業務効率化と合わせ、災害対策としてオフィスステーション Proを導入した決め手

2018年から「オフィスステーション Pro」をご契約いただいていますが、当時システム切り替えに至った経緯を教えてください。

倉さま：当事務所ではもともと、地元企業が開発したインストール型のシステムを使用していましたが、時代の流れやリスクヘッジの観点から、「クラウドで使用できるシステムへ切り替えたい」と検討しはじめました。当時のシステムを開発していた企業もクラウドシステムの提供を始める、と聞いたため、3年ほど待ったのですが、残念ながら実現しなかったので、「オフィスステーション Pro」の導入を決めた次第です。

倉さまが考えるクラウドシステムを使うことでの「リスクヘッジ」とは、どういったことを指すのでしょうか。具体的に教えてください。

倉さま： 具体的には、ネット環境があればどこでも作業をおこなえるという点が、災害対策になると考えています。実際、2018年に発生した北海道胆振東部地震では、北海道全域での停電があり、鉄道も3日間止まりました。自宅から出られない状況にありましたが、クラウドシステムを使って自宅で作業ができたので、業務が滞ることはありませんでした。また、コロナ禍で出社調整をした時期がありましたが、そのときも問題なく乗り切ることができました。

オフィスステーションを選定いただいた際、「決め手」になった部分はどこにありましたか？

倉さま： やはり、営業さんの人柄です。私は常々、企業の強みは人が担っていると考えています。だからこそ、研修やコンサルティングといった支援でも、「人のトラブルを未然に防ぐ」といった部分を強化しています。人間関係が希薄な時代になりつつありますが、そんななかでも対面で丁寧に提案してくださり、また適切なフォローもあり、信頼に値すると感じたことからオフィスステーションに決めました。

またスタッフである妻は、導入初期からオフィスステーションの機能面について「見やすく使いやすい」と感じているそうで、今も高く評価しています。

API連携の活用や利便性の向上により、業務効率化がアップ

ありがとうございます。「オフィスステーション Pro」を導入後、生産性は向上しましたか？

倉さま： 非常に向上したといえます。まず、場所や時間を問わずにどこからでも内容確認や手続き、申請ができるといった部分で、利便性が高まりました。当事務所は休業日でも、企業は稼働しているケースがあり、業務こそしませんが、ちょっとした問い合わせ対応や、確認作業といったニーズは発生します。そうしたときに、「オフィスステーション Pro」は大変便利だなと感じます。
また、他社システムとのAPI連携も積極的に活用しています。たとえば、他社の給与データを毎月API連携で取り込み、算定基礎届に反映させて、簡単に提出できるようにするなどです。こうした取り組みにより、事務所としての生産性は格段に向上しています。

導入時、スタッフの方はオフィスステーションをすんなり使えるようになったでしょうか？

倉さま：なりましたね。妻からもスタッフからも、非常に見やすく使いやすいと当初から好評です。インストール型のシステムを使用していたときは、インストールした端末でしか見られなかったので、教育の場面では１つの画面を2人で見ながら進めていました。オフィスステーションであれば、それぞれのPCで同じ画面を見ることもできます。在宅であっても、同じ画面を確認しながら進めることができます。端末に依存しないという点は、やはり大きなメリットではないでしょうか。

少数精鋭を継続する中で、さらなる業務効率化や横の繋がりを強化していく

すでに社会保険手続きにおいて「オフィスステーション Pro」をご活用いただいていますが、今後、検討されていることなどがあれば、教えてください。

倉さま：少し話がズレてしまうかもしれませんが、私は新しく社労士になった方が、「オフィスステーション Pro」を活用できるような支援や仕組みが、もっと充実したら良いなと思っています。なぜなら、社労士には、いまだにExcelファイルを使用し、ハローワークに届出を持参し、「仕事をしている」方が多いためです。しかし、最初からオフィスステーションを使用し、パフォーマンスを良くすれば、もっと違う時間の使い方ができるのではないでしょうか。
私は今年で56歳ですが、まわりを見ていて、若い社労士さんにもっと活躍して欲しい気持ちもあります。次の世代にバトンを渡すことも考えると、「オフィスステーション Pro」がより広まり、より活用されたらいいなと感じます。

ありがとうございます。最後に、今後の展望や目標について、教えてください。

倉さま：事務所としては、今後も少数精鋭のなかで大型案件が来ても「問答無用で受けられない」といったことがないよう、体制作りを強化していきます。具体的には、外部パートナーとの連携や、「オフィスステーション Pro」を活用しての、さらなる業務効率化です。
また、私は常にほかの社労士の方をライバルではなくパートナーだと考えています。当事務所ではさまざまなツールを開発しており、そのようなツールを通して面識のない社労士の方と知り合う場面もあるため、それぞれの強みをシェアし、お互い高め合うことで業界を盛り上げられたらと思っています。

本日は貴重なお話をありがとうございました！