「健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届／７０歳以上被用者算定基礎届 (外部CSVファイル添付方式)」の手続き時に添付するCSVファイルをオフィスステーションにて作成する方法についてご説明します。

添付用CSVファイルを作成

［帳票］＞［電子申請　添付用CSV作成］をクリックします。

［健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届／70歳以上被用者算定基礎届］をクリックします。

「オフィスステーション Pro」をご利用の場合は、対象の顧問先をクリックします。

Excelファイル出力

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従業員の選択

［算定対象者を追加］をクリックすると、算定対象者を自動で選択できます。

手動で対象者を選択する場合は、対象従業員(①)を選択し、［］(②)をクリックします。

 注意点
・作成できる従業員は2,000名までです。
・従業員台帳に「給与日」が設定されていない従業員は、「従業員氏名」欄に表示されません。

［算定対象者を追加］について
［算定対象者を追加］から正しく追加するには、従業員情報のデータメンテナンスが必要です。
※算定対象者は7月1日現在の全ての被保険者の中で、以下に該当する人は除いた人を選択します。
・6/1以降の資格取得者
・6/30以前に退職した従業員
・7月改定の月額変更届をおこなう人 (従業員台帳の改定年月が今年の7月で登録されている人)

＋をクリックすると詳細が表示されます。

必要項目の入力

各項目を設定します。

項目名	説明
事業所	算定基礎届を申請する事業所を設定します。
適用年月	算定基礎届を申請する年を設定します。
月給者の報酬支払基礎日数	月給者の「報酬支払基礎日数」を選択します。 給与データ取り込み時「基本給(月給)」で取り込んでる従業員が対象です。
FD通番	・オフィスステーションでしか電子申請をおこなっていない場合 　「出力時に自動的に最大のFD通番を発行する場合はチェック」にチェックします。 ・「CSVファイル」を用いて申請する手続きを直近でオフィスステーションを通さずに 　電子申請をおこなった場合 　「出力時に自動的に最大のFD通番を発行する場合はチェック」のチェックを外し、 　FD通番を手入力します。
健保組合用	健康保険組合（マイナポータル）へ提出するCSVファイルを作成する場合にチェックします。
個人番号	個人番号（マイナンバー）を利用し電子申請をおこなう場合は、「出力する」にチェックします。
従業員表示順	Excelファイルを出力した際の並び順を、「従業員番号順」もしくは「厚生年金整理番号順」から選択します。 ※従業員の表示順の選択は、Excel出力時のみになります。 　CSV出力時は「厚生年金整理番号順」固定となります。
ZIPパスワード ZIPパスワード (確認)	出力したファイルを開く際に利用するパスワードを入力します。 ※「個人番号」の「出力する」にチェックした場合に表示されます。

 をクリックすると詳細が表示されます。

ファイルの確認や修正をおこなう場合

「Excel出力」をクリックし、本マニュアル内「出力したExcelファイルの確認、修正」へお進みください。

ファイルの確認や修正をおこなわない場合

「CSV出力」をクリックし、本マニュアル内「算定基礎届の申請」へお進みください。
※CSVファイルは開かずに申請時に添付してください。開くと返戻となる可能性があります。

 補足
「オフィスステーション 給与」を利用している場合
※「オフィスステーション Pro」の場合は「オフィスステーション Pro 給与計算オプション」
給与計算システムにて確定した給与情報を「給与データ」に連動している場合、給与計算側で設定された通勤情報に基づいて、通勤費を按分します。
端数金額の処理については、以下の関連記事をご参照ください。

出力したExcelファイルの確認、修正

「ダウンロード」列のボタンをクリックし、Excelファイルをダウンロードします。
※個人番号を出力する場合は、ファイルのダウンロードは一度のみしかできません。

ダウンロードしたExcelファイルを開き、各項目を入力・編集し、ファイルを保存します。

従業員台帳や企業設定などから取得可能な情報は、自動でセットします。
Excelファイル上で給与情報を手入力した場合、「合計」「総計」「平均額」欄は自動計算されませんので、手動で入力・計算してください。
※「社労士名」「社労士登録番号」は「オフィスステーション Pro」をご利用の場合に表示します。

CSVファイルへ変換

「電子申請添付用ファイル出力一覧」画面を表示します。

該当画面を閉じてしまった場合は、［帳票］＞［電子申請 添付用CSV作成］をクリックし、「手続一覧 (添付用CSV作成)」画面の［ダウンロード一覧］をクリックします。

［ファイルの選択］をクリックし、保存したExcelファイルを選択します。

変換されたCSVファイル（出力の設定で「健保組合用：作成する」や「個人番号：出力する」と設定した場合はZIPファイル）を保存します。

 ポイント
［文字置換マスタ ］に登録している文字が含まれる場合、CSVへ変換したzipファイル内に「使用できない文字について(確認&添付用).pdf」も表示されます。「提出情報入力」画面で併せて添付して申請してください。

 注意点
CSVファイルの名称は、自動で所定形式の名称へ変換されます。
ファイル名を変更をおこなうと返戻の原因となりますので、ファイル名称は絶対に変更しないでください。
※ファイルの保存をおこなう際に既に同じファイル名が存在する場合、「SHFD0006(1).CSV 」と、
　自動的に番号が附番されることがありますが、この場合(1)は削除する必要があります。

　年金事務所提出用：SHFD0006.CSV
　健康保険組合提出用：KPFD0006.CSV

作成されたCSVファイルを開いたり、データを編集をおこなうと、返戻される可能性があります。
データ編集をおこなう場合は、Excelファイルで編集をおこない、CSVファイルに変換をお願いします。

画面左上に「ファイルの変換が完了しました。」と表示されたら作成完了です。

エラーが表示されている場合、「エラー内容の詳細はこちら」をクリックし内容を確認します。

エラー内容を修正する場合は、先ほど保存したExcelファイルを修正後、再度CSVファイルへの変換操作をします。

CSVファイルの作成が完了したら、日本年金機構が提供している「届書作成プログラム」の仕様チェックをおこなうことをお勧めしております。操作方法は、以下の関連記事をご参照ください。

算定基礎届の申請

電子申請方法については、以下の関連記事内「ダウンロード一覧からの申請」をご参照ください。

【補足】「文字置換マスタ」機能

「髙」や「﨑」など、電子申請時には一部利用できない文字があり、［文字置換マスタ］に登録しておくことで電子申請時、文字を自動で利用できる文字に置換してくれる機能があります。
［文字置換マスタ］には事前にいくつかの漢字が登録されており、利用できない文字が申請データに含まれる場合、CSVファイル出力時、もしくはCSVファイルへ変換時に「使用できない文字について(確認&添付用).pdf」が併せて出力されます。

「提出情報入力」画面にてCSVファイルと併せて添付してください。

「文字置換マスタ」の設定方法については、以下の関連記事をご参照ください。