顧問先との双方利用を目的に、「オフィスステーション Pro」の契約へ
2020年から「オフィスステーション Pro」をご契約いただいていますが、導入のキッカケを教えてください。
中村さま：もともとは勤務時代に使用していた、他社システムを契約していました。しかし使っていくうちに不満が出てきたことがきっかけです。例えば、Web上での使用やマイナンバーのやり取りはオプション契約だったり、お客さまのシステムを通して提供できなかったりと、使いやすさに問題がありました。
効率化の視点で考えたとき、私としてはお客さまと双方利用できるシステムが外せませんでした。そうした視点で新たなシステムを探したときに、「オフィスステーション Pro」と出会いました。
そこから「オフィスステーション Pro」をご契約いただきましたが、当時他社比較など経て契約をいただいたのでしょうか？
中村さま：きちんとした他社比較はしませんでした。一応ほかのシステムも見ましたが、ピンとこなくて……。具体的に検討したシステムは「オフィスステーション Pro」の一択でしたね。
契約当初は導入済みだった他社システムとの併用からはじめました。そこから「オフィスステーション Pro」の使用割合を増やしていき、去年からは給与計算オプションも契約し、他社システムも解約して完全移行をおこなっています。
「オフィスステーション Pro」を触った際の、当初の感想やスタッフの方からのお声を覚えていたら、教えてください。
中村さま：画面のデザインや使い方がわかりやすい、という印象を抱きました。直感的に操作しやすい導線になっており、上から下に見ていけば分かる感覚は、大変ありがたいです。実際スタッフからも使いやすいと好評で、何をすれば良いかが感覚的に理解できるようで、使い方についての質問が上がることはほぼありません。
使い方について社内で質問があまり出ないとのことですが、ヘルプセンターは活用されていますか？
中村さま：そうですね。社内で質問が上がらない理由として、スタッフがヘルプセンターを自発的に活用していることも大きいかもしれません。私自身も、オフィスステーションのヘルプセンターの充実度には、大変助かっております。
スタッフの活用方法としては、私が不在時に不明点があると、オフィスステーションのマニュアル資料を探して読み、自己解決してくれているようです。私は分からないことがあれば電話で問い合わせをさせていただくことが多いですが、ヘルプセンターの繋がりやすさと回答の速さに、大変助かっています。
他社システムでは電話も繋がらないし、メールの返信もなかなか来ないといったことが多かったため、他社と比べるとレスポンスが非常に早く、また回答も的確です。
「オフィスステーション Pro」を導入した当時の課題として、業務効率化や働きやすさの改善を求めていたと伺っています。こうした側面は、現在満たせていると感じますが？
中村さま：はい。シンプルに、お客さまとのやり取りに紙がなくなったことで、コストと時間が削減できています。今は事務所内では極力ペーパーレス化を進めていますが、確認作業も、「オフィスステーション Pro」を使ってペーパーレス化したら楽になりました。
スタッフが作成した申請書類は、私がすべてダブルチェックをおこない、その後スタッフに申請をしてもらっています。この際、「オフィスステーション Pro」で作成したものを帳票ベースのPDFで一次保存し、他社の文書管理システム上にアップロードします。そこで私が確認するといった流れで進めています。このシステムの連携やチェック作業がかなりスムーズになり、ペーパーレス化の恩恵を受けているように感じます。
マイナンバープラスは双方メリットと安全面を強調し、スムーズな導入を叶える
現在「マイナンバープラス」と「給与計算」のオプション契約をいただいております。こちらはどういった背景から契約に至ったのでしょうか？ また、アカウント発行機能はどう活用されていますか？
中村さま：マイナンバーについては、お客さま自身で入力できる作業フローの構築を検討していたことが、「マイナンバープラス」を導入した背景です。以前使用していた他社システムでは、マイナンバーに関する機能がオプションであり、お客さまの環境では使用できませんでした。
しかし、マイナンバーをこちらで入力するのは、セキュリティの観点からも避けたいところでした。そのため、お客さまに「マイナンバープラス」のアカウント発行を提案する際には、入社連絡時に安全なシステムを使って入力していただき、事務所側でも確認できる状況を作ることが、双方にとってメリットがあることお伝えしています。
このような提案をおこなうことで、お客さまには比較的納得感を持って「マイナンバープラス」のアカウント発行のご契約をいただくことが多いです。
実際に「マイナンバープラス」をアカウント発行していると、こちらから入力を促す手間もなく、お客さまに入退社の依頼時に対応いただくだけで済むので、非常に楽ですね。
※「オフィスステーション Pro」のオプション契約「マイナンバープラス」では、アカウントを発行することで、入社手続きから電子申請までの流れの中で発生するタスクを、顧問先と連携しながら必要情報を収集し、その情報を元に効率的に申請作業をおこなえる機能です。
「給与計算」オプションは、どのような背景から契約に至ったのでしょうか？
中村さま：こちらは、他社とのAPI連携も良いと考えましたが、わざわざ他社システムにログインし直さずに、同じシステム内にある給与計算機能に直結できたら便利だなと思い、契約をしました。当時は他社給与計算システムをメインに使用していましたが、そのシステムは台帳からの変更は連携できるものの、社会保険の等級や介護の部分などで手直しが必要でした。
現在も併用していますが、2025年1月に「オフィスステーション Pro」に完全移行する予定です。
※中村先生の「給与計算」オプションの活用方法については、eBookで詳しく解説しています。業務効率化を目指す社労士の皆さまには、参考になるお話が多いかと思います。
詳しくは以下より資料をダウンロードしてください。
三六協定や就業規則の電子化において、「オフィスステーション Pro」はおすすめ
「オフィスステーション Pro」を使用するユーザーとして、どのような方に弊社のシステムをおすすめしたいと思いますか？
中村さま：三六協定と就業規則の電子申請を検討されている方には、本当におすすめのシステムだと思います。「オフィスステーション Pro」の三六協定機能は、データが途中で保存でき、途中保存された状態からダブルチェックができるので、大変助かっています。旧システムや紙で処理する場合、出先では事務所に戻って閲覧する必要がありますし、その後も控えをもらったり、発送の手間もかかったりします。
また電子申請だけを考えるなら、e-Govでもなんとかできるとは思います。しかし「オフィスステーション Pro」とは使いやすさが全然違います。「オフィスステーション Pro」ではマスター情報を自動反映できますし、情報の管理や更新も圧倒的に楽です。
「マイナンバープラス」や「給与計算」など、オプション契約をしていますが、費用的な負担はそこまでありません。他社では高額になりがちなオプションも、「オフィスステーション Pro」は手軽に使用できるので、改めておすすめです。
本日は貴重なお話をありがとうございました！
