開業から数年で10,000名規模の企業に対応できた理由

まずはITS社会保険労務士法人について教えてください。

野田さま： 弊所は2015年に設立し、今年で9年目の社労士事務所です。現在の顧問先数は44社で、約20名の職員で業務にあたっています。事務所の特徴としては、大企業の手続きの比率が高いことがあります。

顧問先の規模や業種を具体的に教えてもらえますか？

野田さま： 44社のうち、10,000名以上の会社が2社、1,000名以上の会社が10社あります。業種特化は特になく、さまざまな業種に対応しています。

開業から数年で10,000名以上の企業に対応できる社労士事務所は少ないと思うのですが、なぜこのようなことが実現できたのでしょうか？

野田さま： まず、私がもともとIT企業に勤めており、「さまざまな人事給与システムを大企業向けに導入する」という仕事をやってきたというバックグラウンドがあります。

社労士の資格は、その仕事をおこなう上で「あった方がいいな」と取りました。その後、会社をやめて社労士として軸足を移す際に、前職でお付き合いがあった方やシステム導入に携わった企業の人事部の方から「社労士を探していたのでお願いしたい」「給与計算と社会保険手続きをまとめてやってくれないか」と声がかかるようになりました。

さすがに開業して1年目は「マイナンバーの規定を作ってほしい」など単発の仕事が多かったのですが、2年目には、前職でお付き合いのあった企業からの紹介で2社からの手続きの依頼を受けました。一社は2,000名規模、もう1社は1,000名規模でした。

開業して2年目で2,000名規模の企業の手続きを担当することは、かなり難しいことのように思いますが、実際はどうでしたか？

野田さま： 大企業の依頼を受けること自体は、前職の経験があるのでそこまで抵抗感はありませんでしたが、経営層の方の納得を得るのは確かに難しかった部分です。

それまでのお付き合いから、人事担当の方には「ぜひ野田さんにお願いしたい」と言っていただけたのですが、当時はまだ私一人で事務所を運営していましたし、その企業がそれまで手続きを依頼していた社労士事務所とは規模感が違いすぎて、経営層からは懸念の声もありました。

そこで、経営層向けにプレゼンテーションをおこない、「現在は一人事務所でも、数千名規模の手続きをおこなえる体制を構築し、問題なく対応ができる」ということをアピールしました。

プレゼンテーションはどのような内容だったのでしょうか？

野田さま： 具体的に「このシステムを活用し、このような業務手順で進めることにより、現在の課題を解決し、数千名の社会保険手続きをスムーズにおこなえる」という仕組みの説明もありましたし、その仕組みにより企業側のコスト削減が図れることのほか、もし私に何かあったときの対応などについても言及しました。

大企業に対応するための社労士事務所のシステム選びとは？

その「少人数の事務所でも数千名の社会保険手続きを問題なくおこなえる」という仕組みにおいて、オフィスステーションを利用されています。当時、システム選定はどのような流れでおこないましたか？

野田さま： 私は開業する前に、2年ほど社労士事務所に勤めていました。ことのきは別の手続きシステムを使っていたのですが、開業して数千名規模の企業から手続きを受けるうえで、システムを再検討する必要があるなと考えました。

というのも、大企業の案件を増やしていくためには、「システムを活かしていかに手続きを効率化できる体制を作るか」という点が課題となるためです。

この課題をいかにクリアするかを考えているタイミングで、いくつかのシステムについて話を聞き、最終的にオフィスステーションを選定しました。

具体的に、選定ポイントはどこにあったのでしょうか？

野田さま：まず、データの入出力が柔軟におこなえることが大きなポイントでした。大企業が顧客となる場合は、企業の給与システムに合わせてフローを構築していくことになるので、ここは重視しました。

また実際にオフィスステーションの無料トライアルを使ってみたところ、長年システム導入をおこなってきた目線から見ても、画面や使い方がシンプルでわかりやすくなっていると感じました。大企業の顧客を増やしていく上で、自分以外がシステムを触ることは必然ですので、「これならシステムが得意ではない人でも使えるな」と。

そして、サポート体制も重視しました。前職で使っていたシステムは問い合わせに対するレスポンスが悪いという点に不安がありました。その点、オフィスステーションはサポート体制に力を入れていて、実際に無料トライアルを利用したときも、問題をすぐに解決でき、何時間も悩み続けるという非効率さがありませんでした。

あとは、アップデートの頻度が多いことも決め手の一つでした。オフィスステーションがさまざまな業務をシステム化しようとしているのを見て、効率化を高めていきたいという事務所の方向性ともあっていると感じましたね。

手続きを効率化するためにやっていること

では実際にオフィスステーションを活用していただき、いかがでしょうか？

野田さま： オフィスステーションは、現在、大企業・中小企業いずれの手続きのフローにおいても中心となっていますが、トラブルなく数万件の従業員情報を集約し、手続き業務を効率化してくれています。

康原さま： 私は数万名規模の会社の手続きを担当するグループのリーダーなのですが、入退社の手続きや、算定の手続き、公文書の取り込みなどが一括でできるという点はかなり効率的だなと感じています。

またオフィスステーションは各種データの取り込みが可能ですので、その取込データをデータベース管理システムのAccessや、ExcelのVBAを活用して作成しています。加えて、オフィスステーションの画面から入力する業務においてはRPA（自動化ツール）の活用も可能なので、弊所ではこれらにより、さらに人の手による作業を減らしています。ですので、数万名規模の企業グループの手続きを約10名でこなせています。

少し話は逸れますが、RPAについてはどのような用途で利用されていますか？

康原さま： たとえば給付金関係は、2回目以降の申請に特殊なパターンがあまりないので、RPAで自動化しています。最初にExcelファイルを作っておけば、あとはRPAが情報を自動的に読み込んでオフィスステーションに入力していってくれます。最終的には人間の目でチェックしてから申請しますが、実際に入力する手間がかなり省けます。

野田さま： 大企業に対応するためには、業務を効率的におこなうための仕組みが重要になります。ですので、弊所では「この業務は自動化しよう」「ここはツールを使おう」という検討を、常におこなっています。RPAもこのような取り組みの一つで、詳しい内容については、それらを得意とする奥村に担当してもらっています。

奥村さま： はい。私は10,000名規模の企業の社会保険業務を担当しながら、データの自動加工ツールや、RPAの運用推進などを担当しています。業務を効率化していくためには、ツールをただ導入するだけでなく、従業員が使いこなせることが重要ですので、職員向けの勉強会を開催するなどもしています。

大企業への対応とは違う「中小企業に向けた仕組み作り」

経営においても実務においても、常に効率化を考えているのですね。そのように社内の仕組化・効率化を進めながら顧客数を増やしてこられてきたと思うのですが、これからの展開のために、今新たに取り組んでいることはありますか？

野田さま： これまでは顧客のメインが大企業でしたが、大企業の効率化ノウハウを活用しながら中小企業についても顧客を増やしていきたいと考えています。そのための仕組み作りや、サービスの拡充を今後はやっていきたいですね。

たとえば、仕組みの面でいえば、大企業の場合は「従業員のデータをクラウドで共有して、受け取ったデータを社労士側でオフィスステーションに入れる」という形ですが、中小企業の場合は、「顧客企業にオフィスステーションのアカウントを発行し、直接情報を入れてもらう」という形にしています。これは、そのやり方のほうが、企業側も社労士事務所側も手間がかからず効率的だからです。

企業担当者には、「システムを使う」ことに抵抗感がある方もいると思いますが、そのあたりはどうしていますか？

野田さま： 確かにシステムを使うためにITスキルが求められる面はあります。ただ、オフィスステーションは非常に使い方がわかりやすいですし、リモートで画面を見せつつ説明すると、担当の方のITスキルもあがっていきます。そのようにして慣れてもらうことで、現在は問題なく使ってもらえていますね。

さきほど、中小企業に対するサービスの拡充についても言及されていましたが、こちらはどういったことを考えらえられていますか？

野田さま： 大企業の手続きは本当に奥が深く、「こんなこともあるのか」と学ぶことも多いです。一方で、中小企業の場合は、手続き業務以外に、より経営者に近いところでおこなう仕事も求められます。

ですので、これまで大企業に対応することで培ったノウハウをもとにしっかりと効率的に手続きをおこないつつも、今後は経営層に近いところで活躍したい職員に対して、そのようなキャリアパスを用意していきたいと考えています。

康原さま、奥村さまが今後やっていきたことなども教えてください。

康原さま： 私は、事務所の方向性にあわせて、チームのメンバーが成長していけるような組織を作っていきたいと思っています。そのためには各メンバーの働き方が、それぞれの意に沿ったものになるよう気をつけながら、顧客目線に立って仕事の質を高めていきたいです。

奥村さま： 私は実務をしながら、システム面など後方支援を担っている役割もあるので、担当者が仕事の質を高められるようにしていきたいと考えています。たとえば、仕組作りにおいて「システムとデータの見える化」を図っていくことが挙げられます。「このデータがここにつながっている」ということを社内に向けて発信していくことで、担当者による業務の理解を深め、よいサービス提供につながればと考えています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！