クラウドシステムの検討では価格面でも優位な「オフィスステーション Pro」を選択

もともとお二人は、それぞれで社労士業務をおこなっていたと伺いました。当時のシステム環境を教えてください。

青木さま：そうですね。当時私はA社、加本はB社と、二人とも「オフィスステーション Pro」以外を使用しており、法人設立のタイミングで、B社システムに一本化したところからのスタートでした。B社に一本化した理由は、島根県の多くの企業がB社を導入していたからです。地方では、システムのことを聞きたいけど聞ける人がいないという状況があるので、「皆が使っていたからそれにした」といった理由で、B社を選択しました。
そこからいろんなものがクラウド化していく中で、自宅でも仕事ができる環境づくりをしたいと考え、クラウドへの関心が高まっていたところで、「オフィスステーション Pro」に出会いました。

加本さま：当時のシステムも、NAS（ネットワークHDD）に接続すれば自宅作業は可能でしたが、正直自宅で開くと重く、使いにくさを感じていました。

そこから「オフィスステーション Pro」をご契約いただきましたが、決め手になった部分があれば、教えてください。

青木さま： 1番は、クラウドシステムだったことです。また「オフィスステーション Pro」は当時使っていたソフトよりも少し安かったのも魅力でした。「オフィスステーション Pro」は後発参入だったこともあり、これから新機能がどんどん追加されるだろうな、という感覚もありました。

加本さま： 現在も、B社ソフトと兼用しながら業務にあたっています。B社ソフトは従量課金制ではないので、当事務所では安く済みます。そのため、定着するかまだ分からない企業や、スポット対応の企業などはB社でおこなうなど、使い分けをしています。

大規模社会福祉法人において目に見えた業務効率化を実現

「オフィスステーション Pro」を導入し、現在は多くの活用法を検討されていると伺っています。導入されたことで、どのような良い変化を感じていますか？

青木さま： 正直なところ、社会保険などの手続き業務については、「オフィスステーション Pro」への切り替え作業中なので、変化を体感しきれていません。私の見積もりでは、1年ほどで完全に切り替えられるかなと思っていましたが、もう少しかかりそうです。
ただ、現段階で感じているのは、給与明細のWeb配信が浸透しそうな企業や、「オフィスステーション 勤怠」が使用できそうな企業、規模の大きい企業に「オフィスステーション Pro」のアカウント発行機能を活用することで、事務所の提案の幅が広がり、これまで以上にお客さまの課題を解決できると思います。

加本さま： 私は、「オフィスステーション 給与計算」がとても使いやすいと感じています。ですので、給与計算を内製化している企業は「オフィスステーション Pro」との親和性がとても高いと感じます。

青木さま： 企業からの反響としては、もともと紙で集計をしていた大きな社会福祉法人に「オフィスステーション 勤怠」の活用を提案したところ、目に見えて効率化されたケースがあります。
その法人では、勤怠集計にも時間がかかっていましたし、拠点も沢山あり、紙の作業で総務がパンク気味でした。「オフィスステーション 勤怠」導入後は、各拠点のリーダーが勤怠をチェックし、それを本部が確認するのみで完了します。人数が多いため費用負担はそれなりにかかりますが、「それでも良い」となっています。

他社ソフトと兼用されているとのことですが、そこと比較したときに「オフィスステーション Pro」の給与計算機能の使いやすさは、どこに感じていますか？

青木さま： まずは、「申し送り事項機能」が良いなと感じています。この機能があると、各従業員への細かな申し送り事項について見落としがなくなるので、非常に便利だなと感じます。
あとは、「チェック機能」がラクだなと思います。現在企業では二重チェックの時間がかかっていますが、チェック機能を使うことで、企業によっては二重チェックを省略でき、効率化が図れるのではと思っています。

加本さま： 私は、やはりリモート作業での操作性の高さに良さを実感しております。旧ソフトは本当に重く、よく固まっていたので。
あとは、Web給与明細にアクセスしやすく、勤怠に連携できるシームレスさは、評価をしています。

システム変更による印刷レイアウト変更が盲点だった

旧システムから「オフィスステーション Pro」への移行期ということですが、先程「もっと早く切り替えられると思った」といったお話があったと思います。それ以外で、課題を感じている部分はありますか？

青木さま：給与計算のシステムを入れ替えると明細のレイアウトが変わると思うのですが、お客さまに渡す成果物の違いを、事前に丁寧に説明しておいた方がよかったなと感じています。
社労士としては、「形は変わるけど項目は出るし、支給内容は同じだから問題ないだろう」という感覚でいたのですが、企業側から「あの項目はなんで出ないの？」と、指摘をもらうことがありました。
また、印刷物のフォーマット変更による用紙変更も、お客さまとしては気になる場合があります。旧システムでは、真ん中にミシン目のある専用の用紙を使うことにより、A4用紙で2名の明細を出力して使いました。でも「オフィスステーション Pro」だと、1枚で2名の明細表示はできません。
企業によっては、給与明細を印刷するための用紙を大量にストックしていることもありますから、印刷物の変更については、事前にきちんと共有できたほうがいいですよね。

加本さま： 国としても、今はデジタル化の推奨をしていますから、電子化は受け入れていただけることも多いです。ただし説明の仕方として、「こちらが効率化したいだけ」といった伝わり方になると、企業側としてのメリットを感じにくくなります。電子化されることで紙の節約になる点や、集計が不要になる点などを最初に説明し、ある程度配慮することで、こうした齟齬は防げるのではとも思います。

今後「オフィスステーション Pro」を活用して、どのように展開していきたいかなど、展望がありましたら教えてください。

加本さま： 今後の展開としては、松江市にも拠点を作ることを考えています。これにより、松江市のお客さまも積極的に支援できますし、「地元がより良くなって欲しい」という私たちの思いにもマッチするからです。

青木さま： 弊社は売上を増やすだけでなく、「事務所の目指す方向性と合うお客さまと、ともに歩んでいきたい」という思いがあります。具体的には、弊社はスタッフの働き方を大切にしていますから、そのような部分で共感していただける企業と歩んでいきたいです。
また加本からもありましたが、「地元を良くすること」を経営の軸としていますので、良い社労士がもっと増え、そうした社労士によって支援されるしっかりした企業がさらに島根県に増えることを望んでいます。こうした視点で、「オフィスステーション Pro」を今後も活用し、ビジネスを広げていけたらと思います。

本日は貴重なお話を、ありがとうございました！