従業員の扶養家族から個人番号（マイナンバー）を収集する方法について、ご説明します。

前提条件

従業員の扶養家族の個人番号を収集するには、従業員台帳に以下の設定が必要です。

従業員本人の「メールアドレス」

（扶養家族）個人番号の収集

［個人番号］＞［収集管理］＞［個人番号収集通知］をクリックします。

「オフィスステーション Pro」をご利用の場合、この後に対象の顧問先をクリックします。

＋をクリックすると詳細が表示されます

扶養家族から個人番号を収集する、従業員本人の「選択」列にチェックします。
「選択」項目欄(①)にチェックすることで、画面に表示されている対象者へ一括でチェックができます。

 注意点
従業員の「メールアドレス」が登録されていない場合、「選択」列のチェックボックスは表示されません。

従業員本人の個人番号（マイナンバー）を登録済みの場合には、扶養家族の個人番号（マイナンバー）のみのを収集することができます。

「収集内容設定」に関する設定をおこないます。

扶養親族の収集対象

従業員台帳に扶養親族情報を登録している場合、個人番号情報を収集する対象を選択します。

●従業員台帳に従う
従業員台帳「扶養家族」カテゴリの「個人番号登録不要」項目にチェックがある扶養親族について、個人番号を収集しない場合に、ご選択ください。

●収集対象を設定する
　・すべて収集する
　　対象従業員に紐づく扶養親族から、個人番号情報を収集する場合にご利用ください。
　　　【扶養親族の収集対象】
　　　続柄：本人or妻or夫以外
　・本人扶養のみ収集する
　　対象従業員に紐づく扶養親族のうち、本人扶養のみを個人番号情報を収集する場合にご利用ください。
　　　【扶養親族の収集対象】
　　　続柄：本人or妻or夫以外
　　　　かつ
　　　扶養区分：空or対象外以外
　・本人扶養以外を収集する
　　対象従業員に紐づく扶養親族のうち、本人扶養以外個人番号情報を収集する場合にご利用ください。
　　　【扶養親族の収集対象】
　　　続柄：本人or妻or夫以外
　　　　かつ
　　　扶養区分：空or対象外
　・収集しない
　　対象従業員に紐づく扶養親族から、個人番号情報を収集しない場合にご利用ください。
　　※収集対象は本人、配偶者のみとなります。

配偶者の本人確認書類の提出

チェックすることで配偶者の個人番号収集時に、個人番号確認書類と本人確認書類の収集を任意にできます。

「メール設定」に関する設定をおこないます。
個人番号収集時に通知されるメールについて、任意の内容に変更したい場合に設定が必要です。

1通目の「ログイン情報のお知らせ」と、2通目の「ワンタイムパスワードのご案内」、それぞれ設定できます。

 ポイント
1通目、2通目の通知メール共に、任意の内容への編集が不要の場合は、次の操作へお進みください。

「件名」と「本文」を必要に応じて、編集します。
※「件名」と「本文」の編集をご希望の場合、「ログイン情報のお知らせ」と「ワンタイムパスワードのご案内」
　両方の編集をおこなってください。

 補足
「プレビュー」をクリックすると、送信されるメールの内容を確認できます。

1通目のメールに対し有効期限を設けたい場合は、「ログイン情報のお知らせ」(①)タブを選択、「有効期限を設定する」(②)にチェックし、「ログイン有効期限」(③)項目を設定します。

「ログイン有効期限」(③)項目については、「日」/「時間」/「分」から選択することができます。

 注意点
「ワンタイムパスワードのご案内」メールの有効期限は、30分間です。
ワンタイムパスワードの有効期限を変更することはできませんので、ご了承ください。

「はい」をクリックします。

「○件の収集通知処理をおこないました。※順次処理されますが時間が掛かる場合がございます。」と表示されたら、対象者に1通目の「ログイン情報のお知らせ」メールが送信されます。

従業員の操作

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従業員へ、1通目の「ログイン情報のお知らせ」メールが送信されております。
メールに記載の「ログインURL」と、「ログインID」、従業員自身の生年月日（個人支払先の場合は電話番号）を用いて操作をおこないます。

つづけて、2通目の「ワンタイムパスワードのご案内」メールが従業員へ送信されます。
さきほどのログイン画面へ、メールに記載の「ワンタイムパスワード」を入力し、従業員が利用目的に承諾することで個人番号入力画面が表示され、操作することができます。

• 送信元メールアドレス　：　no-reply@officestation.jp

従業員の操作方法については、以下の関連記事をご参照ください。

個人番号（マイナンバー）の収集情報確認

従業員から収集した個人番号（マイナンバー）の確認方法については、以下の関連記事をご参照ください。