人事

0227|「入社手続き」タスク発行方法

対象製品
オフィスステーション 労務 オフィスステーション マイナンバープラス オフィスステーション Pro(※1)
※1):士業用顧問先に、「オフィスステーション 労務」または「オフィスステーション マイナンバープラス」のアカウント発行が必要。

従業員に入社手続きのタスクを発行するための方法を説明します。
※タスクを発行するにはマイページを発行している必要があります。また、入社手続きで収集する情報を事前に設定できます。

1.入社手続きタスクの発行開始

メインページ[従業員マイページ]>[従業員タスク管理]>[従業員タスク発行]をクリックします。

入社タスク1


顧問先を選択します。 ※Proのみ

入社手続きタスク発行_顧問先選択


2.入社手続きタスクの発行

タスク発行対象者の選択

画面中央[絞り込み検索]()から、一覧に表示される従業員を絞り込むことができます。

対象従業員の「選択」列にチェックをつけ()、[タスク追加]()をクリックします。
※対象者の選択は、[対象者選択](④)から一括での設定もできます。

入社タスク発行_タスク発行対象者の選択

追加するタスクの設定

「追加するタスク」に「入社手続き」を選択します。
※「追加するタスク」右にある[!]をクリックすると、「タスク追加についての注意」を確認できます。

入社タスク発行_追加するタスクの設定

入社日の設定

「入社日」を選択します。
「入社日」に「設定する」を選択すると、日付入力欄が表示されるので「入社日」を入力します。
「入社日」に「従業員台帳の入社年月日を引用する」を選択すると、「入社日」に従業員台帳の「入社年月日」を引用します。
※「従業員台帳の入社年月日を引用する」を選択したが、従業員台帳の「入社年月日」が設定されていない場合、
 雇用契約書の提示があっても、タスク追加実行時に該当従業員はエラーとなります。

入社タスク発行_入社日

注意点

  • 従業員に雇用契約書を提示する場合は、雇用契約書の「入社年月日」または「雇用契約開始日」を「入社日」として優先します。

承認経路の設定

「承認経路」に「利用しない」を選択すると、承認権限のあるすべての利用者が決裁をおこなえます。
「承認経路」に「利用する」を選択し、「既存の設定を適用する」を選択すると、「承認経路の設定」画面で設定した承認経路にて、承認・決裁がおこなえます。

「選択する」を選択すると、今回のタスク発行のみで利用する承認経路を選択できます。
※選択できる承認経路は1つのみとなり、部署管理との連携はできません。

入社タスク発行_承認経路の設定

入社手続きタスク発行時の項目の設定

テンプレートを選択し、日付情報以外の項目の設定を引用する場合は、「テンプレートを選択」欄のテンプレートを選択します。
テンプレートの登録については、後述の「3.テンプレートの登録」をご参照ください。

入社タスク発行_テンプレートを選択

注意点

  • 日付情報については、テンプレートに登録されていないため、引用されません。別途、設定をおこなってください。

テンプレートからの引用をおこなわない場合、各項目を設定します。
※項目名の左上に「*」マークがついている項目は必須項目です。

入社日      : 入社日を選択します。
            ※従業員に雇用契約書を提示する場合は、入力内容に関わらず、雇用契約書の「入社年月
             日」または「雇用契約開始日」を「入社日」として優先します。
 ・設定する             : 日付入力欄が表示されるので「入社日」を入力します。
 ・従業員台帳の入社年月日を引用する : 「入社日」に従業員台帳の「入社年月日」を引用します。
                     ※従業員台帳の「入社年月日」が設定されていない場合、雇用契約書
                      の提示があっても、タスク追加実行時に該当従業員はエラーとなり
                      ます。

締結日      : 表示されている場合は、合意文書の締結日を入力します。
            ※項目右の[?]をクリックすると文書イメージが表示されますのでご確認ください。

収集項目グループ : 収集する項目を登録した収集項目グループを選択します。
            ※事前に[マスタ管理]>[マイページ管理]>[マイページ設定]にて、登録が必要
             です。

追加質問グループ : 情報を収集する追加質問を選択します。
            ※事前に[マスタ管理]>[マイページ管理]>[従業員への追加質問]にて、登録が
             必要です。

通勤経路の収集  : 「必須」、「任意」、「不要」から選択します。
            ※[マスタ管理]>[マイページ管理]>[マイページ設定]にて、「通勤経路情報」を
             「必要」としている場合、本項目が表示されます。

合意文書     : 合意文書を選択します。
            ※文書マスタにて合意文書を設定している場合、本項目が表示されます。
            「文書ファイルアップロード」にてアップロードしている文書ファイルを使用する場合
            は、「アップロードした文書ファイルを使用する」にチェックを入れます。
            ※対象のファイルは[確認]をクリック後の画面で確認できます。

入社タスク発行_項目の設定

従業員へのメール通知の設定

タスク発行時に、従業員へメール通知をおこなうかを設定できます。
メール送信を希望の場合には「通知する」を、メール送信を希望しない場合には「通知しない」を選択します。
※メールアドレスが登録されていない従業員には通知されません。

「通知する」を選択した場合、メールの件名とメール本文内に任意のコメントを挿入できます。送信されるメールのイメージは[プレビュー]より、確認することができます。
※「件名」の初期設定は、「入社手続きのお知らせ」となります。任意で変更ができます。

入社タスク発行_メール通知の設定

従業員へのリマインドメール通知の設定

タスク未提出の従業員に対し、リマインドメールの通知をおこなうかを設定できます。
メール送信を希望の場合には「通知する」を、メール送信を希望しない場合には「通知しない」を選択します。
※メールアドレスが登録されていない従業員には通知されません。
※タスクが「収集済」の従業員には通知されません。

「通知する」を選択した場合、「通知日」を設定します。また、メールの件名とメール本文内に任意のコメントを挿入できます。 送信されるメールのイメージは[プレビュー]より、確認することができます。
※「件名」の初期設定は、「入社手続き提出のお願い」となります。任意で変更ができます。

入社タスク発行_リマインドメール通知の設定

タスクの発行

入力内容を確認し、[タスク追加]をクリックします。

入社タスク発行_タスクの発行


「アップロードした文書ファイルを使用する」にチェックを入れている場合は、[確認]をクリックします。

4


文書ファイルを確認し、[タスク追加]をクリックします。

5


対象の従業員に雇用契約書を公開していない場合、「タスク追加エラー」の警告が表示されます。

作成済みの雇用契約書を公開する場合、[未公開または未収集の雇用契約書]をクリックすると、未公開または未収集の雇用契約書の「雇用契約書の公開」画面に遷移します。
雇用契約書なしの状態でタスクを発行する場合、[はい]をクリックします。
※従業員は雇用契約書を閲覧することができないため、雇用契約書の合意が取れません。

入社タスク発行_タスク追加エラー


タスクを発行後、「タスク情報」列に、追加したタスクの種類および、状況が表示されます。
「削除」列の「✖」をクリックすると、タスクを削除することができます。

入社タスク発行_タスクの発行後画面

注意点

  • 通知状況に、「!通知失敗」と表示される場合、サーバーエラーによりメールを送信できなかったため、時間を置いて再送信してください。またはメールアドレスが正しいかを確認してください。

通知メール サンプル

「件名」は、タスク発行時に設定した「件名」で通知されます。
タスク発行時に入力した「追加コメント」は赤枠部分に表示されます。

入社タスク12


3.テンプレートの登録

※テンプレートの登録・編集・削除は、管理者権限の利用者のみ操作可能です。

テンプレートに登録する内容を各項目に設定し、ウィンドウ下部の[テンプレートとして登録]をクリックします。

テンプレートの登録1


「テンプレート名」を入力し、[登録]をクリックします。

テンプレートの登録2


以上で、テンプレートの登録は完了です。

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