人事
0230｜「事前従業員登録フォーム」設定方法
入社前の従業員から情報を収集し、「台帳管理」へ情報を登録するためのフォーム作成方法について、ご説明します。
登録フォームの作成
［従業員マイページ］＞［事前従業員登録フォーム］＞［登録フォーム管理］をクリックします。
［新規作成］をクリックします。
「作成方式」を選択します。本マニュアルでは、「個別作成」を選択時の作成方法をご案内します。
※「一括作成」をご希望の場合は、以下の関連記事をご参照ください。
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「フォームの表示設定」項目を設定します。詳細については、下表をご確認ください。
※
をクリックすると、従業員側で表示されるフォーム画面を確認できます。
（フォーム画面イメージ）
| No. | 項目名 | 説明 |
| ① | 表示企業名 | フォームタイトルの下に表示する企業名を入力します。 |
| ② | フォームタイトル | フォーム画面のタイトルを入力します。 |
| ③ | メッセージ | フォーム内に表示される「お読みください」テキストを入力します。 |
| No. | 項目名 | 説明 |
| ④ | 所属事業所 | 入社前従業員が所属予定の事業所を選択します。 |
| ⑤ | 部署 | 入社前従業員が所属予定の部署を選択します。 |
| ⑥ | パスワード | 入社前従業員がフォームへのログイン時に入力するパスワードを設定します。 任意の値を入力後に、［初期パスワードを設定］をクリックするとランダムな値に戻ります。 ※初期値のパスワードはランダムな値が表示されますが、任意で変更可能です。 |
「従業員に対する収集設定」カテゴリを設定します。
本カテゴリでは、各収集項目について従業員から情報を収集する（必須または任意）・収集しないを設定します。
「従業員に対する収集設定」カテゴリに表示されている項目以外で、追加で情報を収集したい場合は、「追加の収集項目」を設定します。
［新規作成］または［＋収集項目を追加］をクリックします。
「収集項目の追加」画面にて「項目名」と「フォームタイプ」を設定し、［追加］をクリックします。
| No. | 項目名 | 説明 |
| ⑦ | 項目名 | 収集する項目名を入力します。（例：履歴書、自己PR 等） ※最大50文字まで |
| 必須項目 | チェックを入れると、設定した「項目名」が必須項目になります。 チェックを入れなかった場合は、任意項目になります。 |
|
| ⑧ | フォーム | 以下のいずれかからフォームを選択します。 ※選択するフォームタイプによって、設定できる上限数が異なります。
※アップロード可能ファイルは、「jpg」「jpeg」「png」「pdf」です。 「pdf」は2MBまで、「jpg」「jpeg」「png」は容量制限なし。 |
補足
「追加の収集項目」にて追加した項目は、編集および削除することができます。
編集および、削除をおこなう場合は、、対象項目の［編集］または［
］をクリックしてください。
各項目の設定後、［保存］をクリックします。
画面上部に「登録フォームを保存しました。」と表示されたら、事前従業員登録フォームの作成は完了です。
作成した登録フォームを編集する場合は、以下の関連記事をご参照ください。
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配布用PDFのダウンロード
［ダウンロード］をクリックし、作成した登録フォームの配布用PDFファイルをダウンロードします。
配布用PDF サンプル
入社前従業員情報の登録
事前従業員登録フォームから提出された従業員情報を従業員台帳に登録します。
［従業員マイページ］＞［事前従業員登録フォーム］＞［エントリー管理］をクリックします。
従業員台帳に登録する従業員をクリックします。
従業員が提出した情報を確認し、誤りがある場合は修正します。
「登録台帳の設定」カテゴリと、「管理者用メモ」カテゴリを設定します。
各項目の設定後、［登録］をクリックします。
| No. | 項目名 | 説明 |
| ① | 社員区分 | 入社前従業員の社員区分を選択します。 |
| ② | 社員区分詳細 | ※［社員区分詳細マスタ設定］を設定している場合に表示されます。 入社前従業員の社員区分詳細を選択します。 |
| ③ | 従業員番号 | 入社前従業員の従業員番号を入力します。 ※入力は任意です。必要に応じてご入力ください。 |
| ④ | 台帳選択 | ※「台帳選択」は、複数の製品をご契約の場合に表示されます。 入社前従業員に対して使用する機能の登録台帳にチェックします。 |
| ⑤ | 管理者用メモ | 対象者に対し、共有しておきたいメモ等があれば、入力します。 ※従業員台帳には反映されません。 |
「（従業員番号 氏名）さんの従業員台帳への登録が完了しました。」と表示されたら、登録完了です。
注意点
収集した本人確認書類は、従業員台帳に反映されません。
登録済みエントリー内容の確認
従業員台帳に登録したエントリー内容を、再度確認することができます。
収集した本人確認書類については、従業員台帳から確認することはできませんので、こちらからご確認ください。
ポイント
「エントリー管理一覧」画面の初期表示では、従業員台帳に未登録の情報のみが表示されています。
従業員台帳に登録した従業員を表示するには、「現在の検索条件」右端の［検索条件をすべて解除］をクリックしてください。
※［絞り込み検索］からも、表示内容を変更いただけます。
対象従業員をクリックします。
エントリー内容の確認ができます。
