高い生産性の秘訣は「個々人のスキルとやり方に依存しない仕組み作り」

社会保険労務士法人 渡辺事務所は、一人当たりの生産性が非常に高いことが特徴だと伺っていますが、その秘訣は何でしょうか？

渡辺さま：一人当たりの生産性はつまり、職員一人当たりの粗利を意味します。そして社労士という労働集約型の仕事の場合、一人当たりの粗利を上げるためには、「個々人のスキルややり方に依存しない仕組みの確立」がとても重要になります。

逆に言うと、やり方を個々人に任せてしまう方法では生産性が上がりにくいです。「慣れているから」という理由で紙をマーカーでチェックしている職員をそのままにしていると、アナログ作業に時間を割いてしまい、1日で対応できる手続きの件数が限られてしまったり、営業に割く時間が少なくなったりしてしまいますよね。

このため弊社では、アナログ作業を極力排除し、Excelファイルの関数機能、RPAや最新のクラウドシステムなどを使って効率化する方法を確立し、その方法を職員全員に取ってもらうことを徹底しています。

業務の効率化と標準化に力を入れておられるのですね。「オフィスステーション Pro」は、社労士業務の効率化や標準化のみならず、事務所の経営課題を解決することを目的に生まれたクラウドシステムです。導入のきっかけや理由について教えてください。

西尾さま：弊社では「オフィスステーション Pro」を、お客さまのDX支援に利用しています。もともと弊社では自社の業務効率化やDXを進めながら、その知見やノウハウをもとにお客さまの効率化支援をおこなってきました。「年末調整の際に申告用紙の配付・回収や内容の確認、修正の作業工数が膨大になる」という課題を多くのお客さまが感じており、これを解決する方法を探していたのです。そんなときに、「オフィスステーション Pro」の年末調整機能を知り、「これをお客さまへご提案すれば、さらにご満足いただけそうだ」と感じました。

年末調整の電子化をクライアントに提案する際のポイント

年末調整を電子化するご提案は、クライアント企業から断られるケースもあると聞きます。導入において課題となることはありませんでしたか？

川下さま： 確かに、従業員数が少ない場合には断られることもありました。一方で、従業員数が50名超の企業では紙の年末調整に煩雑さを感じられているご担当者さまが多かったので、そこでフィットしました。あとは、実際に、システムの画面や操作しているところをお見せすることが重要ですね。ご担当者さまに「年末調整の管理者画面や利用者画面はこんな感じですよ」とご覧いただくと、「こんなにも簡単なのか」「作業がラクになりそうだ」と納得してもらえることが多いです。

渡辺さま： 紙の年末調整では、ご担当者さまへ大量の問い合わせがきます。「年末調整業務を電子化するとこのような問い合わせが大幅に減りますよ」というところも魅力を感じていただけます。業務とはいえ、同じような質問を何度も受けて、何度も同じ説明することが多いと思いますので、やっぱりそれはご担当者の方にとっては大きな負担かなと。

川下さま： 「オフィスステーション Pro」の年末調整機能はアンケート方式の画面ですので、どこに何を入力したらいいかが明確ですし、専門用語にはわかりやすい解説がつきます。実際に画面をお見せすることで、「従業員が迷わず入力できる画面設計により、問い合わせが減る仕組み」だと、多くのご担当者さまにスムーズにご理解いただけました。

実際に企業のご担当者さまから、使い勝手について何かご感想はありましたか？

泉さま： とにかく「使いやすい」というお声をいただくことが多いです。私も最初に利用して感じたのですが、1つの画面に必要な情報がすべてあるので、Q＆Aを見に行く手間すら発生せず、すぐに使い方を理解できました。

川下さま： 「前年度の年末調整情報を引き継げる」という仕組みがありますよね。この仕組みにより、導入して2年目以降は作業がさらにラクになります。年末調整を申告する方は入力箇所が大幅に減りますし、チェック担当者もチェック工数を大幅に削減できるので、「年末調整の手間が大きく減った」と言っていただけます。

西尾さま： 「マニュアルが整備されているので、効率化になった」という声もあります。お客さまの中にはPCに慣れておらず、新しいクラウドシステムなどに苦手意識をもっている方もおられますが、マニュアルを見ればわからないことがあったときや、問題が発生したときも、時間をかけずにすぐ答えにたどりつくことができ、効率化になったようです。

現在は、年末調整に関するお客さまの課題解決のために「オフィスステーション Pro」を利用されていますが、2022年にプラン変更をされています。「オフィスステーション Pro」を活用した今後の展望について教えてください。

渡辺さま：弊社は「オフィスステーション Pro」の各機能をさらに活用する予定でいます。具体的には、「オフィスステーション Pro」の特長の1つである「アカウント発行機能」を利用することです。そうすれば、入社手続き、身上申告、退職手続きといったさまざまな手続きにおいて発生する情報のやりとりをすべてクラウド上でおこなえますよね。ですので、これを上手に活用することで企業のご担当者さまを仲介せずに、従業員の方から直接、弊社に情報をもらうことできます。

人材不足という日本の社会課題が、より一層深刻になってくることを考えると、「総務・人事・労務のアウトソーシングニーズ」は高まるはずです。このようなニーズに応えられるような「総務の仕事をまるごとアウトソーシングできるサービス」を検討しており、それには「オフィスステーション Pro」をこれまで以上に活用していくことが欠かせないと考えています。

仕組み化によって「入社1年で売上1,000万円」を実現できる体制へ

仕組み化や標準化で高い生産性を実現されているとのことですが、一人当たりの売上を教えてください。

渡辺さま： まず、社員になるためには「一人当たり年間売上1,000万円」という最低ラインを超える必要がありますし、社員になってから2～3年で年間売上1,300～1,500万円になる者も少なくありません。なかには3,000万円を超えている者もいます。

一人当たりの売上は各職員の給与にどのように反映されるのでしょうか？

渡辺さま：給与と売上は、完全に連動しています。定性評価はゼロにしており、売上以外に評価項目はありません。

仕事の標準化と、売上と給与を連動させる仕組みによって、高い生産性を作り出しているのですね。先ほど売上1,000万円が社員になるための最低ラインだとありましたが、入社した方が売上1,000万円に達するまでには、どれぐらいかかるのでしょうか？

西尾さま： 人にもよりますが、半年～1年であることが多いです。職員が入社すると教育担当者がつくので、そこで仕事のやり方を学んでいきます。徐々に体得していき、あとは自分で積極的に担当するお客さまの数を増やしていけば、自然と1,000万円のラインを超えます。

そこから先は本人次第ということだと思うのですが、具体的にはどのように売上を増やしていくのでしょうか？

渡辺さま： 新規案件を誰が担当するかは挙手制ですので、担当するお客さまの数を増やすことが1つの方法です。あるいは、新たに作ったサービスについて営業をおこない新規開拓する方法もあります。最近だと、牧村が税理士向けサービスの開拓に注力していました。

弊社の職員は、組織には所属しているものの、個人事業主的な面が強いとも言えます。各人が希望に応じて収入を伸ばせるようにしたいので、その分、私は職員が活躍できるステージを作っていかなければならないと考えています。

まずは、自社でさまざまな取り組みやチャレンジを積極的におこない、その結果、弊社が成長できれば、その経験を今度はお客さまに還元できます。また、「オフィスステーション Pro」のような最新のクラウドシステムを上手に活用すれば、お客さまの課題を解決する新たなサービスを作ることも可能です。このように、常に新しい可能性にアンテナを張り、組織としてできることを増やすことにより、「職員が伸びる余地」を作り出すことが、私の役目だと考えています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！