人事
0229｜「仮発行の契約書」設定方法
内定者（入社予定）に対して、従業員台帳には登録せずに雇用契約書のみを事前に準備する方法を説明します。
注意点
- オフィスステーション内に事前に雇用契約書のみを作成する機能になります。
作成した雇用契約書を、内定者にPDFファイルで提示したり、従業員マイページを通して雇用契約書を公開し合意を得たりするためには、従業員台帳への登録が必要になります。
※従業員台帳への登録は、料金の課金対象となりますのでご注意ください。
また、「オフィスステーション Pro」の場合、従業員への公開は「オフィスステーション 労務」または「オフィスステーション マイナンバー」のアカウント発行が必要です。
１．仮発行の契約書の作成
雇用契約書の作成方法は、「個別で雇用契約書を作成」と既存の契約書またはお気に入り契約書を利用し「一括で雇用契約書を作成」の２とおりあります。
個別で雇用契約書を作成
メインページ［従業員マイページ］＞［雇用契約管理］＞［雇用契約書の新規作成］をクリックします。
個別で雇用契約書を作成する詳細な操作方法については、下記関連記事をご参照ください。
作成時の留意点は、後述の「個別での雇用契約作成時の留意事項」をご確認ください。
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個別での雇用契約作成時の留意事項
- 「従業員の選択」画面
［＋従業員を新規追加］をクリックし、対象となる内定者（入社予定）のデータを、1件ずつ入力します。
- 「契約内容の入力」画面
「オプション」欄の「従業員データに登録：登録する」のチェックを外します。
契約内容の入力確認後、「適用しました」と表示されます。
個別での雇用契約書の作成は完了となります。
作成後の雇用契約書の確認および従業員台帳への登録は、後述の「２．仮発行の契約書の確認・従業員台帳への登録」をご確認ください。
注意点
- 作成後、従業員台帳へ登録をしていないため、通常の「雇用契約書の公開」画面（［従業員マイページ］＞［雇用契約管理］＞［未公開または未収集の雇用契約書］）には、対象データが表示されず雇用契約書の公開はできません。
一括で雇用契約書を作成
既存の契約書またはお気に入り契約書を利用し、一括で雇用契約書を作成します。
メインページ［従業員マイページ］＞［雇用契約管理］＞［雇用契約書の一括作成］をクリックします。
一括で雇用契約書を作成する詳細な操作方法については、下記関連記事をご参照ください。
作成時の留意点は、後述の「一括での雇用契約作成時の留意事項」をご確認ください。
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一括での雇用契約書作成時の留意事項
- 「雇用契約情報の取込」画面
既存の契約書またはお気に入り契約書から選択後、［新規テンプレートのダウンロード］をクリックすると、白紙のテンプレートが出力されます。出力されたテンプレートファイルに、内定者の情報を入力します。
「従業員データが未登録の場合、従業員台帳へ登録する」(①)のチェックを外し、「引用元の契約書の設定」(②)を選択します。
※引用元の契約書が「台帳からデータを引用する」と設定している場合、「引き継ぐ」を選択してもデータを引用できませんのでご注意ください。
［ファイルの選択］(③)をクリックし、編集したファイルを選択、［アップロード］(④)をクリックします。
- 「取込情報の選択」画面
「取込状況」列が「完了」の場合、「操作」列に「仮発行の契約書があります。」と表示されます。
「取込状況」列が「エラー」の場合、［CSVダウンロード］が表示されます。CSVをダウンロードするとエラー一覧を確認できます。
※「取込状況」のエラー下の件数をクリックした場合もエラー内容の確認は可能です。
注意点
- 作成後、従業員台帳へ登録をしていないため、「選択」列にチェックし、［雇用契約書の公開］をクリックすることができません。
また［次のステップへ］をクリックすることもできません。
２．仮発行の契約書の確認・従業員台帳への登録
作成した内定者の雇用契約書の内容の確認・編集をおこないます。
また、本画面から内定者を従業員台帳に登録できます。
メインページ［従業員マイページ］＞［雇用契約管理］＞［仮発行の契約書］をクリックします。
顧問先を選択します。 ※Proのみ
雇用契約書の確認・編集
作成した雇用契約書の内容確認および編集をおこなう場合、「雇用契約書」欄の［編集］をクリックします。
編集が必要な場合、契約内容を編集し、［入力内容の確認］＞［保存する］をクリックします。
従業員台帳への登録
内定者の情報を従業員台帳に登録します。
従業員台帳への登録方法は、「個別で従業員台帳に登録」と「一括で従業員台帳に登録」の２とおりあります。
注意点
- 従業員台帳への登録は、料金の課金対象となるためご注意ください。
個別で従業員台帳に登録
対象の内定者の「従業員データ」列の［登録］をクリックします。
［台帳管理］の「従業員登録」画面に遷移します。
従業員登録の詳細な操作方法については、下記関連記事をご参照ください。
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従業員台帳への登録後、従業員へ雇用契約書を公開する場合は、下記関連記事内の目次「４．雇用契約書の公開」をご参照ください。
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一括で従業員台帳に登録
対象の内定者の「選択」列にチェックし(①)、［従業員台帳への一括登録］(②)をクリックします。
「従業員台帳への一括登録」ウィンドウが表示されます。
「オフィスステーション 労務」のみご契約の場合は、［はい］をクリックします。
「オフィスステーション 労務」と他の製品をご契約の場合は、登録する台帳にチェックし、［はい］をクリックします。
※雇用契約書を従業員へ公開し合意を得る場合、「労務・個人番号用台帳」への登録は必須となります。
注意点
- ご契約の内容により、表示される内容が異なります。
登録後、引き続き従業員へ雇用契約書を公開する作業をおこなう場合は、［はい］をクリックします。
雇用契約書の公開の詳細な操作方法については、下記関連記事内の目次「４．雇用契約書の公開」をご参照ください。
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雇用契約書の削除
作成した雇用契約書を削除する場合、対象の「選択」列にチェックをつけ(①)、［雇用契約書の削除］(②)をクリックします。
「仮発行の契約書を削除」ウィンドウが表示されます。［削除］をクリックします。
以上で、内定者の雇用契約書の削除は完了となります。