導入事例

フルリモートで全国の企業を支援する社労士事務所が「システム切り替え」をおこなった理由

ライフビジョンコンサルタンツ
代表　坂下信也さま
スタッフ　白澤弘子さま

導入前の課題

使用していたシステムが使いにくかった
フルリモート業務に見合うシステムを検討したかった
未経験のスタッフでも使いやすいシステムを探していた

導入の決め手

画面が見やすく直感的に使いやすそうだった
知識のないスタッフでも扱いやすそうだった
「顧問先のITリテラシーを高める」という自社理念にもマッチ

導入効果

スタッフからも使いやすいと好評
フルリモート業務も支障なくおこなえている
同時並行の作業や複数人での業務も使いやすさを感じる

活用方法

給与計算オプションによるさらなる効率化と、売上1億を目指すうえでの「社内体制の見直し」でオフィスステーションを活用

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INTERVIEW

システムを「即決切り替え」したのはなぜか？

2012年に開業し、2021年にオフィスステーションを契約されていますが、契約の経緯を教えてください。

坂下さま：もともと他社ソフトを使用して業務はおこなっていましたが、そのソフトは“前世代的”という印象があったんです。そんなときにオフィスステーションのセミナーを受け、感覚的に「これは使えそうだ！」と思ったのがきっかけで、他社比較はせずにソフトの切り替えを決めました。ソフトへの入力を社労士がおこなうのではなく、クライアント側におこなってもらうという点も、「お客さまのITリテラシーを高める」という当社のコンセプトにもマッチすると感じていました。

御社のコンセプトとして「お客さまのITリテラシーを高める」を掲げていらっしゃるんですね。

坂下さま：はい。当社は社内スタッフがフルリモートで業務に当たっているのと合わせ、顧問先への支援も、リモートが基本です。普段のやり取りはChatworkで、打ち合わせはZoomを使います。そのため、一定以上のITリテラシーは必要です。現段階で、当社はお客さまにオフィスステーションを入力してもらうという流れは取っていませんが、当社と契約したことで、経営支援や業務効率化といった本来の目的だけでなく、ITリテラシーも高まることを目指しています。

「未経験者も使いやすい設計」でスタッフ教育も円滑に

実際に、システムを切り替えた際の社内反響はいかがだったでしょうか？

白澤さま：スタッフからの不満はとくに上がっていません。オフィスステーションは、「次はこれ、次はこれ」と、入力手順が感覚的に分かるようになっているので、初めて使用するスタッフでも直感的に使えている印象です。当社はZoomでスタッフ教育もおこなっており、画面を見せながら「ここはこう」と指導する方法を取っていますが、特に問題なくやれているかなと思います。ほかのスタッフからは、申請や帳票なども作りやすいと評判はいいです。

坂下さま：現在、弊社では、1社を2名体制で業務にあたる方法を取っています。1名が休みの際は、もう1名に必要書類を頼んだりしますが、直感的な作りかつ複数人でのシステム使用を想定されているため、レスポンス良く対応してもらえて、私自身、助かっています。

白澤さまは主な実務として、オフィスステーションを使って帳票作成をしたりスタッフ指導されたりすると思いますが、使い心地について、ご自身が感じている点を教えてください。

白澤さま：入力しやすさは先程もお伝えしましたが、それと合わせて、オフィスステーションの帳票は「どこに何があるか」が分かりやすいです。入社関連であれば、「入社」をクリックすると対応する帳票が出てくる仕様になっています。これなら書類名を覚えずとも選べるので、初心者でもすぐに使い方をマスターできます。過去に使用していたソフトは、画面が“社労士業務を分かっている人向け”になっており、使い方が複雑でしたから、この点は大きく違うと感じます。
また、オフィスステーションの場合、マイナンバーなどは明らかに間違えた番号を入力すると、エラーとなる仕様になっていますよね。こういった細やかな設定があると、申請前に間違いに気づけるので、すごく便利だなと感じています。

売上1億を目指すうえでの「コンサルティング強化」と「社内体制の見直し」

社内教育もフルリモートでおこなっているとのことですが、コツなどはありますか？

白澤さま： オフィスステーションに限った話ではありませんが、当社は社労士業務が未経験のスタッフも多いです。顔を付け合わせないぶん、「聞きたいことがすぐ聞ける空気」を作るようにはしています。また、私自身も「これは文章にすると角が立つかな」という話は、Zoomで繋いで伝えるなどしています。
コツといったものはありませんが、スタッフが分からないことがうまく聞けず、仕事を溜め込んでしまわないよう常に意識はしています。ポイントは、一括申請や一次保存に多数の案件が溜まっていたら、要注意ですね。

ありがとうございます。最後に、御社の今後のビジネス展開や目標などがあれば、教えてください。

坂下さま：はっきりと目標設定しているわけではありませんが、2024年には、売上1億円を目指せたらと思っています。そのためには、当然労務顧問だけでは足りず、コンサルティング契約を取っていく必要があると思っています。
オフィスステーションでも、今後は給与計算をもっと活用し、年度更新を楽にしたいと思っています。また、現在は顧問先から名簿をもらって当社で入力という手順で業務を進めていますが、今後は顧問先と双方でオフィスステーションを使うことも検討中です。そうなってくると、今の1顧問2名の担当制といった体制は、変えていく方がいいかもしれません。「オフィスステーション専門担当」のスタッフを採用するのも、アリかなと考えたりします。
どちらにせよ、目標に対して、コンサルティング契約をさらに伸ばすと同時に、社内体制の見直しも進めていけたらと思います。

本日は、ありがとうございました！

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