分業制の社労士事務所が持つ課題とは？

社会保険労務士法人HR Trustは、関与先400社以上、職員数は50名以上と、かなり大きな規模で展開されています。どのような組織体制なのでしょうか？

江原さま：当社は分業制となっていて、顧客担当チーム、電子申請チーム、給与計算チーム、助成金チーム、営業チーム、そして総務経理に分かれています。基本的には営業チームが新規開拓をおこない、顧客担当チームの者と一緒に商談し、入ってきた仕事を各チームが担当するという流れです。

とはいえ、ご紹介による新規顧客が多いので、営業担当は2名のみですし、「どんどん営業して顧客獲得していこう！」という感じではないです。

ご紹介による新規が多いということですが、どのような経由のご紹介が多いのでしょうか？

江原さま： 当事務所は銀行とのつながりが深く、金融機関からのご紹介が多いです。銀行の関連会社と外国人実習生の受入機関として、「九州アジア人財開発協同組合」を一緒に設立するなど、共同で仕事をすることもよくあります。

それもあり、顧問先企業は鹿児島県内が7割、県外が3割ほどとなっています。

そのように顧問先企業が増えていくと、手続きの数もどんどん増えていくと思います。先ほど分業制だと伺いましたが、1つのタスクに対して複数のチームが携わると、難しい部分もあるのではないでしょうか？

江原さま： それは確かにあります。弊社では、顧客担当が企業の情報をシステムに登録し、電子申請担当がその情報を使って実際の申請をおこなっています。このような分業制の課題として情報共有コストが高くつくことがあり、ここを解決できればと考えています。

情報共有コストについて、詳しく教えてください。

江原さま： 情報共有をするための「ひと手間」が必要になります。弊社ではタスク管理にkintoneを使っていますが、そういったものに登録する手間が、1つ1つは小さくとも、「ちりも積もれば」でけっこうかかります。「オフィスステーション Pro」を活用するなどして、ここをもう少しスムーズにしたいという思いはあります。

導入の背景には「1つのシステムに頼りきることのリスク」

「オフィスステーション Pro」を導入された背景には、そのような事情もあるのですね。では、そのほかで導入当時の課題がありましたら教えてください。

江原さま： 当時はシステムにおけるランサムウェアの問題が顕在化したタイミングでした。1つのシステムに頼り切ることのリスクを身に染みて感じましたので、リスク分散のために、既存システム以外のシステムも利用しよう、と。

また、ランサムウェアの問題は大きなニュースになりましたので、「問題に対して私たちがどのように対処したのか」を顧問先企業に示すためにも、新しいシステムの導入は必要だと考えました。

新しいシステムの1つとして「オフィスステーション Pro」を検討されたのですね。そのほか、比較検討にあがったシステムがあれば、「オフィスステーション Pro」を選択した決め手と合わせて教えてください。

江原さま： はい。複数のシステムを比較検討しましたが、「クラウドであること」「費用対効果」「安全性」「改善の頻度とスピードの速さ」「営業さんへの信頼」の5点から「オフィスステーション Pro」の導入を決めました。

では、導入において、難しかった点などはありましたか？

上原さま： 導入作業自体は、「オフィスステーション Pro」 サポートデスクが手厚く支援してくれましたので、スムーズにおこなえました。「既存システムのこの機能は『オフィスステーション Pro』だとどうなるのだろう？」といった点など、疑問がいくつかありましたが、サポートにすぐにつながりますし、回答もしっかりともらえました。

ただ、既存システムを長く使っており、新しいシステムを使う上で慣れが必要だというのは当初感じました。

システムが作業者を誘導してくれる仕組みで慣れるまでの時間を短縮

どういった点でそのように感じられましたか？

上原さま： たとえば、使い方の違いがあります。既存システムは台帳を入れて手続きが始まりますが、「オフィスステーション Pro」はまず手続きを選び、従業員を選び、申請をおこなう、という流れです。そのほか画面設計なども異なるので、最初は戸惑うこともありました。

ただ、「オフィスステーション Pro」は手続きをおこなう際に、システムが作業者を誘導してくれるので、比較的すぐに慣れることができました。既存システムの場合は、1つの手続きを終えるために知識が必要であるため、新任の場合はかなり勉強する必要がありました。一方で「オフィスステーション Pro」の場合は専門用語に説明がつくなど、「初心者が作業を完了できる仕組み」がたくさんあり、使いこなすまでの時間が短縮できた印象です。

そのようなお話を聞けてうれしいです。では実際に使ってみて、便利だと感じる機能などがありましたら教えてください。

上原さま： とにかく電子申請できる帳票が多い点が、非常に助かっています。これまでは既存システムとe-Govを併用していましたが、そのフローではかなり時間がかかっていました。「オフィスステーション Pro」だと事業所関係の手続きや年度更新、協定届など、これまでe-Gov経由で申請していた手続きもおこなえます。まだ「オフィスステーション Pro」上でおこなっていない電子申請もありますが、これらについて、かなりの時間削減効果を期待しています。

「オフィスステーション Pro」では年度更新が早めの時期からおこなえますし、協定届でかなりのコスト削減をされた社労士事務所もありますので、そこは期待していただいて大丈夫かと思います。

分業制の課題を解決し、新たな価値提供へ

では、今後、どのように「オフィスステーション Pro」を活用していくかについて、お話を伺えますか？

上原さま： 先ほど江原からお話がありましたが、当社では分業制をとっていますので、それに伴ういろいろな課題があります。ただ、「オフィスステーション Pro」の「企業担当者にアカウント発行し、従業員の情報を直接入力してもらう」という方法を使えば、このあたりの課題を解決できると考えています。またこの方法だと、今よりもお客さまに速くサービスを提供できるのではないかと、期待しています。

江原さま： 「オフィスステーション Pro」の「企業とのつながり方を変える」というポイントは、企業とのやり取りをスムーズにするだけでなく、マネタイズポイントを増やせる点も魅力的だと感じています。「導入して終わり」のシステムではなく、「社労士がどのように企業にサービスを訴求していくか」というところまでを見据えて設計されているという印象です。

「オフィスステーション Pro」を活用してマネタイズポイントを増やし、分業制の課題を解決できれば、職員の年収を倍増できる可能性があるとも思っています。

私たちは「オフィスステーション Pro」の導入を「リスタート」と捉えており、今後さらに事務所や顧問先企業をよくする方法を、今は探っているところですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました！