在職者、退職者の両方で登録
  　されている場合は、在職者の情報として更新します。

SMILE 人事		オフィスステーション	備考
社員ｺｰﾄﾞ*1	>>	従業員番号	◆キー項目◆
郵便番号	>>	住所・郵便番号
住所１	>>	住所・都道府県	都道府県名に当てはまる部分を連携します。
	>>	住所・市、区、郡及び町村名	都道府県名以降を連携します。
住所２	>>	住所・丁目、番地	全て『住所・丁目、番地』に連携します。
住所ﾌﾘｶﾞﾅ１	>>	住所 (カナ)・ 市、区、郡及び町村名	都道府県名以降を連携します。
住所ﾌﾘｶﾞﾅ２	>>	住所（カナ）・ 丁目、番地	全て『住所（カナ）・丁目、番地』に連携します。
電話番号	>>	電話番号	携帯電話番号が設定されていない場合に連携します。
世帯主氏名	>>	世帯主氏名・姓	半角及び全角スペース前を『世帯主氏名・姓』、半角及び全角スペース後を『世帯主氏名・名』へ連携します。 ※スペースが無い場合、全て『世帯主氏名・姓』に連携 　します。 ※スペースが複数ある場合、一つ目のスペースの前を 　『世帯主氏名・姓』、以降を『世帯主氏名・名』に連携 　します。 　（ミドルネームは『世帯主氏名・名』に連携します。）
	>>	世帯主氏名・名
世帯主続柄ｺｰﾄﾞ	>>	世帯主の続柄	オフィスステーションで設定した続柄を連携します。 画面にて設定された続柄ｺｰﾄﾞは取込実施後に保存されます。

*1　：　SMILE側で社員ｺｰﾄﾞを数字タイプで利用している場合、社員ｺｰﾄﾞは6桁または8桁に0埋めされた状態で
　　　　出力されます。（桁数はSMILE側の設定で異なります。）
　　　　取り込みの際に、0を含めた社員ｺｰﾄﾞと一致する従業員がオフィスステーションに登録されていない場合、
　　　　「従業員を追加する場合」の操作時は、従業員台帳へ新規登録され、
　　　　「従業員を更新する場合」の操作時は、従業員台帳へ更新されません。

職制情報ファイル

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• キー項目　：　従業員番号
  
• 従業員を追加する場合
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員が「人事基本情報ファイル」に登録されて
  　いない場合は、追加されません。
  
• 従業員を更新する場合
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員が「人事基本情報ファイル」に登録されて
  　いない場合は、更新されません。
  ・ファイル内の社員ｺｰﾄﾞと、従業員台帳の従業員番号が一致する従業員台帳情報が、在職者、退職者の両方で登録
  　されている場合は、在職者の情報として更新します。

SMILE 人事		オフィスステーション	備考
社員ｺｰﾄﾞ*1	>>	従業員番号	◆キー項目◆
発令年月日	>>	ー	同一の従業員番号の職制のうち、取込時点より過去で最も現在に近い発令年月日のデータを取り込みます。 ※判定のみ使用する項目となっており、発令年月日自体 　の取り込みはおこないません。
組織ｺｰﾄﾞ	>>	部署・メインの所属部署	※オフィスステーションの部署コードと、SMILEの 　組織ｺｰﾄﾞが一致する場合に連携します。 　従業員所属部署のメインの所属部署へ連携します。

*1　：　SMILE側で社員ｺｰﾄﾞを数字タイプで利用している場合、社員ｺｰﾄﾞは6桁または8桁に0埋めされた状態で
　　　　出力されます。（桁数はSMILE側の設定で異なります。）
　　　　取り込みの際に、0を含めた社員ｺｰﾄﾞと一致する従業員がオフィスステーションに登録されていない場合、
　　　　「従業員を追加する場合」の操作時は、従業員台帳へ新規登録され、
　　　　「従業員を更新する場合」の操作時は、従業員台帳へ更新されません。