雇用契約書を個別に作成し、従業員へ公開する方法について、ご説明します。

１．雇用契約書の作成開始

メインページ［従業員マイページ］＞［雇用契約管理］＞［雇用契約書の新規作成］をクリックします。

顧問先を選択します。※Proのみ

［契約書作成スタート］もしくは［作業をはじめる］をクリックします。

２．従業員の選択

オフィスステーションに登録済みの従業員を選択する場合

従業員台帳に登録済みの従業員を対象に選択します。

［従業員データを選択］をクリックします。

対象従業員の「選択」列にチェックをつけ(①)、［選択］(②)をクリックします。

オフィスステーションに未登録の従業員を１名ずつ選択する場合

従業員台帳に登録していない従業員の情報を１名ずつ入力し選択します。
内定者に雇用契約書を公開する場合などにご利用ください。
※従業員台帳に登録せずに雇用契約書を作成できます。

［従業員を新規追加］をクリックします。

各項目(①)を入力し、［はい］(②)をクリックします。
※「氏名」「生年月日」は入力必須です。

オフィスステーションに未登録の従業員を複数名選択する場合

テンプレートファイルを使用して、従業員台帳に登録していない従業員を一括で追加し選択します。
複数の内定者に雇用契約書を公開する場合などにご利用ください。
※従業員台帳に登録せずに雇用契約書を作成できます。

テンプレートファイルのダウンロード

［リストで一括追加］をクリックします。

［ダウンロード］をクリックし、テンプレートファイルをダウンロードします。

テンプレートファイルの編集

ダウンロードしたテンプレートファイルに、情報を入力します。

テンプレートファイルのアップロード

［ファイル選択］をクリックし、編集したファイルを選択します。

ファイル選択後、［ファイル読み込み］＞［はい］をクリックします。

従業員の選択完了

いずれかの方法で従業員を選択後、
従業員情報の確認・編集をおこなう場合は、「従業員情報の追加方法」列の［新規追加］(①)や［リストで一括追加］(②)をクリックします。
従業員の選択を解除する場合は、「解除」列の［×］(③)をクリックします。

従業員の選択に問題がなければ、［次のステップへ］(④)をクリックし、従業員の選択を完了します。

３．雇用契約書の作成

選択した従業員の確認

「従業員の選択」画面に戻る場合は、［従業員の選択に戻る］＞［はい］をクリックします。
選択した従業員を確認する場合は、［選択した従業員を確認］をクリックします。

既存の契約書から作成・お気に入りから作成

雇用契約書に、既存の雇用契約書やお気に入り契約書の契約内容を反映します。

［既存の契約書から作成］もしくは［お気に入りから作成］をクリックします。
※ここでは、［お気に入りから作成］を選択して説明します。

契約書の契約内容を反映する雇用契約書の「選択」列を選択し(①)、［適用］(②)をクリックすると、選択した契約書の契約内容を反映します。
※［適用］をクリックすると、作成中の契約書へ、選択した契約書の内容が上書きされます。

「お気に入り名称」列の名称部分をクリックすると、契約書の契約内容を確認できます。
※［既存の契約書から作成］から進んだ場合、「契約書タイトル」列の名称部分となります。

カテゴリ・項目の設定方法

雇用契約書の「契約内容の入力」画面のカテゴリ・項目の設定方法については、下記の関連記事をご参照ください。

各項目の入力

各項目の内容を入力します。
※項目名の左上に「●」印がついている項目は入力必須項目です。

雇用契約書と従業員台帳との連携の有効/無効を設定します。有効/無効の切替は、トグルボタンをクリックします。
※有効は、無効はの表示となります。

• ①台帳からデータを引用する　：　雇用契約書作成時に従業員台帳に登録された情報を雇用契約書に引用します。
  　
• ②台帳反映する　　　　　　　：　従業員の合意を得た雇用契約書を管理者が決裁または台帳反映実施時に、
  　　　　　　　　　　　　　　　　雇用契約書の情報を従業員台帳に反映します。

「署名欄」の事業所情報を、既存の雇用契約書やお気に入り契約書から反映し、かつ事業所情報に変更がある場合は、「事業所」の「台帳からデータを引用する」を無効にし(①)、［事業所情報を取り込む］(②)をクリックすると最新の事業所情報を取得できます。

「オプション」の「お気に入りに登録」にチェックをつけると、作成した雇用契約書をお気に入り契約書に登録します。お気に入り契約書に登録すると、以後、雇用契約書を作成する際のひな形として使用できます。
※「契約内容の入力」画面で入力した「タイトル」を「お気に入り名称」として登録します。

「従業員データに登録」にチェックをつけると、雇用契約書の作成と同時に、選択した従業員のデータを従業員台帳に登録します。
※オフィスステーションに登録済みの従業員のみを選択している場合、本項目は表示されません。
※従業員台帳に登録せず内定者の雇用契約書を作成する場合は、チェックを外してください。

入力内容の保存

雇用契約書のカテゴリ・項目の編集内容や各項目の入力内容を保存します。

［入力内容の確認］をクリックします。

「オプション」の「従業員データに登録」にチェックをつけている場合、「従業員台帳に登録」ウィンドウが表示されます。
登録する台帳にチェックをつけて(①)、［はい］(②)をクリックします。

内容を確認のうえ問題がなければ、［保存する］をクリックします。
入力内容を修正する場合は、［修正する］をクリックします。

保存後、「適用しました」と表示され「雇用契約書の公開」画面に遷移します。

４．雇用契約書の公開

作成した雇用契約書の契約内容およびPDFレイアウト設定をおこない、従業員に公開します。

レイアウト設定

各従業員の雇用契約書をPDFで出力する際のレイアウトを設定します。
既存の雇用契約書やお気に入り契約書に設定しているレイアウトを一括で適用する、もしくは従業員ごとの設定ができます。

「PDFレイアウト」列の［プレビュー/編集］をクリックすると、雇用契約書をPDFで出力する際のプレビュー画面が表示され、PDFレイアウトを編集できます。

初期設定では、オフィスステーションにて自動で作成される「初期レイアウト」が適用されています。
レイアウトの設定方法については関連記事をご確認ください。

雇用契約書の確認

作成した雇用契約書の契約内容およびPDFレイアウト設定を確認します。

「氏名」列の青文字の氏名部分(①)をクリックすると、従業員情報を確認できます。
「雇用契約書」列の［編集］(②)をクリックすると、「契約内容の入力」画面に遷移し、雇用契約書の内容を確認・編集ができます。
※雇用契約書の契約内容の入力に不備がある場合は「雇用契約書」列に「！要調整」と表示されます。
　［編集］をクリックして必須項目を入力してください。

「PDFレイアウト」列の「プレビュー/編集」をクリックすると、雇用契約書をPDFで出力する際のプレビュー画面が表示され、PDFレイアウトの確認・編集ができます。
※既存の雇用契約書やお気に入り契約書の情報を適用した際に、適用元と適用先でレイアウトに差異が
　ある場合、「PDFレイアウト」列に「適用済み　！要調整」と表示されます。
　［プレビュー/編集］＞［PDFレイアウトを編集］からレイアウトの編集をおこなってください。

「PDFレイアウト」列のステータスについては、下記の用語集をご参照ください。

【補足】複数利用者でのチェック方法

右側の「チェック項目」列を活用することで、自社内の複数名で確認作業をおこなうことができます。
例）管理者Aにてチェックを終えている場合、「1次チェック」にチェックをつけます。
　　管理者Bにてチェックを終えている場合、「2次チェック」にチェックをつけます。
※「1次チェック」の名称は、チェック項目の「⚙（歯車）」マークをクリックすることで変更できます。

雇用契約書の公開

作成した雇用契約書を従業員に公開します。

雇用契約書を公開する対象従業員の「選択」列にチェックをつけ(①)、［従業員への公開］(②)をクリックします。

［はい］をクリックします。

「公開状況」列のステータスが「非公開」から「公開中」に変わったら、雇用契約書の公開は完了です。

公開した雇用契約書は、対象の従業員へ従業員用マイページを発行し、入社手続きタスクを発行すると、従業員の合意を得ることが可能となります。
従業員用マイページの発行および入社手続きタスクの発行については、下記関連記事をご参照ください。